Enviamos y recibimos correos electrónicos todos los días. Sin embargo, cometemos errores vergonzosos que no podemos "deshacer" del todo. Por lo tanto, escribir un correo electrónico eficaz que retenga la acción de su lector mientras es consciente de los desafíos de nuestro mundo puede ser complicado.
Con eso en mente, hemos recopilado algunas reglas esenciales que debe conocer al enviar correos electrónicos a las personas. Siga estas sencillas reglas para escribir mejores correos electrónicos sin esfuerzo.
1. Vuelva a considerar los saludos y las firmas
"¡Espero que estés teniendo una gran semana!" solía ser una forma maravillosa de iniciar un correo electrónico. ¡Ya no! Teniendo en cuenta lo incierta que es la vida, esto puede parecer descuidado y demasiado desapegado.
Lo mismo ocurre con las firmas como "Saludos", "Mis mejores deseos" o "Saludos", que funcionaban perfectamente bien antes, pero que a veces pueden parecer alejados de la realidad.
Entonces, ¿por qué no hacerlo simple y genuino? Busque firmas como "Manténgase a salvo", "Cuídese" o "Atentamente". En cuanto a los saludos, “Espero que todo esté bien” o “Espero que usted y sus seres queridos se mantengan a salvo” pueden ser buenos puntos de partida.
2. Incluya una línea de asunto clara
Esta regla de correo electrónico es tan antigua como el correo electrónico en sí. Esto se debe a que las personas a menudo deciden si abrirán o no un correo electrónico en función del asunto.
Con todo nuestro trabajo ahora en línea, la necesidad de priorizar lo que es importante e ignorar lo que no es crucial. Por lo tanto, si todavía deja la línea de asunto en blanco, es probable que su correo electrónico sea ignorado.
La línea de asunto ideal tiene menos de 10 palabras. Elija uno que aborde sus inquietudes y comunique de qué se trata el correo electrónico. “Propuesta para el proyecto de aviación”, “Reunión reprogramada” o “Preguntas rápidas sobre su presentación” son algunos buenos ejemplos de líneas de asunto que puede seguir.
3. Utilice una firma profesional
Tenga un bloque de firma preconfigurado que utilice para responder a los correos electrónicos en todos sus dispositivos personales. Debe tener su nombre, el cargo de su empresa y su información de contacto.
Esto le da a su destinatario una buena idea sobre quién es usted y cómo comunicarse con usted si surge la necesidad. Cuando se trata de la fuente y el tamaño de su firma profesional, asegúrese de que sea igual al resto del correo electrónico.
También, termine sus correos electrónicos con confianza pero no se exceda con dichos o detalles personales.
4. Preséntese si se reúne por primera vez virtualmente
Todos nos hemos topado con situaciones en las que hemos tenido que enviar un correo electrónico a alguien que no conocíamos. Recibir un correo electrónico de un extraño puede resultar extraño. Y eso es ponerlo a la ligera.
Por lo tanto, tómese un minuto para presentarse al destinatario del correo electrónico. El contexto es fundamental y las primeras impresiones siguen siendo importantes. Entonces, agregue una línea como, “¡Hola! Soy Tracy de Multiseon Pvt. Ltd, y le envío un correo electrónico porque ha expresado su interés en comprar nuestros productos electrónicos ".
O, cuando te presenten a alguien por correo electrónico, también puedes escribirle una línea diciendo lo encantador que es conocerlo en línea.
5. Escribe correos electrónicos compasivos
No podemos enfatizar la importancia de este. La vida es dura. Sobre todo, es muy incierto.
¿Perdieron una fecha límite? ¿No aparecieron en la reunión programada de Google? Antes de enviar un correo electrónico severo, deténgase y piénselo bien. ¿Qué pasa si hay una emergencia médica?
Por lo tanto, sea compasivo y pregúnteles si todo está bien con ellos. Un correo electrónico como “Te extrañamos en la reunión de hoy. Solo verifico para ver que todo está bien ". puede construir relaciones que resistan la prueba del tiempo.
6. Comprima, cambie el tamaño y nombre los archivos adjuntos cuando pueda
No hablamos mucho sobre esta regla de correo electrónico porque cuando enviamos archivos adjuntos grandes, automáticamente asumimos que nuestro destinatario tiene suficiente espacio. Los archivos grandes tardan más en descargarse y pueden volverse molestos en poco tiempo.
Por lo tanto, asegúrese de comprimirlos o redimensionarlos. Si comparte demasiados archivos a la vez, es una buena práctica agregar una nota cortés que indique para qué sirven los archivos adjuntos.
Además, nombre sus archivos adjuntos antes de enviarlos. ¿Envías tu CV? Cambie el nombre del archivo como Tracy_Mackenzie_CV y comience con el pie derecho.
7. No use el correo electrónico como otra aplicación de mensajería instantánea
La razón por la que a todos nos encanta la mensajería instantánea es que: es instantánea.
Pero cuando combina los dos y usa el correo electrónico como sustituto de la mensajería instantánea, corre el riesgo de ser molesto y poco profesional.
Por lo tanto, debe saber cuándo enviar un correo electrónico y cuándo seguir con otro. No comete el error de enviar demasiados correos electrónicos de seguimiento porque pueden estar trabajando desde casa. Tampoco llame a nadie para pedirle que revise un correo electrónico.
Si es urgente, use otro modo de comunicación.
8. Use el humor para curar, pero con moderación
Si bien muchos usan el humor para aligerar el estado de ánimo en estos tiempos extraordinarios, el problema de usar el humor en los correos electrónicos es que puede ser contraproducente.
Si desea utilizar el humor en un correo electrónico, hágalo solo si conoce bien a la persona. No querrás parecer irrespetuoso o grosero si alguien se encuentra en una situación grave. Además, lo que suena gracioso puede que no se lea gracioso.
Palabra para los sabios: si tiene alguna duda, es mejor dejarla fuera.
Establezca respuestas fuera de la oficina y mejore el equilibrio entre su vida personal y laboral
Al enviar correos electrónicos a las personas en estos días, también debe tener en cuenta las horas. Con los estilos de vida de trabajo desde casa ganando terreno, los límites entre el trabajo y nuestra vida personal se han difuminado. Las respuestas de fuera de la oficina facilitan la comprensión cuando alguien está disponible para una reunión o responde a un correo electrónico.
Mire en la configuración de su cliente de correo electrónico y configure las respuestas automáticas cuando esté ausente o no en su escritorio. Por ejemplo, Gmail lo llama Respuesta de vacaciones, mientras que Microsoft Outlook usa Respuestas fuera de la oficina.
Esperamos que estas reglas de oro para escribir correos electrónicos efectivos y los hábitos correctos de correo electrónico lo ayuden a ahorrar tiempo y a crear las respuestas correctas.
Mejore sus habilidades de comunicación evitando errores como usar demasiados emojis o escribir en mayúsculas.
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Gargi es escritor, narrador e investigador. Se especializa en escribir piezas de contenido convincentes sobre todo lo relacionado con Internet para clientes de distintos países e industrias. Ella es una Licenciada en Literatura con un Diplomado en Edición y Publicación. Fuera del trabajo, presenta espectáculos TEDx y festivales de literatura. En un mundo ideal, siempre está a un minuto de dirigirse a las montañas.
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