Cómo ejecutar una consulta en Microsoft Access

¿Quiere recuperar o actualizar ciertos registros en su base de datos de Microsoft Access? Las consultas en Access pueden ayudarlo a hacerlo. Las consultas le permiten recuperar, actualizar y eliminar registros en sus tablas utilizando criterios personalizados.

Puede definir estos criterios personalizados usted mismo. Cuando los registros de sus tablas coinciden con sus criterios, se ejecuta la acción especificada en su consulta.

Hay varios tipos de consultas que puede utilizar en Microsoft Access. Aquí mostramos cómo puede crear esas consultas en Access.

1. Cómo ejecutar una consulta de selección en Microsoft Access

Como sugiere el nombre, un Seleccione La consulta en Access le permite seleccionar y recuperar ciertos registros de sus tablas. Puede especificar una condición personalizada y Access recuperará solo los registros que coincidan con esta condición.

Relacionado: Cómo escribir consultas SQL de Microsoft Access desde cero

Antes de crear una consulta, debe tener una tabla en su base de datos. Una vez que haya creado y llenado una tabla con algunos datos, puede ejecutar una consulta de la siguiente manera:

1. Abra su base de datos en Access, haga clic en el Crear pestaña en la parte superior y seleccione Asistente para consultas.
2. Escoger Asistente de consulta simple y haga clic en OK.
3. Seleccione la tabla de su base de datos en el menú desplegable. Luego, seleccione el campo que le gustaría usar en su consulta y haga clic en el ícono de flecha hacia la derecha. Debe hacer esto para cada campo que desee agregar a la consulta.
4. Si desea agregar todos los campos, haga clic en el icono de doble flecha hacia la derecha. Entonces, golpea próximo.
5. Selecciona el Detalle opción y golpea próximo en el fondo.
6. Ingrese un nombre para su consulta, seleccione el Modificar el diseño de la consulta opción y haga clic en Terminar.
7. Ahora puede especificar criterios personalizados para filtrar registros en su tabla. Para hacer esto, coloque el cursor en el Criterios para su columna, escriba sus criterios y presione el icono de guardar en la esquina superior izquierda.
8. Como ejemplo, configuraremos la consulta para que solo muestre a los usuarios menores de 35 años. Escribiremos <35 en el Criterios campo para el La edad columna.
9. Haga doble clic en su consulta en el panel de navegación y verá los registros filtrados.

2. Cómo ejecutar una consulta de actualización en Microsoft Access

Un Actualizar La consulta se parece mucho a una consulta de selección, pero esta edita los registros de su tabla. Esta consulta modifica y actualiza los registros en sus tablas utilizando sus criterios personalizados.

Por ejemplo, si desea cambiar el país de todos sus usuarios de Alemania a EE. UU., Puede crear un criterio personalizado que busque automáticamente los registros necesarios y los actualice por usted.

Así es como se crea una consulta de actualización en Access:

1. En Access, haga clic en el Crear pestaña y seleccione Asistente para consultas.
2. Siga las instrucciones en pantalla para agregar tablas y campos que desee utilizar en su consulta.
3. Cuando su consulta se abra en la vista Diseño, haga clic en Actualizar desde el Tipo de consulta sección en la parte superior. Esto convertirá su consulta de selección en una consulta de actualización.
4. Haga clic en el Criterios fila de la columna que desea actualizar. Luego, ingrese criterios personalizados para filtrar sus registros. Usaremos = Alemania ya que queremos encontrar todos los usuarios que tienen a Alemania como su país en la tabla.
5. Escriba con qué desea reemplazar el registro original en el Actualización para campo. Vamos a entrar nosotros ya que queremos actualizar todos los registros de Alemania a EE. UU.
6. prensa Ctrl + Guardar para guardar la consulta.
7. Haga doble clic en su consulta en el panel de navegación para ejecutarla.
8. Recibirá un mensaje que indica que la consulta realizará cambios en sus tablas. Hacer clic sí continuar.
9. Otro mensaje mostrará el número de filas que se verán afectadas. Hacer clic sí continuar.
10. Abra su tabla y verá que la consulta actualizó los registros según lo especificado.

