Los 14 mejores consejos de etiqueta de correo electrónico que necesita saber

Ya sea que sea un escritor de contenido, un comercializador, un desarrollador o un trabajador independiente, el correo electrónico es una parte integral de nuestro mundo moderno.

De hecho, es la forma de comunicación más estándar entre los autónomos. Debido a esto, es importante aprender las mejores prácticas y la etiqueta para enviar correos electrónicos si desea atraer y retener clientes.

1. Practica la respuesta rápida

Dado que los negocios independientes dependen en gran medida de la comunicación por correo electrónico, la respuesta rápida se ha convertido en un estándar esperado.

A menos que esté pasando tiempo con familiares y amigos, siempre debe intentar responder a todos sus correos electrónicos dentro de una hora. Si eso no es posible, responda el mismo día durante el horario comercial del cliente.

2. Aclare el punto en el inicio

Sus clientes no necesitan leer su correo electrónico hasta el final, o peor aún, varias veces, para comprender el punto que está tratando de hacer. Si está escribiendo un correo electrónico, asegúrese de indicar claramente su mensaje al principio, ya sea en el asunto o en el cuerpo.

El tema debe ser breve y específico. En el cuerpo del correo electrónico, enfatice sus detalles más importantes usando viñetas.

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3. Revise la gramática y la ortografía

Su correo electrónico es un reflejo de quién es usted. Mostrará lo que los clientes esperan de usted en términos de calidad de trabajo. Incluso los profesionales más experimentados cometen errores tipográficos, especialmente cuando escriben desde teléfonos inteligentes. Sin embargo, los clientes no obtendrán una buena primera impresión de tales errores.

Una vez que hayas terminado de redactar, lee el correo electrónico en voz alta para que puedas encontrar errores gramaticales. También puede utilizar herramientas en línea para obtener ayuda adicional.

4. Manténgalo conciso

Si eres un escritor que proviene de la literatura, puede ser difícil resistirte a escribir en un lenguaje florido. Sin embargo, para una persona común, ¡solo se convertirá en un código que no podrá descifrar!

Mantenga siempre sus correos electrónicos breves y sencillos. Escriba en oraciones pequeñas y use palabras que todos conozcan. Si tiene que transmitir información que no cabe en unos pocos párrafos, es mejor programar una reunión virtual o una llamada telefónica.

5. Responder todas las consultas

Este punto puede parecer contradictorio con el puntero anterior, donde le pedimos que el correo electrónico sea breve. Bueno, omitir cualquier pregunta de su cliente por concisión será una acción irrespetuosa.

Aborde las consultas realizadas en cada sección del correo electrónico en secciones separadas. Entonces, el cliente sabe que lee su correo electrónico con atención. Cuando no pueda responder una pregunta de inmediato, menciónelo cuando pueda.

6. Siga el formato único y estándar

Al escribir correos electrónicos a sus clientes, utilice un formato único para todos los correos electrónicos. Asegúrese de usar el mismo tipo de letra, tamaño de fuente, color de fuente y estructura de texto en cada correo electrónico. Si no tiene ningún formato estándar, un solo hilo de correo electrónico se verá extraño.

Para las comunicaciones comerciales, puede utilizar fuentes como Arial, Calibri y Verdana. Para el tamaño, 12 es seguro. El uso de fuentes coloridas no es aconsejable para este tipo de interacción profesional; sigamos con el negro.

7. Terminar con una firma

Cualquiera que sea su estado profesional, siempre es una buena idea tener una firma de correo electrónico con su información de contacto en la parte inferior de sus correos electrónicos. Esto ayuda a las personas a recordarlo para que puedan comunicarse con usted de inmediato cuando sea necesario.

Agregar una firma personalizada al final del correo electrónico es fácil y solo lo hará lucir profesional. Agregue sus datos de contacto en la firma.

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8. Usar plantilla de correo electrónico fuera de la oficina

Puedes irte de vacaciones, pero mientras trabajas como autónomo, asegúrate de que tus clientes lo sepan. Además de alertarlos personalmente por correo electrónico, será genial tener un respondedor fuera de la oficina.

Mientras trabaja con varios clientes, debe administrar los plazos. Asimismo, sus clientes necesitan saber cuándo pueden esperar su respuesta.

9. Siempre seguimiento

Hacer un seguimiento de sus clientes es esencial cuando esperaba obtener una respuesta pero no la recibió. En un correo electrónico de seguimiento, puede copiar cualquier información relevante y volver a adjuntar los archivos cruciales para ayudar al cliente a encontrar fácilmente la información necesaria.

10. Use el lenguaje correcto

Utilice el lenguaje profesional estándar al comunicarse con sus clientes. Evite el uso de emoticonos en conversaciones tan formales. Inicie el correo electrónico con un saludo cortés y dirigiéndose directamente a los clientes con sus nombres.

No use TODAS LAS MAYÚSCULAS o siglas como ASAP o RSVP. Además, es mejor no utilizar una forma abreviada del nombre de su cliente.

11. Evite responder cuando esté molesto o enojado

No importa cuánto tiempo estés en el negocio autónomo, sentirse frustrado y enojado por su trabajo seguramente sucederá. Si algunos correos electrónicos de los clientes lo molestan, el instinto natural sería responder instantáneamente.

Pero, siempre absténgase de responder mientras se deja llevar por las emociones. Sea profesional y escriba una respuesta pulida una vez que se haya calmado.

12. Comunicarse usando otros métodos

A medida que crezca como autónomo, sabrá cuándo desconectar la discusión. Al compartir información urgente, no confíe únicamente en los correos electrónicos. Emparéjelo siempre con cualquier forma de comunicación en tiempo real, como una llamada telefónica o un mensaje de Slack.

13. No intentes hacer amigos

Estás aquí para construir una relación comercial con tu cliente, no para hacerte amigo de él. Siempre es seguro no ser gracioso o inteligente con su cliente. Cíñete a la información y la intención de tu mensaje. No tienes prisa por mostrarles tu personalidad mientras vas a tener una relación profesional.

14. No omita la respuesta

Llegar tarde a responder un correo electrónico o omitirlo por completo puede costarle un proyecto. Si su bandeja de entrada está llena de correos electrónicos de ventas y boletines informativos innecesarios, puede perderse correos electrónicos importantes de su cliente.

Marque los correos electrónicos de clientes existentes como favoritos para que los tenga en la parte superior de su bandeja de entrada. Para acceder rápidamente a todos los correos electrónicos relacionados con el trabajo, mantenga sus correos electrónicos ordenados.

Las etiquetas inteligentes del correo electrónico impresionarán a sus clientes

Para administrar una empresa de manera efectiva, el envío de correos electrónicos es una parte esencial del proceso. Pruebe estos trucos rápidos para crear un correo electrónico profesional y presentarse de una manera más inteligente y mejor a los clientes potenciales y existentes.

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