¿Qué es Todoist y cómo puede mejorar tu productividad?

En estos días, más de nosotros trabajamos y estudiamos de forma remota que antes. Y además de eso, nos hemos vuelto más conscientes del medio ambiente. Con ambos en mente, las listas de tareas en papel se están convirtiendo en una cosa del pasado.

Para satisfacer estas necesidades, junto con las crecientes demandas para optimizar mejor el tiempo, muchos usuarios han recurrido a las listas digitales de tareas pendientes. Pero en lugar de crear los suyos propios en un documento de Word, utilizan aplicaciones.

Una de esas aplicaciones es Todoist. En este artículo, explicaremos qué es Todoist, cómo funciona y por qué es una buena opción para administrar su flujo de trabajo.

¿Qué es Todoist?

Todoist es una aplicación que te permite planifica tu día y semana. Puede usar la herramienta para agregar tareas simples que vaya marcando sobre la marcha y agregar descripciones para cada una de ellas. La aplicación se lanzó en 2007 y la empresa tiene su sede en California.

Usar Todoist, puede crear una cuenta gratuita para comenzar. Alternativamente, puede iniciar sesión con su cuenta de Google. La versión básica es gratuita y, con ella, obtendrás todo lo siguiente:

• 300 tareas activas por proyecto
• 20 secciones activas por proyecto
• Un máximo de cinco colaboradores en cada proyecto

Si siente la necesidad, puede actualizar a uno de los planes pagos de la empresa (más sobre estos más adelante).

¿Quién debería usar Todoist?

Los datos demográficos objetivo de Todoist son bastante amplios. Si desea utilizarlo para realizar un seguimiento de sus tareas en solitario, es una herramienta útil para hacerlo. Más allá de crear listas de tareas diarias, también puede usar la plataforma para resaltar fechas límite para proyectos específicos.

Si desea utilizar Todoist como parte de una organización más grande, también encontrará útil la plataforma. Sin embargo, es posible que desee considerar la posibilidad de actualizar a Pro ($ 4 por mes) o Business ($ 6 por mes).

Con Pro, puede tener hasta 300 proyectos activos no archivados, en comparación con solo cinco con la versión gratuita. Este número aumenta a 500 para el plan empresarial. Además, puede cargar hasta 100 megabytes de archivos para ambos.

En general, Todoist es una buena opción para aquellos que quieran realizar sus tareas diarias con el tradicional marcaje de casillas. Sin embargo, si trabaja mejor utilizando la técnica Pomodoro o el bloqueo de calendario, es posible que desee buscar en otra parte.

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Las mejores funciones de Todoist

Todoist tiene muchas funciones interesantes, incluso si no necesitas un plan pago. A continuación, encontrará algunos de los mejores.

1. Agregar descripciones a las tareas

La función básica de Todoist te permite crear nuevas tareas. Sin embargo, una ventaja interesante, en comparación con el uso de listas de tareas pendientes en papel, es que también puede agregar descripciones.

En estas descripciones, puede agregar tantos detalles como necesite. Además, puede incluir enlaces útiles para mantener todo en un solo lugar.

2. Crear nuevos proyectos

Independientemente de si trabaja a tiempo completo, estudia o trabaja por cuenta propia, lo más probable es que a menudo haga malabares con más de un proyecto. En estos casos, probablemente se beneficiará más al dividir sus tareas en diferentes proyectos.

Con Todoist, puedes hacer esto. Para crear un nuevo proyecto, vaya a la barra lateral izquierda y coloque el cursor sobre Proyectos. Luego, haga clic en el + botón.

Una vez que haya nombrado y personalizado su proyecto, seleccione Agregar en la parte inferior de la ventana.

Dentro de cada proyecto, puede agregar tareas tocando el + junto a "Agregar tarea".

3. Agregar filtros

Cuando está ocupado, el filtrado de tareas es valioso para garantizar que no se sienta abrumado. Todoist te permite hacer esto creando tus propios filtros, junto con el uso de filtros ya hechos.

