9 errores comunes en la gestión de proyectos (y qué hacer en su lugar)

En un proyecto, incluso los pequeños errores pueden resultar costosos para su carrera. También puede descarrilar un proyecto e impactar negativamente en su desempeño, además de costarle mucho dinero a su organización.

Aquí hay algunos errores comunes de gestión de proyectos que debe evitar a toda costa.

1. No seguir el método correcto

Un proyecto exitoso necesita una estrategia adecuada según los requisitos del proyecto y la capacidad de los miembros del equipo. Para dirigir el proyecto hacia el éxito, debe encontrar la mejor metodología de gestión de proyectos para mantener a los miembros enfocados y comprometidos.

Puede evaluar las fortalezas y debilidades de los miembros de su equipo con un análisis FODA antes de desarrollar una estrategia. Las herramientas DAFO le permiten elegir un objetivo para el proyecto e ingresar datos para fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.

2. Comunicación ineficaz

La falta de una comunicación eficaz es uno de los principales obstáculos en la gestión de proyectos que puede encontrar. Durante un malentendido, los miembros del equipo se culpan entre sí; pero es el proyecto el que finalmente se ve obstaculizado.

Para evitar estos problemas, tenga siempre una comunicación clara entre los miembros del proyecto. Mantener a todos informados será útil para evitar problemas de comunicación. Asegúrese de informar a las demás partes interesadas sobre cualquier cambio en las decisiones.

Para la comunicación en tiempo real, elija aplicaciones como Slack que mantienen un registro de la conversación completa. Google Jamboard es una opción potente para la comunicación de audio y video entre los miembros del equipo involucrados en la gestión de proyectos.

Relacionada: ¿Qué es Slack y cómo funciona?

3. No utilizar un software de gestión de proyectos

Debe aprovechar al máximo la automatización y las herramientas programadas para administrar los proyectos de manera inteligente. Las organizaciones exitosas implementan una o más aplicaciones para optimizar la gestión de proyectos.

Las herramientas de gestión de proyectos mejoran la eficiencia de los recursos y el seguimiento del progreso, independientemente del tamaño y tipo del proyecto. Puedes usar ProofHub para planificar y ejecutar proyectos a través de tableros Kanban, diagramas de Gantt, pruebas en línea y funciones de informes dinámicos.

También puedes probar ClickUp para administrar proyectos o tareas para aprovechar características como la dependencia de tareas, las tareas recurrentes, la vista de tablero ágil y la asignación de comentarios como tareas. También le permite elegir una plantilla adecuada para su proyecto, y automáticamente agregará posibles tareas.

4. Falta de opinión de los miembros del equipo

Una de las principales causas del fracaso del proyecto es la falta de apoyo de los miembros del equipo. Puede suceder cuando el director del proyecto no escucha al equipo. Alternativamente, cuando al equipo no le importa hacer un punto en beneficio del proyecto, podría haber impactos negativos.

Antes y durante un proyecto, el equipo debe tener varias reuniones con el gerente. Les ayudará a comprender la importancia del proyecto y a discutir su estrategia y flujo de trabajo.

Si la reunión cara a cara no es factible, los equipos pueden unirse a una reunión virtual a través de Zoom donde pueden participar en encuestas y discutir el proyecto a través de la función de pizarra. Reunión de Google también ofrece una instalación de reuniones en línea con funciones como subtítulos en vivo automatizados y más controles para el anfitrión de la reunión.

5. Falta de recursos calificados

La elección de recursos ineficientes y sin experiencia puede poner en peligro todo el proyecto. A menudo, eliges miembros para un proyecto en función de su disponibilidad, no en función de sus habilidades y experiencia en los proyectos relevantes.

Por esta razón, es esencial seleccionar sabiamente a los miembros del equipo que puedan impulsar el proyecto hacia un final exitoso dentro del marco de tiempo designado. Si su organización no tiene la mano de obra necesaria para un proyecto en particular, siempre puede subcontratar personas eficientes y experimentadas de Upwork o Fiverr.

6. Trabajar simultáneamente en varios proyectos

Trabajar en muchos proyectos a la vez puede afectarlo e impactar negativamente en la calidad y eficiencia de su trabajo. Para evitar cuellos de botella, delegue todas las demás tareas mientras trabaja en un gran proyecto. Si tiene que administrar más de un proyecto simultáneamente, use el calendario y las aplicaciones de lista de tareas para administrar las tareas.

calendario de Google es una aplicación de calendario versátil que debe usar cuando esté involucrado en múltiples proyectos. Le permite programar eventos de calendario desde correos electrónicos y chats, compartir su disponibilidad y ver eventos personales o comerciales en un solo lugar.

También puedes usar Todoist para centralizar todas las tareas y organizarlas correctamente. Hay una forma sencilla de sincronizar Google Calendar con Todoist aplicación.

7. Estimación y gestión del tiempo poco prácticas

Como gerente de proyecto, está obligado a mantener a todos en el camino correcto. Y para eso, a veces puede ofrecer una línea de tiempo poco realista al cliente y cargar a los miembros del equipo con horas extras. En otro escenario, su indulgencia con el equipo conduce a retrasos en el proyecto. Ambos son perjudiciales para su proyecto y la relación cliente-organización.

Usando herramientas eficientes de seguimiento del tiempo como Time Doctor lo ayudará a realizar un seguimiento de la productividad de los empleados y el tiempo que toma cada tarea. Si su proyecto implica facturación basada en horas de trabajo, puede usar Oportuno para crear un minucioso registro de trabajo para la facturación.

8. Microgestión del equipo

Como gerente de proyecto, no debe microgestionar a los miembros de su equipo. Las personas dentro del equipo pueden ver este hábito como un signo de desconfianza. Puede afectar negativamente el entorno laboral. Ofrecer algo de libertad a su equipo los inspirará a trabajar con diligencia y a crear un entorno positivo.

Puedes usar Asana para establecer metas al comienzo del proyecto y recibir una notificación una vez que el equipo complete una determinada tarea. Trabajo en equipo es otra aplicación de administración de tareas que le permite asignar tareas a otros y rastrear el ancho de banda del equipo y la capacidad de delegación de tareas para evitar el agotamiento.

9. Incapacidad para administrar el alcance del proyecto

Cambiar el alcance del proyecto a la mitad conducirá a una mala asignación de costos y tiempo y pondrá en riesgo el éxito del proyecto. Incluso un pequeño cambio puede retrasar toda la operación.

Para evitar estos problemas, tenga un alcance definido detalladamente desde el principio. Para asegurarse de la gestión adecuada de los entregables del proyecto, esté atento al progreso del proyecto. Además, mantenga siempre bien informados a los patrocinadores en caso de cualquier cambio de alcance.

Con Wrike, puede administrar el flujo de trabajo de un proyecto que tiene muchas tareas y subtareas. Sus programas de trabajo y funciones de administración de recursos lo ayudan a administrar el alcance del proyecto sin ningún problema.

NTask es otra herramienta de gestión de proyectos que lo mantiene actualizado sobre el progreso del proyecto y la utilización del presupuesto para que pueda presumir cualquier cambio de alcance en el proyecto.

Evitar errores comunes para una gestión de proyectos exitosa

La planificación, la vigilancia y la comunicación transparentes adecuadas garantizan una gestión de proyectos sin esfuerzo. Pruebe estos consejos para evitar cometer algunos errores comunes en la gestión de proyectos y complete los proyectos a tiempo.

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