Desde que Google lanzó Workspace para todos los usuarios de Gmail, ahora hay muchas herramientas valiosas disponibles de forma gratuita.
Pero, ¿qué son exactamente estas herramientas? ¿Tienen algún uso? Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre Google Workspace.
Todo comienza con Gmail
Si prestas atención a la pantalla de carga del servicio de correo electrónico de Google, notarás un ligero cambio. En lugar de cargar Gmail, la pantalla de inicio ahora dice Espacio de trabajo de Google.
Esta es la dirección que está tomando Google en sus servicios. En lugar de iniciar aplicaciones independientes como Documentos, Calendario y Drive en una nueva ventana, ahora puede acceder a todas ellas desde Gmail.
Ya no tiene que abrir nuevas pestañas para encontrar lo que necesita, lo que reduce las distracciones. Por lo tanto, puede concentrarse en la tarea que tiene entre manos, ya que no necesitará buscar aplicaciones.
Colaboración en una pantalla
Google está expandiendo Gmail de un cliente de correo electrónico a una solución de colaboración completa. Si está utilizando la nueva interfaz de chat de Google, verá cuatro nuevos íconos en el lado izquierdo de la vista de correo electrónico.
Además del correo habitual, también encontrará Chat, Spaces y Meet allí. Ponerse en contacto con personas ya no requiere abrir aplicaciones dedicadas. Puede enviar mensajes rápidos a través de Chat, realizar videoconferencias a través de Meet y configurar espacios de colaboración.
Chat de Google
Si usted activar Google Chat en Gmail, tendrá tanto Chat como Salas disponibles para usted. Además del uso compartido de archivos habitual, Google Chat también integra sus otros servicios.
Desde el chatbox, puede compartir un archivo de su Google Drive, crear una reunión de video en Google Meet e incluso programar una cita a través de Google Calendar.
Además de hablar con personas, también puede crear grupos aquí. Esto lo hace perfecto para coordinar equipos y conversaciones grupales en general.
Google Spaces (anteriormente Google Rooms)
Esta característica le ayuda a crear espacios organizados para diferentes proyectos. Cada sección que crea tiene su propia sección de Chat, Archivos y Tareas. Esto asegura que todo lo que usted y su equipo necesitarán esté a su disposición.
La pestaña Chat asegura que todas las conversaciones relacionadas con su espacio permanezcan en un solo lugar. Tiene todas las funciones del chat de Google. Puede compartir archivos fácilmente, configurar una videoconferencia o incluso programar una reunión directamente desde la herramienta.
Si necesita compartir archivos con su equipo, la pestaña Archivos le permitirá hacerlo con facilidad. Puede cargar archivos desde su computadora o compartir documentos desde su Google Drive.
Además, cada archivo conservará sus permisos. Cuando comparte un documento, elige si desea que su equipo vea, comente o edite los permisos.
También apreciará que Google Workspace ahora abre documentos de Google Doc de forma nativa dentro de la aplicación. Por lo tanto, no es necesario que abra una pestaña o ventana separada para ver, comentar y editar documentos.
Finalmente, la asignación de tareas ahora se realiza directamente en la sección Tareas. Aquí, puede crear una tarea, incluir todos los detalles, establecer una fecha de vencimiento y adjuntarla a una persona específica. Esto envía automáticamente la tarea a la propia aplicación Tareas de Google del cesionario.
Ahora puede crear y designar muchas asignaciones en un instante. Ya no es necesario enviar correos electrónicos extensos solo para hacer las cosas.
Reunión de Google
Google Workspace ahora incluye un acceso directo para crear reuniones y unirse a ellas. Verá el enlace de la sala de reuniones cuando haga clic en Nueva reunión. También puede enviar invitaciones por correo electrónico o copiándolas y enviándolas individualmente.
Empezar ahora abrirá una nueva ventana del navegador donde puede llevar a cabo su reunión. Por lo tanto, no tendrá que descargar ni instalar ninguna aplicación por separado.
También puede unirse a una reunión directamente desde Google Workspace. Escoger Unirse a una reunión, ingrese el código de la sala de reuniones y estará dentro.
Google Apps y más
Incluso si está trabajando por su cuenta, apreciará Google Workspace. Su integración con Google Calendar, Keep, Tasks y Contactos le ayuda a organizarse. Puede consultar su horario, crear notas, ver sus tareas pendientes e incluso encontrar personas en su espacio de trabajo.
calendario de Google
Vea y administre el horario de su día aquí mismo. Incluso puede crear nuevos eventos directamente desde su pantalla. Ajustar su horario es aún más conveniente.
Mueva sus reuniones mediante la función de arrastrar y soltar. También puede cambiar su longitud tomando la parte inferior del bloque de tiempo y cambiando su tamaño.
Google Keep
Tomar notas de su correo electrónico también es mucho más fácil con Google Keep. Al hacer clic en su icono, verá sus notas más recientes y un Toma nota... opción.
Cuando crea una nota, se vincula automáticamente a un correo electrónico que tiene abierto. Incluso después de guardar la nota, aún puede ver su correo electrónico de origen. Al hacer clic en la fuente, lo llevará a ese correo electrónico en lugar de tener que buscar en su bandeja de entrada.
Tareas de Google
Todas las tareas que necesita hacer, incluidas las que se le asignaron en Google Spaces, aparecerán aquí. Para ayudarlo a mantenerse organizado, puede crear listas para separar las tareas en sus secciones.
Si agrega fechas de vencimiento a sus tareas, también aparecerán en su calendario. Esto asegura que no se perderá nada.
Si tiene un teléfono inteligente Android, puede ver todos sus contactos aquí. Busque fácilmente personas y comuníquese con ellas directamente desde esta vista.
Con un solo clic, puede enviar un correo electrónico, chatear, programar una cita en el Calendario de Google o incluso invitarlos a una videollamada. A través de Vista de interacciones recientes, también puede ver sus últimos correos electrónicos.
Otras aplicaciones
Google también le permite integrar otras aplicaciones a través del mercado de Google Workspace. Muchas aplicaciones populares como Asana, Box, Slack, Trello y Zoom están disponibles aquí.
Cualquier mensaje que tenga abierto en sus referencias de correo electrónico en las aplicaciones que abra. Esto le permite vincular correos electrónicos para que las personas con las que trabaja conozcan el contexto de su mensaje.
Esto es perfecto si un cliente envía un correo electrónico y necesita pasárselo a su equipo. No es necesario reenviar mensajes manualmente, simplemente agréguelos a la aplicación de colaboración en equipo con un solo clic.
Una nueva era de integraciones
Google Workspace es un paquete poderoso que le permite tener aplicaciones de productividad a su alcance. Puede hacer todo sin siquiera salir de Gmail.
Todas estas funciones te permitirán concentrarte y evitar distracciones cuando trabajes. Puede ahorrar tiempo y hacer más, ¡todo gratis!
G Suite desaparecerá, pero todas las herramientas se quedan bajo el nombre de Google Workspace.
Leer siguiente
- Productividad
- Gmail
- Herramientas de colaboración
- Google Apps
- Espacio de trabajo
Jowi es escritor, entrenador de carrera y piloto. Desarrolló un amor por cualquier PC desde que su padre compró una computadora de escritorio cuando tenía 5 años. Desde entonces, ha estado utilizando y maximizando la tecnología en todos los aspectos de su vida.
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