Cómo crear una declaración de ingresos en Excel

Las empresas, tanto grandes como pequeñas, necesitan realizar un seguimiento de su desempeño. Es por eso que los estados financieros, como el balance general y el estado de resultados, son útiles.

Para verificar el desempeño de su negocio, ni siquiera necesita un contador o un software de contabilidad. Excel puede ayudarlo a hacer sus propias declaraciones si sigue las instrucciones.

Para ayudarlo a preparar sus estados de cuenta, aquí hay una guía sobre cómo hacer un estado de resultados.

¿Qué es una declaración de ingresos?

Este documento es bastante simple. Todo lo que necesita recordar es esta fórmula:

Ingresos netos = (Ingresos + ganancias totales) - (Gastos + pérdidas totales)

Una vez que haya creado su declaración de ingresos, verá cuánto ha ganado (o perdido) en un período. También verá la cantidad que está ganando o gastando por categoría.

Esta información le permitirá ver su eficiencia. Los datos también le dirán qué aspectos de su negocio necesitan mejorar.

1. Elija su período

La mayoría de los estados de resultados se preparan anualmente. De esa manera, puede ver cómo le fue el año anterior y qué puede mejorar.

Sin embargo, puede crear declaraciones de ingresos trimestrales (o incluso mensuales). Esto es particularmente útil si su negocio es nuevo o si está cambiando de estrategia. Eso es porque le permite ver el impacto general de los cambios que realiza.

2. Tenga su diario a mano

Es necesario llevar registros precisos para cualquier declaración que haga. Es por eso que las empresas necesitan llevar un registro de sus transacciones financieras en un diario.

Si aún no ha iniciado un diario, puede crear su estado de resultados con sus recibos, extractos bancarios y otros registros. Siempre que tenga los detalles completos, puede hacer un estado de resultados razonablemente preciso.

3. Organice su información

Antes de seguir adelante con la creación del estado de resultados, primero debe organizarlos. Este documento tiene cuatro categorías principales:

• Sección de ingresos / beneficios: se refiere al dinero ganado y gastado bajo el propósito principal de su empresa.
• Los gastos de explotación: se refiere a los gastos diarios de su empresa. Estos son sus gastos necesarios para administrar su negocio.
• Ganancias (pérdidas) de operaciones continuas: se refiere a sus gastos por intereses, impuestos y otros movimientos de efectivo no relacionados con las operaciones.
• Eventos no recurrentes: se refiere a pérdidas y ganancias significativas y no recurrentes. Estos podrían ser la venta o compra de activos importantes, ingresos por operaciones discontinuadas, consideraciones contables y otros elementos.

Encuentre en qué sección se encuentra cada transacción para que sea más fácil completar su archivo de Excel más adelante.

4. Hacer el archivo de Excel

1. Para hacer su declaración de ingresos, primero, abra Microsoft Excel, luego crear un nuevo archivo.
2. En la primera celda, escriba Declaración de ingresos de [nombre de la empresa]. Esto le ayuda a organizar sus archivos, especialmente si necesita imprimir este documento.
3. Salta una fila y luego escribe Período cubierto. Esto muestra qué fechas están cubiertas por este estado de resultados.

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5. Encuentra tus subcategorías

Las cuatro categorías proporcionadas siguen siendo las mismas en la mayoría de las empresas. Sin embargo, las secciones a continuación cambiarán de una empresa a otra.

Para ayudarlo a elegir qué sección colocar, aquí hay algunos ejemplos:

1. Ingresos

• Ventas
  • Ventas brutas
  • Mercancía mala
  • Las ventas netas
• Costo de los bienes vendidos: se refiere a su capital para su inventario. Esto solo es aplicable si su empresa se ocupa de artículos físicos. Si tiene una empresa basada en servicios, puede omitir esta sección.
• Inventario inicial
• Bienes comprados
• Materias primas
• Mano de obra manufacturera
• Total de bienes disponibles
• Acabando el inventario
• Costo total de bienes vendidos
• Ganancia (pérdida) bruta

2. Los gastos de explotación

• Sueldos
• Renta
• Utilidades
• Transporte
• Publicidad
• Márketing
• Otros
• Gastos totales de operación

• Utilidad (pérdida) operativa

3. Ganancias (pérdidas) de operaciones continuas

• Otras ganancias
  • Otros gastos
  • Gastos por intereses
• Ganancias (pérdidas) totales de operaciones continuas
• Ingresos antes de impuestos
  • Gastos de impuestos
• Ingresos (pérdidas) de operaciones continuas

4. Eventos no recurrentes

• Ingreso por operaciones interrumpidas
  • Pérdidas por operaciones discontinuadas
• Beneficios de artículos extraordinarios
  • Pérdidas por artículos extraordinarios
• Ganancias por cambios contables
  • Pérdidas por cambios contables
• Ganancias (pérdidas) totales de eventos no recurrentes

• Lngresos netos

Estas categorías son las que la mayoría de las empresas utilizan para su estado de resultados. Sin embargo, siéntase libre de cambiar esto como mejor le parezca.

