5 formas en que la automatización puede aumentar su productividad

Puede notar que su productividad parece retrasarse ya que continuamente tiene dificultades para encontrar el tiempo para completar más trabajo. En cierto modo, esto se debe a que es posible que esté dedicando una cantidad significativa de tiempo a tareas recurrentes, como responder correos electrónicos o realizar copias de seguridad de los datos.

Sin embargo, el tiempo es un recurso limitado y solo dispone de 24 horas al día. La mejor manera de maximizar su tiempo y aumentar su productividad es automatizar las tareas rutinarias y repetitivas.

¿Qué es la automatización y cuáles son sus beneficios?

La automatización describe el uso de la tecnología para manejar tareas repetitivas o que requieren mucho tiempo para minimizar los esfuerzos manuales. Al automatizar las tareas redundantes, puede ahorrar tiempo y concentrarse en otras actividades generadoras de ingresos.

La automatización también reduce el error humano, mejora la eficiencia operativa, aumenta la escalabilidad y ahorra dinero. Entonces, ¿cómo puede aprovechar el potencial de la automatización en sus actividades diarias? A continuación, se muestran algunas ideas de automatización del flujo de trabajo que puede utilizar ahora:

1. Acelere el procesamiento de correo electrónico

Tratar los correos electrónicos puede resultar abrumador y consumir mucho tiempo si no encuentra un sistema para administrarlos bien. Esto se debe a que probablemente reciba una gran cantidad de correos electrónicos todos los días que requieren su atención. Además, si desea hacer crecer su negocio, debe responder con prontitud a las consultas por correo electrónico de posibles clientes.

Respuestas automáticas por correo electrónico

La buena noticia es que puede automatizar algunos procesos para que pase menos tiempo en su bandeja de entrada. Por ejemplo, puede crear una plantilla utilizando datos de su formulario de contacto basado en la web, o utilice estos creadores de plantillas de correo electrónico gratuitos, para que no tenga que escribirlos desde cero todo el tiempo. También puede utilizar las funciones de respuesta automática integradas en los servicios de correo electrónico, por ejemplo, el Hacer un seguimiento opción en Outlook para rastrear y responder correos electrónicos.

Alternativamente, puede utilizar un correo electrónico frío y un servicio de combinación de correspondencia como GMass para personalizar, programar o enviar campañas de marketing y correos electrónicos fríos a clientes potenciales y realizar un seguimiento de forma automática.

Organice sus correos electrónicos

Apostamos a que recibe innumerables correos electrónicos a diario de colegas, familiares y amigos, otras empresas, etc. Cuando esto sucede, puede resultar difícil clasificar los correos electrónicos importantes de la basura. Pero puede automatizar el movimiento de correos electrónicos de una carpeta a otra para lidiar con el desorden. Puede utilizar "filtros" de Gmail o "Reglas" de Outlook para administrar su bandeja de entrada de correo electrónico.

Estas funciones integradas le permiten eliminar automáticamente mensajes con un mensaje específico, ordenar correos electrónicos con un texto en particular o de contactos en particular en una carpeta, etc.

Extraer datos

Probablemente pase mucho tiempo revisando los contactos en su bandeja de entrada para obtener información que pueda ayudarlo a comercializar o vender sus cosas. Mediante el uso Analizador de correo, puede automatizar este proceso según sus reglas de análisis.

2. Impulse la comunicación mediante chatbots

Los chatbots han revolucionado completamente el servicio al cliente en los últimos años al mejorar la comunicación y la experiencia del cliente. Al igual que las preguntas frecuentes, los chatbots ofrecen automatización a través de inteligencia artificial. En consecuencia, pueden realizar una variedad de tareas por sí mismos.

Algunas ventajas de usar chatbots son la disponibilidad las 24 horas del día, los 7 días de la semana, algunos son multilingües, brindan respuestas consistentes al instante, lo ayudan a obtener información valiosa sobre el comportamiento del cliente, etc. Puedes usar estos chatbots para impulsar su comunicación en su sitio web de WordPress y mejore su productividad. Sin embargo, vale la pena mencionar que debe invertir tiempo y esfuerzo para ajustar su chatbot y disfrutar de los beneficios.

3. Copias de seguridad

A medida que la tecnología continúa avanzando, dependemos cada vez más de los discos duros de nuestras computadoras para almacenar partes de nuestras vidas, como documentos laborales y académicos o fotos familiares. En su mayor parte, no se trata de si, sino de cuándo, porque los discos duros se desgastan, son robados y experimentan subidas de tensión.

La pregunta es, ¿qué significará esto para usted o, mejor aún, qué puede hacer para minimizar la pérdida? Puede hacer una copia de seguridad de sus datos.

Pero lo más probable es que se olvide de hacerlo usted mismo de vez en cuando. Por lo tanto, su mejor opción sería automatizar las copias de seguridad periódicas. Además de garantizar la seguridad de sus datos, programar automáticamente sus copias de seguridad le permitirá trabajar en su computadora sin interrupciones.

Puedes usar CrashPlan para hacer una copia de seguridad de sus datos en un disco duro externo, otra computadora en su red local o sus servidores. Después de instalar el software, escaneará su sistema y le sugerirá lo que podría hacer una copia de seguridad. También le permite elegir qué desea respaldar. Puede programar sus copias de seguridad cada 15 minutos, una hora o cuando no esté usando su computadora; todo depende de ti.

4. Planificar publicaciones en redes sociales

Las redes sociales se han convertido en una parte integral de nuestras vidas. Y así, estas plataformas se han convertido en una mina de oro para las personas que intentan promocionar sus marcas y vender productos / servicios.

Pero mantenerse en contacto con todos sus prospectos y clientes en sus plataformas de redes sociales es una tarea que fácilmente puede requerir su atención de tiempo completo. Sin embargo, aprovechar la magia de la automatización a través de herramientas como Hootsuite y Buffer le permite programar todas sus publicaciones en las redes sociales por adelantado. Puede utilizar estas herramientas para hacer más en las redes sociales en menos tiempo.

5. Programar reuniones

Programar una reunión o reservar una cita con éxito a menudo requiere muchos intercambios, especialmente cuando se trata de muchas personas. Es posible que deba enviar un correo electrónico a todos para averiguar su disponibilidad antes de reservar, y arriesgarse a repetir el proceso si alguien cancela.

Afortunadamente, puede automatizar este proceso para poner el flujo de trabajo de su reunión en piloto automático para que pueda concentrarse en otra cosa. Herramientas como Calendly le permiten automatizar sus reuniones u otros eventos por adelantado con cualquier persona a través de un enlace. Puede establecer varias franjas horarias para cuando estará disponible y enviar solicitudes de reunión a través del enlace.

Además, esta herramienta se integra a la perfección con su calendario. Entonces, cuando todos hayan elegido un buen momento, Calendly puede registrar la reunión en su calendario y enviarle una notificación. Si está ocupado durante ese tiempo, reprogramar es tan fácil como programar.

Automatice sus tareas repetitivas para aumentar su productividad

La automatización es particularmente beneficiosa para las pequeñas empresas con pocos empleados que desempeñan muchas funciones. Dejar que la tecnología se encargue de algunas tareas aquí y allá le ayudará a hacer más en menos tiempo.

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