6 formas sencillas de hacer que sus reuniones sean más productivas

Al facilitar reuniones productivas, puede aprovechar al máximo todos los miembros de su equipo. Las reuniones productivas ayudarán a que los proyectos avancen más rápidamente.

Sin embargo, puede resultar difícil saber cómo aplicarlo de forma eficaz. ¡Estos consejos te ayudarán a organizar reuniones de equipo que serán productivas e interesantes!

1. Aprenda cuál es el objetivo

La mejor manera de iniciar una reunión es asegurarse de que todos sepan cuál es realmente el objetivo. La práctica habitual de celebrar reuniones semanales es habitual, por costumbre.

Sin embargo, si no puede identificar un propósito para la reunión, entonces probablemente no sea necesario tener esa reunión en primer lugar.

2. Incluir a todos los miembros del equipo

El trabajo en equipo implica tener diferentes perspectivas y opiniones sobre un mismo tema / objetivo. Esto facilita el desarrollo de diferentes tipos de soluciones y la elección de la que le brindaría el mejor resultado.

No importa cuántos miembros del equipo tenga, es importante mantenerlos a todos involucrados en la reunión. El plan permite que su equipo se prepare con anticipación.

Al comienzo de la reunión, es una buena idea establecer la política de "no interrupción". A menudo, el grupo con más energía puede hablar sobre los demás, cerrándolos.

3. Sea capaz de distinguir los hechos de las opiniones

Todos tienen opiniones diferentes sobre el mismo tema o problema. Debe tener claro los datos y los hechos al tomar decisiones que afectarán el resultado de un proyecto.

De esta manera, puede incluir esos hechos en las ideas de los miembros de su equipo. Escriba los hechos en una pizarra para que no se pierdan en la discusión. ¡Esto puede ayudar a mantener la reunión en marcha!

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4. Mantenga la reunión atractiva

Puede resultar difícil mantener a todos interesados, incluso si su equipo está muy interesado en el contenido de la reunión. Esto se aplica especialmente a las reuniones de equipo más grandes que duran un par de horas. Necesita encontrar una manera de mantener sus reuniones atractivas para todos.

Por ejemplo, puede utilizar varios formatos para mantener a su equipo comprometido. Incluya un solo presentador, mini recompensas por un trabajo bien hecho o una buena idea, una actividad que requiera la participación de todos o una discusión grupal facilitada.

Al incluir momentos interactivos, los miembros de su equipo se esforzarán por participar y prestar más atención a la reunión.

5. Tomar decisiones y asignar tareas

Si bien no todas las reuniones requerirán que usted tome decisiones, muchas de ellas lo harán. En ese caso, debe asegurarse de tomar decisiones claras en lugar de simplemente repetirse.

Cuando no pueda tomar una decisión clara porque necesita más información, puede asignar a alguien de su equipo para que recopile esa información y la presente en la próxima reunión.

Si desea que su proyecto tenga éxito, debe asignar diferentes tareas a individuos o grupos de personas. Al asignar personas y grupos a una tarea, asegúrese de incluir una fecha límite. Esto dejará mucho más claro quién es responsable de qué.

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6. Reúna a su equipo

Para una reunión productiva y agradable, debe tener una buena relación de trabajo con los miembros de su equipo. Elegir personas que reaccionen bien en un entorno de equipo es una parte importante para tomar la decisión correcta para su equipo.

Los grupos pequeños de su equipo que no están de acuerdo entre sí pueden causar numerosos problemas cuando esos grupos se asignan para trabajar juntos en proyectos más grandes.

Por lo tanto, tener juegos divertidos durante sus reuniones podría ayudar a mejorar el estado de ánimo. También puede ayudar a que los miembros de su equipo se lleven mejor.

Aproveche al máximo las reuniones de su equipo

Las reuniones son la mejor oportunidad en la que los equipos pueden reunirse, compartir opiniones e ideas, finalizar proyectos y obtener excelentes resultados. Los consejos enumerados anteriormente lo ayudarán a asegurarse de que sus reuniones se desarrollen sin problemas.

Existen varias aplicaciones y programas que podrían facilitarle la vida al configurar reuniones en línea, como Microsoft Teams, Jitsi Meet, Taskade y otros.

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