Con los filtros de Todoist, puedes examinar las tareas en función de si te las asignaron a ti oa alguien más. Además, puede ver cuáles son las prioridades.

Para crear un nuevo filtro en Todoist, desplácese hacia abajo hasta Filtros en la barra lateral izquierda. Junto al título, toque el símbolo + cuando aparezca. Después de nombrar y personalizar su filtro, haga clic en Agregar para crearlo.

Las ventajas de usar Todoist

Habiendo leído hasta aquí, ahora debería tener una buena comprensión de qué es Todoist, cuándo lo usaría y cuáles son sus mejores características.

Antes de decidir si esta plataforma es la opción adecuada para usted, deberá considerar los pros y los contras. A continuación, se muestran tres beneficios de usar Todoist para la planificación de tareas y proyectos.

1. Fácil de usar

Si va a crear una herramienta destinada a simplificar una tarea que ya es fácil, necesitará una interfaz fácil de usar. Y Todoist cumple con eso.

Al usar la aplicación, encontrará todas las categorías que necesite en la barra de la izquierda. También puede usar la barra de herramientas en la parte superior para acceder a las tareas, como las asignaciones diarias completadas, incluso de manera más sencilla.

2. Muchas funciones para la versión gratuita

A menos que seas parte de un gran grupo universitario o de una empresa con varios empleados, probablemente nunca necesitarás usar las versiones pagas de Todoist. Y si sigue con la edición gratuita, es probable que no se pierda mucho.

La versión gratuita de Todoist tiene todo lo que necesitas si estás buscando un rastreador básico de tareas diarias. Además, aunque puede que no se compare con los más plataformas de gestión de proyectos complejos como monday.com, aún puede usarlo junto con estos.

3. Menos gasto

Al usar listas de tareas pendientes en papel, probablemente las guarde en un bloc de notas, que tira a la basura, o arranca cada página y la tira a la papelera. No hace falta decir que esto puede causar una gran cantidad de desperdicios innecesarios.

Al usar Todoist, usará menos papel. Y a la larga, hacerlo será bueno para el medio ambiente.

Los contras de usar Todoist

A pesar de los beneficios de usar Todoist, también vale la pena tener en cuenta sus desventajas. A continuación, se muestran tres desventajas de realizar un seguimiento de sus tareas diarias con esta plataforma.

1. Puede que te olvides de usar Todoist

Uno de los mayores inconvenientes de usar Todoist es que debes convertirlo en un hábito. Es fácil utilizar una lista de tareas pendientes en papel; casi siempre tienes un bolígrafo y un papel a poca distancia.

Por otro lado, Todoist requiere que vayas al sitio web o abras una aplicación. Por lo tanto, si planea usar esta herramienta con regularidad, considere marcarla como favorita o mover la aplicación a un lugar destacado en su pantalla.

2. Sin funciones de seguimiento del tiempo

Para algunas personas, el seguimiento de las tareas mediante una lista de tareas pendientes funciona bastante bien. Para otros, sin embargo, el uso de métodos de productividad basados ​​en el tiempo funcionará mejor.

En el momento de escribir este artículo, Todoist no tiene funciones integrales de seguimiento del tiempo. Por lo tanto, si bien aún puede usar la aplicación para delinear tareas, deberá buscar en otra parte para ver cuánto tiempo dedica a ellas.

3. Límites de carga de archivos

Si bien puedes agregar archivos a proyectos en Todoist, es esencial tener en cuenta los límites de carga para cualquier plan que uses.

En algunos casos, es posible que encuentre agregando los archivos y carpetas relacionados con su proyecto en Google Drive. Entonces, puedes compartir el enlace en su lugar.

Mejora tu flujo de trabajo diario de tareas con Todoist

Todoist es una de las plataformas más populares para crear listas de tareas y no es difícil ver por qué. La solución tiene una amplia gama de características que satisfarán a la mayoría de los usuarios y su uso es bastante sencillo.

Después de leer este artículo, debería tener una buena idea de si Todoist es adecuado para usted. ¿Asi que, por que no intentarlo?

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