Cómo crear un balance general en Excel

Ya sea que tenga una pequeña empresa o una gran corporación multinacional, debe comprender cómo crece su empresa. Por lo tanto, debe realizar un seguimiento de las finanzas de su empresa revisando varios estados financieros.

El estado de resultados, por ejemplo, muestra cómo la organización gana y gasta dinero. Alternativamente, el estado de flujo de efectivo le permite ver cuánto efectivo tiene disponible, lo que le permite presupuestar sus gastos correctamente.

Por último, está el balance, que también es uno de los estados financieros básicos. Aquí tienes una guía rápida que te ayudará a crear la tuya propia en Microsoft Excel.

¿Qué es un balance general y por qué lo necesita?

Un balance general le permitirá ver el desglose de los activos, pasivos y capital de su empresa. De un vistazo, verá qué parte de la empresa provino de ganancias retenidas, capital del propietario y préstamos.

Con esta información a la mano, puede calcular su retorno de la inversión y sus diversas razones financieras. A continuación, puede comparar estos valores con empresas similares de la misma industria. Esto le dará una idea de cómo se está desempeñando la empresa en comparación con sus pares en la industria.

1. Seleccione el tiempo para cubrir

Al igual que con otros estados financieros, debe elegir un período para cubrir. Por lo general, esto comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre.

Sin embargo, también puede elegir un período diferente para el cálculo, llamado año fiscal, que comienza el 1 de octubre y finaliza el 30 de septiembre. Tenga en cuenta que cualquier período que use aquí debe ser coherente con sus otras declaraciones.

2. Prepare sus cuentas

Para evitar la molestia de tener que revisar sus registros cuando está haciendo su balance general, debe prepararlo de antemano. Asegúrese de tener a su disposición su estado de flujo de efectivo, estados de cuenta bancarios, estados de cuenta de préstamos y saldos de tarjetas de crédito.

Antes de comenzar, debe conocer el valor de los activos y el inventario disponibles. No olvide incluir el monto que depositó para iniciar su negocio, así como las inversiones realizadas por otras personas y entidades.

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3. Crear el archivo de Excel

Una vez que sepa el período que está cubriendo y tenga los valores que necesita, es hora de crear el archivo de Excel. Abra un nuevo archivo en Microsoft Excel. Meter en [Nombre de la empresa] Balance general en la celda A1 para una fácil identificación.

Deje algo de espacio para formatear, luego en la primera columna de la tercera fila, escriba Activos. Esta es la sección donde pondrás los valores de todo lo que tiene tu empresa. Luego, en la tercera columna de la misma fila, escriba el año fiscal estás cubriendo.

Después de Activos, debe crear el correspondiente Pasivos y patrimonio del propietario sección. Los pasivos se refieren al monto que la empresa debe a terceros, incluidos bancos, proveedores, propietarios y el gobierno.

El patrimonio del propietario, por otro lado, se refiere a la cantidad que los propietarios recaudaron para el negocio, más cualquier ganancia que retiene en sus cuentas. Estos valores en estas dos secciones deben ser iguales a la cantidad anotada en activos, de ahí el término Balance general.

Sin embargo, antes de crear la sección Pasivos y patrimonio del propietario, primero debe colocar las subcategorías de Activos. De esta manera, tendrá menos problemas con el formateo.

4. Inserta tus categorías

Activos

Cada negocio e industria tendrá sus propias subcategorías de activos únicas. Sin embargo, estas son las secciones típicas que tienen la mayoría de las empresas: Activos circulantes, Activos fijos o a largo plazo, y Otros activos. A continuación, se desglosan en pequeñas categorías.

Los activos corrientes son activos que puede liquidar rápidamente. Por lo general, se trata de efectivo, cuentas por cobrar, inventario e inversiones a corto plazo. Por otro lado, los activos fijos o de largo plazo son más difíciles de convertir en moneda. Estos podrian ser Propiedades reales, Equipo de oficina, Inversiones a largo plazo, y más.

Otros activos suelen ser elementos menores que no se pueden definir fácilmente como activos corrientes o de largo plazo. Estos podrían incluir Gastos pagados por anticipado (como suscripciones), Los activos por impuestos diferidos (como reembolsos), y Anticipos de empleados.

Si bien estas categorías se aplican a la mayoría de las empresas, su empresa puede tener una categoría de activos única, por lo que debe revisar sus operaciones antes de considerar esto como definitivo.

Pasivos y patrimonio del propietario

Similar a Activos, pasivos y capital del propietario tiene tres subcategorías principales: Pasivo circulante, Pasivos a largo plazo, y Capital del propietario. Como sugiere el término, los pasivos corrientes son obligaciones que la empresa debe cumplir ya sea en un año o en un ciclo operativo (donde un ciclo operativo se refiere al tiempo que tarda el inventario en convertirse en Ventas).

