Organizar un evento exitoso es un deber gratificante y estresante. Necesita habilidades especializadas para redactar un presupuesto que tenga en cuenta circunstancias imprevisibles, encontrar una o más ubicaciones adecuadas, promover el evento, etc.
Pero además de tener una excelente atención a los detalles, habilidades organizativas y ser un experto en redes, confiar en el software de planificación de eventos contribuirá en gran medida a agilizar el proceso de gestión y ahorrar tiempo.
Cómo elegir la aplicación ideal para la planificación de eventos
Hay muchas aplicaciones de planificación de eventos, cada una de las cuales ofrece características específicas. Sin embargo, el mejor software de gestión de eventos es el que se adapta a sus necesidades, ya que diferentes eventos requieren diferentes características.
Por lo tanto, deberá describir sus necesidades para su próximo evento para saber cómo elegir el software ideal. Aquí hay algunas preguntas para guiarlo a través de esta tarea:
- ¿Qué tipo de evento está organizando, en persona, virtual o híbrido? Esto le ayudará a elegir una aplicación que admita el tipo de evento.
- ¿Es un evento cerrado o abierto? Si se trata de un evento cerrado, es posible que solo necesite un software que pueda ayudarlo a enviar invitaciones a invitados específicos. De lo contrario, necesitaría una aplicación con herramientas de marketing integradas para promocionar el evento.
- ¿El software de planificación de eventos tiene una versión móvil? Tener un software de planificación de eventos compatible con dispositivos móviles le permite acceder a toda su información sobre la marcha. También puede utilizar la aplicación para compartir información relacionada con el evento con sus asistentes.
- ¿Tienes que calcular mucho inventario de catering? Puede usar una aplicación con una calculadora de planificación de eventos incorporada para tener toda su información en un solo lugar.
- ¿Qué necesitas para el evento? Puede escribir todas las herramientas que necesita aquí, incluidos los sistemas de notificación, los sistemas de emisión de boletos, las herramientas de registro de asistencia, etc.
- ¿Necesita colaborar con otros organizadores o partes interesadas del evento? En caso afirmativo, debe elegir una aplicación que permita la comunicación.
Estas preguntas deberían ayudarlo a reducir su lista de aplicaciones de planificación de eventos. Sin embargo, es posible que deba mezclar diferentes aplicaciones según el tamaño de su evento, o si no encuentra una que satisfaga todas sus necesidades. Dicho esto, debe considerar estas soluciones de planificación de eventos:
Eventbrite es ampliamente conocido por ser uno de los las mejores herramientas para encontrar eventos a tu alrededor, pero también tiene una aplicación de gestión de eventos en su kit de herramientas: Eventbrite Organizer.
Ya sea que estés planeando una pequeña reunión o una gran fiesta, puedes confiar en que Eventbrite Organizer estará su herramienta integral para crear sus eventos, administrar las ventas de eventos y realizar un seguimiento de la asistencia en vivo a través de su teléfono inteligente.
También puedes usar Eventbrite para anunciar tu evento en línea y compartir información vital con tus invitados.
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Hay tantas partes móviles involucradas en la planificación de un evento. Es por eso que necesita tener una ubicación central para mantenerse organizado y realizar un seguimiento de las tareas completadas y no completadas.
monday.com es una herramienta poderosa que puede utilizar para reunir todos sus proyectos en ejecución en la misma plataforma. Aunque es principalmente una herramienta de gestión de proyectos, también cuenta con funcionalidades de planificación de eventos y plantillas integradas que usted y otros colaboradores pueden usar para planificar su presupuesto u organizar cronogramas.
Puedes usar el Mi semana función para crear y asignar tareas a otros miembros del equipo, mientras usa su tablero para rastrear y medir su progreso. También puede usar monday.com para comunicarse con los miembros del equipo dentro de la aplicación, para que no tenga que perderse en una pila de bandejas de entrada de correo electrónico. Probar Las poderosas herramientas organizativas de monday.com para potenciar la colaboración de su equipo.
Descargar: monday.com para Androide | iOS (versión premium gratuita disponible)
3. Planificador de bolsillo
Una de las habilidades críticas de un planificador de eventos es la capacidad de redactar presupuestos precisos que consideren situaciones no planificadas. Esto significa que tendrás que acercarte al matemático que llevas dentro.
Pero hacer todos estos cálculos manuales puede llevar mucho tiempo y, a menudo, tiene que lidiar con horarios ajustados. Pocket Planner es una aplicación eficaz y fácil de usar que puede ayudarlo a realizar estimaciones precisas para sus eventos. Tener todos sus cálculos en un solo lugar también le ayudará a ahorrar tiempo.
Descargar: Planificador de bolsillo para iOS (libre)
Social Tables es una herramienta práctica que se especializa en la creación de diagramas de eventos para ayudarlo a visualizar su lugar, organizar los asientos y colaborar con los asistentes.
Puede crear su plan arquitectónico o utilizar una de sus plantillas 3D para empezar. Simplemente elija el tipo de evento, seleccione una plantilla que coincida con el estilo y ajústela según sus necesidades.
Puede utilizar este software para diseñar el diseño de su espacio para eventos agregando todo tipo de objetos prefabricados, incluidos proyectores, escenarios, mesas, etc. También puede compartir el diseño con otros colaboradores a través del software.
Si prefiere una plataforma de gestión de eventos todo en uno para evitar hacer malabares con múltiples herramientas especializadas, no se equivocará con Whova. Es un software multifuncional que le permite administrar sus eventos virtuales, presenciales o híbridos utilizando el mismo sistema.
Algunas de sus características clave incluyen registro de eventos, gestión de conferencias, marketing de eventos, creación de sitios web, registro de asistentes, participación de los asistentes, redes, etc.
También puede compartir información como la agenda del evento y otra logística (arreglos de estacionamiento y mapas) con los asistentes usando la aplicación. Además, los asistentes pueden aprovechar sus funciones de red para compartir imágenes del evento, intercambiar contactos escaneando tarjetas de presentación o incluso enviarse mensajes a través de la aplicación.
Descargar: Whova para Androide | iOS (demostración gratuita, precios personalizados)
Gestione sus eventos con confianza
Ahora puede deshacerse del lento enfoque de bricolaje y confiar en estas herramientas de gestión de eventos para facilitar el proceso de planificación, agilizar las operaciones y ayudarlo a organizar eventos más exitosos.
Pero, considerando que no hay dos eventos iguales, la clave es identificar tus necesidades y elegir el software más apropiado que subirá de nivel cada elemento de tu evento. Continúe y elija el software que lo ayudará a que su próximo evento sea inolvidable.
¿Por qué no deshacerse de su aplicación de tareas pendientes por un planificador de Google Drive? Estos planificadores online hechos con herramientas de Google demuestran su versatilidad.
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Loic es un escritor de contenido independiente en MakeUseOf y un aprendiz de por vida. Ha estado persiguiendo su pasión por la escritura desde 2016. Le gusta probar nuevos dispositivos tecnológicos y software con el potencial de ayudar a los usuarios a ser más productivos.
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