Guía de administración de tareas en línea: 10 consejos para elegir la aplicación adecuada

Durante la nueva normalidad, la cantidad de aplicaciones de gestión de proyectos en línea y fuera de línea se multiplicó por varias. Hoy en día, existen cientos de aplicaciones que pueden ayudarlo a dirigir un proyecto empresarial de manera eficiente mientras administra un equipo de colaboradores.

Si está interesado en adquirir software de gestión de tareas, debe averiguar si la aplicación es lo suficientemente flexible y escalable para alcanzar sus objetivos. Siga leyendo para aprender cómo elegir el administrador de tareas en línea adecuado.

¿Qué es un software de gestión de tareas en línea?

Un proyecto empresarial incluye múltiples tareas dependientes o independientes. Cada miembro del equipo es responsable de una o más tareas. Varias tareas implican muchas fechas de inicio y finalización, un presupuesto de tiempo, un presupuesto de costos, asignación de recursos, recordatorios, informes, documentos, etc.

Cuando un software informático sofisticado gestiona todos estos aspectos de un proyecto, se lo conoce como software de gestión de tareas. El inicio de la pandemia convenció a miles de empresas a adoptar el trabajo remoto. Como resultado, las aplicaciones de administración de tareas ahora están en línea y alojadas en servidores en la nube.

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Características estándar de las aplicaciones de administración de tareas en línea

A medida que aumenta la demanda de aplicaciones de seguimiento de tareas en línea, muchos servicios de TI y empresas de desarrollo de software ofrecen aplicaciones versátiles para la gestión de proyectos. Sin embargo, la mayoría de estas aplicaciones vienen con un conjunto de características estándar esenciales para la gestión básica de proyectos. Estas características son las siguientes:

1. Visor de listas de tareas elaborado

La mayoría de las aplicaciones de administración de tareas en línea incluyen una pantalla de vista de tareas. Aquí puede ver todas las tareas y subtareas de cualquier proyecto en curso o terminado.

2. Tablero Kanban

La aplicación avanzada de administrador de tareas en línea incluirá un tablero Kanban para implementar Kanban para una gestión de proyectos eficiente a nivel individual u organizacional. Las aplicaciones visualizan digitalmente tableros Kanban que muestran columnas para Pendiente, En curso, y Terminado estados de tareas y tarjetas como tareas reales.

3. Gráfico de gantt

Un diagrama de Gantt es la función principal de gestión de proyectos de cualquier aplicación de seguimiento de tareas en línea. Los diagramas de Gantt ilustran el progreso del proyecto mediante el método de gráfico de barras horizontales apiladas. También puede visualizar las dependencias de las tareas, el tiempo empleado y el estado actual de las tareas.

4. Notificación de aplicación de mensajería o correo electrónico

Las aplicaciones de gestión de proyectos en línea también hacen hincapié en mantener a todos informados al ofrecer actualizaciones de actividad y estado del proyecto en tiempo real. Siempre que la aplicación detecta algún cambio en la lista de tareas, notifica inmediatamente al recurso asignado y al propietario del proyecto.

5. Seguimiento del tiempo

Las aplicaciones de administración de tareas en línea vienen con un programa de cronometraje automático para rastrear horas de productividad, utilización de recursos, presupuesto del proyecto, horas de facturación, etc. Los propietarios de proyectos pueden tomar decisiones en tiempo real al ver el rendimiento del uso del tiempo del proyecto.

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La mayoría de las aplicaciones de administración de tareas en línea vienen con opciones de filtrado y etiquetado de tareas. El propietario del proyecto puede establecer etiquetas específicas, como trabajo prioritario, departamento responsable, habilidades específicas, fecha límite de entrega, fase de desarrollo, etc. Los miembros del equipo pueden filtrar fácilmente las tareas en función de estas etiquetas para encontrar la tarea correcta.

7. Comunicación con el equipo o el cliente

Las aplicaciones estándar de administración de tareas en línea comenzaron a ofrecer una sección para comunicaciones internas y externas. Estas aplicaciones incluyen módulos como videoconferencias, llamadas de voz y mensajes de texto.

8. Generación de informes, almacenamiento de archivos y uso compartido

Las aplicaciones de gestión de tareas también ofrecen funciones de creación de informes para visualizar el rendimiento del proyecto, el presupuesto de recursos, los recursos de bajo rendimiento, problemas de tareas, cuellos de botella del proyecto, etc.

