Cómo manejar la sobrecarga de reuniones: 5 consejos y herramientas

Reunirse en una sala de conferencias (o un espacio de trabajo en línea) requiere el intercambio de ideas, el establecimiento de metas, el seguimiento del progreso, la asignación de tareas, etc.

Si bien todas estas son razones válidas para celebrar una reunión, demasiadas reuniones prolongadas pueden agotar su productividad. A continuación, le mostramos cómo puede reducir la cantidad de reuniones en su calendario. Pero primero, descubramos:

¿Qué causa que tenga demasiadas reuniones?

Es probable que ya haya intentado solucionar este problema antes. Sin embargo, las reuniones siguen apareciendo en todo su calendario. Probablemente se deba a que no ha intentado descubrir las causas fundamentales del problema; simplemente está aplicando soluciones de curita para aliviar la sobrecarga de la reunión de síntomas.

Por lo tanto, consideremos la sobrecarga de reuniones como síntoma de un problema más profundo para que pueda encontrar una solución eficaz y duradera.

En primer lugar, la pandemia de COVID-19 y el cambio resultante a modelos de trabajo híbridos o remotos han aumentado significativamente el número de reuniones virtuales, principalmente a través de Zoom. Como consecuencia, los trabajadores remotos están luchando con

Fatiga del zoomo el agotamiento del tiempo frente a la pantalla. La sobrecarga de reuniones también puede ser un problema si invita a todos a las reuniones. A medida que aumenta la asistencia, la participación disminuye gradualmente.

Una de las razones principales más comunes para las reuniones consecutivas de Zoom, o las visitas a la sala de conferencias, es la falta de una agenda clara. Inicialmente, es posible que tenga un objetivo para la reunión, pero pronto su enfoque cambia a la charla ociosa.

Por último, pero no menos importante, no está aprovechando las herramientas digitales de manera eficaz. Existe una amplia gama de software que son mejores alternativas para la comunicación y la colaboración.

El siguiente método más eficaz para reducir el número de reuniones en su lugar de trabajo es aumentar la productividad de sus reuniones. Así es como puede lograrlo:

1. Utilice una wiki interna para reuniones asincrónicas

No siempre es necesario que las reuniones se celebren en tiempo real (de forma sincrónica). Algunas situaciones se beneficiarán de la comunicación asincrónica (comunicación que no requiere que los participantes estén presentes simultáneamente y no necesita una respuesta inmediata).

Puede mejorar la productividad de sus reuniones adoptando la comunicación asincrónica. Permite a los equipos utilizar software basado en el conocimiento como Documento 360 para compartir ideas a su propio ritmo. Alternativamente, puede crear un Wiki interno utilizando estos sitios weby establezca páginas específicas dentro de él para sus reuniones. Estas herramientas digitales le permiten contribuir a la reunión mediante la función de comentarios.

Al adoptar reuniones asincrónicas, su equipo puede tomarse el tiempo necesario para comprender la información discutida, comunicarse con compañeros de equipo a través de zonas horarias, capacitar a los introvertidos para que participen escribiendo y reducir las interrupciones y distracciones.

2. Utilice software de colaboración

¿Por qué programar una reunión en persona de dos horas para presentar nuevas ideas cuando puede hacerlo por correo electrónico, o mejor aún, utilizando un software de colaboración simple como Trello.

Para aumentar la productividad de su equipo, solo organice reuniones en tiempo real cuando sea absolutamente necesario, por ejemplo, para la resolución de conflictos. De lo contrario, puede aprovechar el software de colaboración para actualizaciones de progreso de objetivos, revisiones de proyectos o presentar nuevas ideas.

De esta manera, su equipo tiene suficiente tiempo para reflexionar sobre las ideas que desean compartir y priorizar las más importantes. Además, toda esa información se guarda de forma predeterminada y es accesible para todos, en lugar de depender de registros escritos.

Puede usar Trello para crear tableros que se correspondan con los objetivos de su reunión, como una agenda de reuniones, actualizaciones sobre reuniones anteriores, actualizaciones del equipo o nuevas ideas.

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3. Centrarse en la agenda de la reunión

Organizar una reunión sin agenda es una receta segura para el fracaso. Deberá tener un plan claro para su reunión para evitar salirse del curso. La mayoría de las reuniones a menudo se ejecutan en los plazos asignados porque no hay un camino claro a seguir.

Entonces, ¿cómo puedes arreglar esto? De manera convencional, puede escribir los puntos que desea discutir durante la reunión, imprimirlos y adjuntar otros documentos relevantes antes de compartirlos con los asistentes.

Alternativamente, puede ahorrar tiempo y papel creando su agenda en Evernote y adjuntar cualquier archivo o página web que necesite antes de compartirlo con sus colegas. Esto les otorga a los asistentes un acceso rápido a la información que necesitan a través de sus teléfonos inteligentes, tabletas o computadoras.

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4. Cree canales de Slack para una comunicación instantánea

Cuando forma parte de una organización masiva con muchos departamentos, parece que tener una reunión es la única opción para compartir información con un grupo específico de personas. Desafortunadamente, ese no es siempre el método más productivo.

¿Por qué trasladar a un grupo de personas a la sala de conferencias para una reunión de 30 minutos cuando puede compartir la misma información al instante y con todos en su escritorio a través de una plataforma de mensajería como Flojo?

Solo necesitas para crear un canal dedicado para la reunión e invite a todos los participantes relevantes. De esta manera, puede tener conversaciones específicas sobre varios proyectos con las personas que elija invitar.

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5. No tenga demasiadas personas

Piense en la última reunión que tuvo. ¿Cuántas personas estuvieron presentes? ¿Y cuántos de ellos aportaron valiosas contribuciones a la reunión? Lo más probable es que muchos asistentes solo se sentaran en silencio sin participar, mientras que otros revisaban sus correos electrónicos. Esto se ha convertido en una práctica estándar, especialmente en reuniones con grandes multitudes.

Eso sucede a menudo porque los organizadores quieren evitar que la gente se sienta excluida. Aunque pueda ser un gesto noble, lamentablemente reduce la productividad de la reunión.

Quizás se pregunte, ¿cómo? Se arriesga a ir más allá del tiempo asignado para que la reunión se ocupe de debates de ida y vuelta, comentarios superficiales y charlas innecesarias, lo que resulta en una menor efectividad. Entonces, para evitar la sobrecarga, invita a la menor cantidad de personas posible.

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No dejes que las reuniones te retrasen

Las reuniones siguen desempeñando un papel fundamental en la mayoría de las organizaciones. Sin embargo, se vuelven improductivos cuando se vuelven abrumadores y cuando sus equipos pueden dedicar su tiempo de reunión a las prioridades. Puede aumentar la productividad de las reuniones utilizando los consejos y herramientas anteriores.

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