3. Cómo ejecutar una consulta de eliminación en Microsoft Access

Si desea eliminar ciertos registros de sus tablas, Borrar consulta puede ayudarlo a hacer eso. Esta consulta elimina las filas de sus tablas que coinciden con los criterios dados. Eres libre de usar cualquier criterio que elijas.

Tenga en cuenta que no podrá restaurar los registros una vez que se hayan eliminado. Por lo tanto, mantenga una copia de seguridad de su base de datos antes de ejecutar una consulta de eliminación. Si no está seguro de cómo hacer una copia de seguridad de algo, vale la pena leer el artículo de soporte de Microsoft en el proceso de copia de seguridad y restauración.

Así es como crea la consulta:

1. Haga clic en el Crear pestaña y seleccione Asistente para consultas en acceso.
2. Siga los pasos habituales para realizar una consulta.
3. Una vez que se crea la consulta y está abierta en la Vista de diseño, seleccione Borrar desde el Tipo de consulta sección en la parte superior.
4. Ingrese los criterios para eliminar registros en el Criterios campo. Como ejemplo, borraremos los registros donde el La edad columna es menor que 40. Para eso, escribiremos <40 en el Criterios campo.
5. prensa Ctrl + Guardar para guardar la consulta.
6. Ejecute la consulta haciendo doble clic en ella en el panel de navegación.
7. Hacer clic sí en las dos indicaciones que aparecen en su pantalla.
8. Los registros coincidentes se eliminarán de su tabla. Puede verificar esto abriendo la mesa.

4. Cómo ejecutar una consulta de creación de tabla en Microsoft Access

A Hacer mesa consulta crea una nueva tabla a partir de los datos filtrados de sus tablas existentes. Si tiene varias tablas y desea recuperar ciertos registros de esas tablas y crear una nueva tabla, esta es la consulta que puede utilizar.

También puede utilizar esta consulta con una base de datos de una sola tabla.

A continuación, se explica cómo realizar una consulta de creación de tabla en Access:

1. Haga clic en el Crear pestaña, seleccione Asistente para consultasy siga las instrucciones para crear una consulta básica.
2. En la pantalla Vista de diseño de la consulta, haga clic en Hacer mesa en el Tipo de consulta sección.
3. Aparecerá un cuadro que le pedirá que ingrese un nombre para su nueva mesa. Ingrese un nombre descriptivo y haga clic en OK.
4. Pon tu cursor en el Criterios fila de la columna que desea filtrar. Luego, escriba los criterios para filtrar sus registros. Crearemos una nueva tabla con usuarios de Alemania y, por lo tanto, ingresaremos = Alemania en el Criterios fila para el País columna.
5. Pegar Ctrl + S en su teclado para guardar la consulta.
6. Haga doble clic en su consulta para ejecutarla.
7. Pegar sí en las indicaciones de la pantalla.
8. Aparecerá una nueva tabla en el panel de navegación. Haga doble clic en él para ver sus registros filtrados.

Encuentre registros en Access sin problemas

Si tiene miles de registros en sus tablas y tiene dificultades para extraer ciertos registros, las consultas pueden ayudarlo a encontrar fácilmente los registros que necesita e incluso ayudarlo a realizar acciones en ellos.

Si está buscando agregar más datos a sus tablas, Formularios en Access es una manera fácil de hacerlo. Un formulario ayuda a ingresar nuevos datos en sus tablas al permitirle concentrarse en una entrada a la vez. Esto ayuda a eliminar la posibilidad de modificar accidentalmente otros registros en sus tablas.

Mahesh Makvana (307 Artículos publicados)

Mahesh es un escritor de tecnología en MakeUseOf. Ha estado escribiendo guías prácticas de tecnología durante aproximadamente 8 años y ha cubierto muchos temas. Le encanta enseñar a las personas cómo pueden aprovechar al máximo sus dispositivos.

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