10 consejos para evitar que los correos electrónicos reduzcan su productividad

A pesar de ser una herramienta de productividad, el correo electrónico es una gran distracción durante las horas de trabajo y le impide realizar tareas más importantes. Incluso puede tener el hábito de revisar sus correos electrónicos cada vez que recibe una notificación.

Tales prácticas obstaculizan su desempeño y causan impedimentos en la forma de lograr su objetivo. Para maximizar la productividad, es posible que desee adoptar los siguientes enfoques para controlar el uso del correo electrónico.

1. No empieces el día con Inbox

Durante la mañana, debe considerar sus prioridades, hacer una lista de cosas por hacer para el día y concéntrese en la tarea más importante sin preocuparse por las solicitudes de otras personas. Por muy tentador que sea revisar sus correos electrónicos a primera hora de la mañana, desvía su atención.

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Su mente se llena de posibles respuestas a los correos electrónicos y, como resultado, su trabajo real sufre. Responder a los correos electrónicos temprano en la mañana les permite a las personas saber que ya está disponible. Por lo tanto, debe comenzar su día enfocándose en el trabajo, no en los correos electrónicos.

2. Vaciar la bandeja de entrada con regularidad

No es necesario responder a cada correo electrónico que reciba. Sin embargo, debe procesar cada correo electrónico para mantener su bandeja de entrada llena de correos electrónicos no leídos. De lo contrario, no encontrará el correo electrónico necesario. Puede mantener la bandeja de entrada libre de mensajes masivos no leídos utilizando estos métodos:

• Hacer: Si el correo electrónico solicita alguna tarea procesable que tomará menos de dos minutos, hágalo de inmediato.
• Delegar: No se trata necesariamente de traspasar la responsabilidad a otra persona. Por lo tanto, puede reenviar la tarea a las personas adecuadas.
• Aplazar: Si el correo electrónico no necesita una respuesta urgente, puede aplazar la respuesta a un mejor momento.
• Borrar: Debe eliminar los correos electrónicos delegados a otra persona o los que no sean críticos de inmediato para evitar causar confusión y desorden.

3. Abstenerse de enviar en CC cada correo electrónico a todos

Enviar correos electrónicos en CC puede ser necesario a veces, pero generalmente significa ser bombardeado con respuestas que no tienen nada que ver contigo. Al enviar un correo electrónico, no agregue más de dos personas en el campo CC.

Si sus colegas le envían un CC en correos electrónicos que contienen información que no necesita saber, también puede recibir correos electrónicos innecesarios. En ese caso, debe informar a su equipo que responda individualmente en lugar de responder a todos, a menos que estén compartiendo información que todos necesitan saber.

4. Comprobación del correo electrónico en lotes

Hay dos tipos de usuarios de correo electrónico: el primer tipo depende de las notificaciones y comprueba el correo electrónico de inmediato cuando llega. El segundo tipo de remitente tiene su tiempo fijo para revisar todos los correos electrónicos en un lote para que puedan olvidarse de él el resto del día.

Tienes que ser del segundo tipo para hacer tus tareas de manera efectiva. Establezca sus propias reglas sobre cuándo verificar la hora.

Uno de los mejores métodos para evitar que la bandeja de entrada de su correo electrónico se salga de control y ahorrar su valioso tiempo es solicitar asistencia externa para filtrar sus mensajes. Una opción inteligente para administrar correos electrónicos es usar herramientas como Sanebox o Unroll.me.

Sanebox lo ayuda a ordenar y ordenar su bandeja de entrada de correo electrónico y dejar paso solo a los correos electrónicos importantes. Cualquier otro correo electrónico que llegue a su dirección de correo electrónico se enviará a la Papelera o al Archivo. Con Unroll. Yo, puedes cancelar las suscripciones por correo electrónico que no sean necesarias.

6. Elija un nuevo modelo operativo para la comunicación

Al introducir un modelo de comunicación novedoso entre los miembros de su equipo, puede volverse menos dependiente de los correos electrónicos. Por ejemplo, puede utilizar una herramienta de gestión de proyectos para la comunicación grupal o concertar una reunión breve. Con las herramientas de gestión de proyectos, puede tener todos los punteros necesarios enumerados con un proyecto.

Del mismo modo, puede programar una conversación individual por teléfono para evitar tener un hilo de correo electrónico extenso. Para colaborar y comunicarse en tiempo real, puede utilizar servicios de mensajería como Flojo, Rebaño, Quejarse, etc., para conectarse rápidamente con su equipo para cualquier necesidad.

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7. Mejore su etiqueta de correo electrónico

Para tener más éxito en hacer más cosas sin interrupciones, ajuste sus etiquetas de correo electrónico con los siguientes consejos:

• Siempre escriba una línea de asunto clara que especifique el tema de los correos electrónicos. Por lo tanto, el destinatario no pasará por alto los correos electrónicos y no tendrá que enviar correos electrónicos adicionales solicitando una respuesta.
• Nunca te saltes revisar sus correos electrónicos antes de golpear el Enviar botón. Se asegurará de que no haya posibilidad de malentendidos debido a errores tipográficos.
• Asegúrese de que su firma de correo electrónico contenga su información de contacto, como el número de teléfono. Por lo tanto, el destinatario puede contactarlo directamente si surge la necesidad.

8. Opte por una respuesta retrasada

A menudo, puede terminar respondiendo a los correos electrónicos tan pronto como lleguen. Sin embargo, esto solo desviará su concentración de su tarea principal. Deja de tener prisa por responder un correo electrónico. En su lugar, tómese una hora o incluso más y responda de acuerdo con su horario para administrar su bandeja de entrada.

Si le preocupa que falten correos electrónicos urgentes, no recibirá correos electrónicos en ese caso. Para cualquier emergencia, recibirá una llamada telefónica, no un correo electrónico.

9. Prueba el método "Yesterbox"

Creado por Tony Hsieh, este método promueve responder solo al correo electrónico que llegó ayer, a menos que sea urgente. La regla básica de esta técnica es procesar la bandeja de entrada de ayer en lugar de la de hoy. Por supuesto, leerá un correo electrónico urgente que necesita una acción inmediata, pero no muchos correos electrónicos se incluirán en esa categoría.

10. Diga adiós a los boletines

Cada correo electrónico que llega a su bandeja de entrada equivale a un momento de distracción. Una gran parte de los correos electrónicos que recibe todos los días son boletines informativos. En la mayoría de los casos, ni siquiera recordará cuándo se suscribió al boletín y por qué.

Para mantener limpia su bandeja de entrada y evitar recibir notificaciones innecesarias durante las horas impares, darse de baja de los boletines informativos que no necesita. Esta cancelación de la suscripción puede llevar algún tiempo, pero estarás libre para siempre de correos electrónicos no deseados. Siempre puedes usar un feed RSS en lugar del correo electrónico si no quieres perderte ninguna publicación.

Su productividad es más importante que sus correos electrónicos

La acumulación interminable de correos electrónicos es suficiente para estresarlo y distraerlo. Al cambiar sus hábitos de correo electrónico con estos métodos, puede evitar que el correo electrónico cause distracciones y se vuelva altamente productivo.

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