También puede exportar informes como hojas de cálculo o PDF y enviarlos por correo electrónico al equipo o al cliente. Estas aplicaciones también permiten a los colaboradores del proyecto almacenar y compartir de forma segura archivos críticos relacionados con el proyecto.

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Consejos para elegir la mejor aplicación de gestión de tareas

El software de gestión de tareas puede mejorar la productividad general y los ingresos anuales para empresas de cualquier tamaño. Sin embargo, los autónomos, los empresarios individuales y las pequeñas empresas deben elegir la mejor aplicación de administración de tareas que simplifique la tarea y no agregue una carga de trabajo adicional.

Además de las funciones estándar anteriores, también deberá buscar funciones de valor agregado. Estos son los mejores consejos que lo ayudarán a comprar la aplicación perfecta de administrador de tareas en línea:

A nivel de equipo o proyecto, podría existir un conflicto de intereses entre los colaboradores. La aplicación debe permitir el control central para el propietario del proyecto y el control local para los compañeros. El administrador del proyecto debe tener el poder de personalizar el acceso a la herramienta según la capacidad del colaborador.

2. Control de privacidad y confidencialidad

En la mayoría de los proyectos independientes o de nivel empresarial, es un desafío mantener la confidencialidad de la información personal y la propiedad intelectual. Debe buscar un software de administración de tareas que aborde los problemas de privacidad de los datos.

3. Seguridad de la plataforma en la nube

La mejor aplicación de administración de tareas debe cifrar todos los datos entrantes y salientes según los últimos protocolos de seguridad de comunicación de Internet. El cifrado también debería funcionar cuando la aplicación está en reposo. Debe buscar características de seguridad como:

• Sistema de gestión de identidades y accesos (IAM).
• La aplicación cumple con GDPR, DSGVO y SOC2.
• Estándar de cifrado avanzado (AES) Cifrado SSL de 256 bits.

4. Notificación y asignación de tareas

Un rastreador de tareas en línea eficiente debería permitir a los miembros del equipo asignar tareas a su depósito desde una lista central de tareas. Además, características como un gerente de proyecto que asigna una tarea a un recurso específico según el conjunto de habilidades agregarán valor a la herramienta.

Cuando el propietario de un proyecto asigna tareas o cuando un recurso reclama tareas, debe notificar a las personas responsables.

5. Sincronizar con calendario personal

A medida que aumenta la tendencia del trabajo remoto, se recomienda encarecidamente que su aplicación de seguimiento de tareas en línea se sincronice con su calendario personal. Si puede ver todas las tareas diarias personales y profesionales en una pantalla, será más eficiente a la hora de ofrecer una alta productividad.

6. Integración de aplicaciones de terceros

La mejor aplicación de gestión de tareas debería permitir una integración sin esfuerzo con otras aplicaciones como gráficos diseño, hoja de cálculo, procesador de textos, cliente de correo electrónico, mensajería, videoconferencia, digital pizarra, etc. La integración con aplicaciones profesionales le permite encontrar todos los recursos relacionados con el proyecto en un solo lugar.

7. Compatibilidad multidispositivo

Busque un rastreador de tareas en línea que le permita iniciar sesión desde cualquier dispositivo como Windows, macOS, Android, iPhone, Blackberry, Chrome OS, etc. Obtendrá más valor por su dinero si la aplicación le permite guardar el progreso en un dispositivo y comenzar a trabajar desde otro dispositivo sin problemas.

8. Analítica basada en IA

Algunas aplicaciones de administración de tareas también vienen con una IA incorporada que genera análisis de alto nivel sobre proyectos pasados. Al tomar información de dichos informes, puede planificar proyectos futuros de manera más eficiente con un presupuesto menor.

9. Acceso a soporte al cliente

La mayoría de las aplicaciones ofrecen hoy en día soporte al cliente a través de chat, correo electrónico y teléfono. Al comprar una aplicación de seguimiento de tareas en línea, averigüe si el desarrollador proporciona los servicios de soporte técnico y general adecuados.

10. Estructura de precios

Busque una aplicación de gestión de tareas en línea que ofrezca una estructura de precios flexible. Obtenga un plan de presupuesto de nivel de entrada cuando sea un equipo en ciernes y amplíelo a medida que aumentan sus proyectos y recursos.

¿Es una aplicación de gestión de tareas en línea adecuada para usted?

La búsqueda de la mejor aplicación de administración de tareas en línea podría consumir muchas de sus horas de productividad. Puede seguir los consejos anteriores para obtener el software de gestión de tareas perfecto para su negocio y evitar perder un tiempo precioso.

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