Cómo crear su primer cronograma de gestión de proyectos en 7 sencillos pasos

¿Estás pensando en cómo emprenderás tu proyecto? ¿Cómo empiezas? ¿Cumplirás con los plazos? Estos pensamientos que provocan ansiedad están cruzando su mente. A pesar de su validez, no deberían frenarlo.

Al utilizar las herramientas adecuadas, puede completar su proyecto. El uso de una línea de tiempo de gestión de proyectos puede ayudarlo a ganar su proyecto. La herramienta le ayuda a trazar un mapa de su proyecto y le asegura tener una estrategia clara sobre cómo abordarlo. Puede crear su cronograma de gestión de proyectos siguiendo esta guía.

1. Redactar un resumen del proyecto

Para asegurarse de que todos en su proyecto estén en la misma página, comience por redactar un resumen del proyecto. Un resumen del proyecto es un resumen rápido del proyecto. Piense en ello como una versión condensada de su plan de proyecto. Debe responder las preguntas:

• Cual es el proposito del proyecto?
• ¿Cuáles son los objetivos del proyecto?
• ¿Cuáles son los hitos clave?
• ¿Cuánto tiempo llevará completar el proyecto?
• ¿A cuánto asciende el presupuesto?

Sea breve para no abrumar a las partes interesadas del proyecto con detalles innecesarios. Será el documento al que las partes interesadas y los miembros del proyecto se refieren con frecuencia a medida que avanza el proyecto.

2. Crear una estructura de desglose del trabajo

Después de crear el resumen de su proyecto, debe crear un plan de acción para ponerlo en marcha. Este plan de acción se denomina estructura de desglose del trabajo (EDT). En lugar de escribir cada acción que se tomará para finalizar un proyecto, la WBS se enfoca en los entregables y los hitos. Las reglas para hacer una WBS son:

• Regla del 100%: Todo el trabajo que esté en la WBS debe ser 100% necesario para completar los objetivos del proyecto. No debe haber ningún trabajo no relacionado o redundante en él. Las subtareas también deben ser necesarias al 100% para completar una tarea principal.
• Mutuamente excluyentes: No contabilice ningún trabajo dos veces. Violará la regla del 100% y tendrá errores de cálculo al calcular los recursos necesarios para completar el proyecto.
• Resultados, no acciones: Su enfoque principal debe estar en los entregables y no en las acciones. Por ejemplo, si está construyendo una casa, uno de los entregables es la base. Los pasos de este entregable serán elegir un sitio, excavar, instalar y sellar la base. Por lo tanto, no se pierda en estas acciones, concéntrese en el resultado, que es tener una base.
• La regla 8/80: Esta regla establece que una tarea no debe tardar menos de 8 horas en completarse y tampoco más de 80 horas. Al aplicar esta regla, si el trabajo tarda más de 80 horas en completarse, divídalo en un paquete de trabajo menor.
• Asignar: Debe asignar una tarea a una persona o equipo específico. Si su WBS es minucioso, no debe haber una superposición de trabajo entre individuos o equipos.

3. Crea un marco de tiempo

Una vez que haya creado su estructura de desglose del trabajo, asigne tiempo para completar cada tarea. Para las tareas, no las estará haciendo usted mismo, consultar directamente con la (s) persona (s) que lo harán. Pregúnteles qué necesitan para hacer el trabajo y cuánto tiempo van a necesitar.

No seas demasiado optimista al hacer esto. Cree un equilibrio entre dar suficiente tiempo para hacer las tareas y mantenerse dentro del marco de tiempo general del proyecto. Deje un margen de maniobra también para situaciones inesperadas.

4. Programar en dependencias

Ahora sabe cuánto tiempo le llevará terminar cada tarea. Pero, ¿qué pasa con las tareas que dependen unas de otras? A menudo, hay varias secuencias en una tarea que dependen unas de otras.

Por lo general, hay cuatro tipos de gestión de proyectos dependientes del proyecto. Estos son:

1. Terminar para comenzar: la primera tarea debe completarse antes de que pueda comenzar la segunda.
2. De acabado a acabado: la segunda tarea no se puede completar antes de que se complete la primera tarea. Por ejemplo, si está haciendo cableado eléctrico para una casa, no puede colocar los cables hasta una inspección.
3. Comienzo a comienzo: las tareas sucesivas no pueden comenzar antes de que comience la primera. Por ejemplo, no se puede nivelar un piso de concreto hasta que se vierte el concreto.
4. Empezar a acabar: la primera tarea debe comenzar antes de que se complete la segunda. Por ejemplo, si está actualizando a un nuevo software, comenzará a instalar el nuevo software antes de eliminar el anterior.

Por lo tanto, asegúrese de identificar la naturaleza de las dependencias que tiene a mano y luego trabaje en ellas. En algunas situaciones, las dependencias son procesos más complejos, así que crea un diagrama de flujo, carriles de natación o codificación de colores para ayudarlo a visualizarlos e identificarlos.

5. Crear una línea de tiempo base

Ahora es el momento de visualizar la línea de tiempo de su proyecto. Hay varias herramientas de gestión de proyectos que puede utilizar para crear el cronograma de su proyecto. El para la mayoría de los proyectos es el diagrama de Gantt.

El diagrama de Gantt le brinda una instantánea rápida de su proyecto, las fechas de inicio y finalización de las tareas, los hitos clave, las dependencias y el responsable de cada tarea. Los gráficos de Gantt son interactivos y se pueden actualizar y editar en tiempo real. Otras herramientas de línea de tiempo que puede utilizar para crear y administrar su línea de tiempo son la línea de tiempo histórica y la línea de tiempo del gráfico vertical.

6. Envíalo

Comparta el cronograma con todas las partes interesadas del proyecto. Les emocionará ver un plan de acción claro para el proyecto. También querrán opinar y hacer sugerencias sobre cómo mejorar algunas cosas en el proyecto. Esté abierto a la retroalimentación.

7. Cambiar según sea necesario

Un proyecto es algo vivo y seguirá cambiando y evolucionando a medida que avanza. No es necesariamente algo malo. Simplemente significa que tienes que adaptarte a medida que las cosas cambian.

Lo bueno es que cuando ya tenga una línea de tiempo, estará más empoderado para incorporar el cambio. Además, asegúrese de comunicar los cambios en tiempo real con todas las partes interesadas del proyecto.

Creación de su cronograma de gestión de proyectos

Crear su primer cronograma de gestión de proyectos puede ser abrumador. Sin embargo, con los pasos anteriores, puede crear una línea de tiempo meticulosa y entregar su proyecto con éxito. Por lo tanto, asegúrese de implementar la guía anterior y tener una línea de tiempo estelar.

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