Los pasivos corrientes podrían incluir cuentas por pagar a proveedores y arrendadores, préstamos a corto plazo de bancos y acreedores, impuestos sobre la renta, salarios a pagar, bienes y servicios pagados por adelantado, y la porción corriente de largo plazo deuda.

En Pasivos a largo plazo, encontrará Deuda a largo plazo, Impuesto sobre la Renta diferido, y Beneficios del fondo de pensiones, si así lo exige la ley.

Por último, el Patrimonio del Propietario se compone de Capital del propietario, que es la cantidad que invierte en el negocio. Si dirige una corporación, tanto esta sección como su subsección se denominan Accionistas en lugar de.

Tambien encontraras Ganancias retenidas en la sección de capital, que es la cantidad que ganó la empresa en el período menos los dividendos pagados.

5. Agregando sus valores

En Activos, agregue los valores de cada subcategoría para saber cuánto tiene para cada sección. Luego, debe agregar cada subtotal para obtener el valor total de los activos de su empresa.

Del mismo modo, también debe agregar los valores de cada subcategoría de Responsabilidad y patrimonio del propietario para encontrar la cantidad de activos de su empresa que provienen de los acreedores, los propietarios y las ganancias.

Tenga en cuenta que los valores totales de la sección de Activos y la sección de Pasivos y Patrimonio del propietario deben coincidir. De lo contrario, podría haber habido un error en su contabilidad.

6. Algunas fórmulas útiles

Puede utilizar los valores que encuentre en el balance general para ver sus ratios financieros. Estas fórmulas evalúan el desempeño de su empresa y se pueden utilizar para compararlas con otras empresas similares de la misma industria.

Ratio de deuda

Este es el porcentaje de la deuda de la empresa comparado con sus activos. La fórmula para esto es Pasivo total / Activo total. Si obtiene un valor superior al 100%, eso significa que su deuda es mayor que todos sus activos. Los índices altos también tienen un mayor riesgo de incumplimiento, pero este valor varía entre industrias.

Al igual que los bienes raíces y los servicios públicos, las empresas con uso intensivo de capital suelen obtener valores promedio de razón de deuda más altos que las empresas basadas en la industria de servicios.

Radio actual

Este valor muestra la capacidad de una empresa para pagar sus préstamos a corto plazo con sus activos líquidos. Esto es calculado por dividir los activos corrientes por los pasivos corrientes. Si el valor que obtiene aquí es inferior a cero, existe el peligro de que una empresa no pague sus préstamos a corto plazo debido a la falta de liquidez.

Capital de trabajo

Cuando usted restar los pasivos corrientes de una empresa de sus activos corrientes, obtienes capital de trabajo. Esta cantidad muestra cuánto efectivo y equivalentes de efectivo tiene una empresa después de liquidar sus obligaciones actuales.

Si hay una diferencia positiva significativa entre los dos, la empresa puede hacer crecer y escalar fácilmente su negocio. Pero si está cerca de cero, o incluso negativo, entonces podría tener problemas para pagar sus préstamos y pasivos, o peor aún, podría ir a la quiebra.

Relación activo-capital

La relación entre activos y capital (A / E) se calcula mediante dividir el patrimonio total del propietario por los activos totales. Esta fórmula muestra cuánto está financiado la empresa por los propietarios frente al monto financiado a través de préstamos.

Una empresa con una relación A / E alta puede indicar que la mayor parte de su financiamiento provino de los propietarios, lo que significa que no tiene muchas obligaciones que pagar. Por el contrario, una relación A / E baja significa que la mayoría de sus activos provienen de préstamos o créditos.

Si la empresa tiene un flujo de caja constante, una relación A / E baja tendrá un impacto bajo en sus operaciones diarias. Sin embargo, lo deja vulnerable a los precios, los intereses y los cambios drásticos, lo que les da menos margen de maniobra para reaccionar.

Dónde encontrar plantillas de balance

Aunque es posible que ahora sepa cómo crear un balance general, a veces es mejor encontrar una plantilla a seguir. Puede hacerlo en Excel haciendo clic en Archivo. Vaya a la pestaña Nuevo, luego en la barra de búsqueda, escriba Balance. Después de una búsqueda rápida, Excel le dará al menos tres plantillas que puede usar.

Alternativamente, también puede visitar Vértice42, FreshBooks, o Wise.com para descargar una plantilla de su sitio web.

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Mantenga un registro de su negocio

Sea cual sea el negocio que tenga, debe realizar un seguimiento de cómo va. De esa manera, no entrará a ciegas y tomará decisiones sin números que lo respalden. Después de todo, un buen emprendedor debe conocer su negocio como la palma de su mano.

Un documento de balance general, estado de resultados y flujo de caja son solo algunos de los documentos esenciales que necesita para controlar sus finanzas. Pero una vez que su negocio crezca y las finanzas se vuelvan complicadas, contrate a un contable profesional para asegurarse de obtener todos los números correctos.

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