Siempre agregue espacios entre categorías y secciones de subcategorías. Esto asegura que no se confunda con información compacta.

Sangra cada subsección para ayudar a diferenciarla de otras secciones. En el Cinta de inicio, puedes encontrar el Sangrar botón debajo Alineación.

También puede cambiar el tamaño de las columnas para asegurarse de que encaja todo el contenido. Haz eso por doble clic en la línea entre las columnas A y B.

6. Prepare sus fórmulas

Las fórmulas de su estado de resultados son sencillas. Después de todo, es solo cuestión de sumar o restar valores.

Sin embargo, todos los valores están conectados, por lo que debe tener cuidado al escribir sus fórmulas. Primero, prepare la fórmula para las ventas netas. Todo lo que necesita es encontrar la suma de las entradas aquí.

Para hacer eso, escriba = SUMA ( y luego seleccione todas las entradas bajo el Ventas subsección. No olvides sostener el Tecla Shift para seleccionar varias celdas.

La Costo de los bienes vendidos La sección tiene dos subtotales. El primero es Total de bienes disponibles. Esta es la suma de todo su inventario actual. Para encontrar este valor, repita la fórmula anterior y seleccione todas las entradas anteriores Total de bienes disponibles.

El costo total de los bienes vendidos es la suma del total de bienes disponibles y menos: inventario final. Su fórmula es = SUMA ([Total de bienes disponibles]: [Menos: Inventario final])

Una vez que tenga ese valor, calcule su ganancia bruta usando esta fórmula: = [Ventas netas] - [Costo total de los bienes vendidos]

La fórmula para los gastos operativos totales es como la que se usa en las ventas netas. Usar = SUMA ( luego seleccione todas las celdas de esta subcategoría.

Para calcular su utilidad (pérdida) operativa, utilice la fórmula = [Pérdida (ganancia) bruta] - [Gastos operativos totales].

Calcule sus ganancias (pérdidas) totales de operaciones continuas utilizando la función de suma. Luego, una vez que tenga esa cantidad, encuentre su ingreso antes de impuestos con esta fórmula: = [Ingresos (pérdidas) operativos] + [Ganancias (pérdidas) totales].

Para obtener sus ingresos de operaciones continuas, agregar sus ingresos antes de impuestos, menos: el valor de los gastos de impuestos y los ingresos operativos.

Luego, debe encontrar las ganancias / pérdidas totales de eventos no recurrentes. Utilizar el SUMA función para hacer esto.

Para calcular el beneficio neto, agregar los ingresos por operaciones continuas y las ganancias o pérdidas no recurrentes.

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7. Formatee su documento

Para que su documento sea más fácil de leer, formatéelo para que los números negativos aparezcan en rojo. Haga esto para que pueda analizar rápidamente su declaración con solo un vistazo.

Para hacer eso, seleccione todos sus datos. Luego, busque el Menú desplegable en el Número sección en el Cinta de inicio.

1. Escoger Más formatos de números ...
2. Verás una nueva ventana titulada Formato de celdas. Busca el Número pestaña en la fila superior.
3. Haga clic en él, luego, debajo del Categoría subventana, elija Divisa.
4. Encuentra el correcto Símbolo que represente su moneda con precisión.
5. Luego, bajo el Números negativos: subventana, seleccione el - $ 1234.10 con un color de fuente rojo opción.

Luego, debería ver todos los valores negativos en sus datos, lo que facilita su búsqueda y visualización.

Además, seleccione cada categoría, subtotal y fila de total y asigne diferentes colores. Esto hace que sea más fácil de leer y le da a su declaración de ingresos un aspecto profesional.

8. Coloque sus valores

Una vez que haya preparado todo, coloque todos los valores reales que ha preparado. Todas las cantidades que ingrese deben ser positivo a menos que sea para una fila que está marcada Menos:

Puede acceder y guardar una copia de esta muestra de estado de resultados aquí.

Vea cómo se desempeñó su negocio

Ahora que sabe dónde gana dinero y dónde están sus gastos, puede ver si está alcanzando sus metas. Con este documento, puede ver qué tan eficientemente maneja su negocio.

También puede comparar este documento entre dos períodos. Es especialmente útil si está realizando cambios estratégicos. Verás si los cambios que hiciste son efectivos o no.

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