Utilice estas nuevas funciones de Google Calendar para optimizar sus horas de trabajo remoto

Mientras trabaja de forma remota, la gestión de las tareas interminables consume su tiempo y energía. Para abordar este problema de la administración del tiempo, hay toneladas de herramientas útiles disponibles en línea. Pero Google Calendar es una de las herramientas más populares para optimizar su tiempo y eliminar el desperdicio de tiempo.

Por lo tanto, este artículo le presentará algunas funciones, trucos y extensiones interesantes que puede utilizar para aprovechar al máximo sus horas de trabajo remoto con Google Calendar.

Nuevas funciones de Google Calendar

Google actualiza continuamente Google Workspace (anteriormente G Suite) y agrega nuevas funciones a sus aplicaciones, incluido Calendario. Analicemos algunas de estas funciones y sus beneficios.

1. Programar eventos de calendario desde el chat

Al enviar mensajes a sus colegas o clientes en el chat de Google, puede programar eventos de Google Calendar directamente sin salir del chat. Esta práctica función ahorra mucho tiempo y la molestia de cambiar de pestaña de vez en cuando.

Está disponible para todos los usuarios de Google, independientemente de su plan de espacio de trabajo. En la barra de redacción del chat, hay un calendario icono. Al hacer clic en él, se abrirá Calendario en el panel lateral (en el escritorio) con el evento. De forma predeterminada, agregará a todos los miembros del chat como asistentes, pero siempre puede realizar cambios.

2. Programación previa de salas de reuniones de Google Meet

Esta función le permite configurar las salas de reuniones de Google Meet por adelantado a través de Google Calendar. Al programar previamente las salas de reuniones, puede maximizar el tiempo de su reunión y evitar la molestia de crear salas durante la llamada.

La opción para configurar las salas de reuniones para grupos Meet está disponible para todos los usuarios, excepto para los usuarios de Workspace Business Starters, Education Fundamentals y G Suite Basic. Esto artículo sobre la programación de salas de reuniones de Google Meet le guiará sobre cómo hacerlo.

3. Comparta su disponibilidad de forma fácil y precisa

El trabajo remoto le permite configurar sus horas. Pero informar a sus colegas sobre su disponibilidad en constante cambio se convierte en un desafío.

Ahora, puede comunicar su disponibilidad a sus compañeros de trabajo utilizando las dos nuevas opciones en Google Calendar: repetir las entradas fuera de la oficina y dividir su tiempo de trabajo en varios segmentos al día. Mientras habilita las entradas de fuera de la oficina, puede elegir si rechazar todas las reuniones o solo las recién agregadas.

4. Ver sugerencias de chat de Google basadas en los eventos de su calendario de Google

Cuando tenga una reunión programada en Google Calendar, Chat mostrará un acceso directo de sugerencia de chat en la parte superior de la chats sección. Este acceso directo aparecerá 10 minutos antes del evento y permanecerá allí durante 10 minutos después del evento / reunión.

Gracias a esta función, puede compartir archivos y documentos de seguimiento sin problemas. Actualizar a los asistentes sobre cualquier cambio en la hora o la agenda también se hizo más fácil con esta función. Todos, excepto los usuarios con cuentas personales, pueden utilizar esta función.

5. Ver calendario personal y empresarial juntos (Android 11 y versiones posteriores)

Esta fue quizás la función más necesaria en Google Calendar. En lugar de alternar entre su calendario personal y laboral, puede ver ambos calendarios juntos.

A menos que haya compartido su calendario personal con la cuenta del trabajo, el administrador o sus colegas no verán sus compromisos personales. Aunque todos los usuarios de Google pueden beneficiarse de esta función, solo está disponible en dispositivos con Android 11 y versiones posteriores.

Nota: Tanto el administrador como los usuarios deben activar esta función antes de que cualquier usuario pueda utilizarla.

6. Reciba notificaciones cuando alguien se suscriba a su calendario

Al suscribirse al calendario compartido de su colega, puede mantenerse actualizado sobre los cambios que realizan en su calendario.

Con el objetivo de garantizar la transparencia, Google ha anunciado que ahora recibirás un correo electrónico si alguno de tus compañeros de trabajo se suscribe a tu Calendario. Esta función está disponible para todos los usuarios.

7. Compatibilidad con varios puntos finales de Exchange en Google Calendar

Con el lanzamiento del Intertop del calendario función, puede sincronizar su Calendario de trabajo de Google con varios puntos finales de Microsoft Exchange y ver la disponibilidad de cada uno. La característica funciona para Exchange local y servidores en línea de Exchange.

Todos los usuarios de ambos lados podrán ver los calendarios de los demás, pero aún puede ocultar cualquier evento marcándolo como invisible.

Esta función está disponible para todos los usuarios de Google, excepto Workspace Essentials, clientes de G-Suite Nonprofits y Enterprise Essentials.

Relacionados: Herramientas para sincronizar Microsoft Outlook con Google Calendar

Otras funciones útiles en Google Calendar

Además de las nuevas funciones que describimos anteriormente, Google Calendar también tiene una colección de otras funciones que pueden facilitar el trabajo remoto. Aquí hay un resumen de más funciones de Google Calendar que debe aprovechar cuando trabaje desde casa.

1. Programe reuniones de Zoom directamente desde Google Calendar

La extensión del navegador Zoom Scheduler, desarrollada por el propio Zoom, le permite programar previamente las reuniones de Zoom directamente desde Google Calendar.

Al configurar un nuevo evento en Google Calendar, verá una opción para configurar una reunión de Zoom con anticipación, al igual que una llamada de Google Meet. Zoom recopilará toda la información de Calendar Event y le proporcionará un enlace a la reunión. Es una función simple pero que realmente ahorra tiempo.

Descargar: Programador de zoom para Cromo | panorama | Firefox (Libre)

2. Envíeme una agenda por correo electrónico

Tanto si eres un idiota como si eres una persona extremadamente organizada, te encantaría recibir un correo electrónico matutino con la agenda del día. Afortunadamente, Google te da la opción de hacerlo. Al activar esta opción en Google Calendar, recibirá la programación de su día en su bandeja de entrada a las 5:00 a. M. Todos los días.

3. Utilice la función Find a Time para programar reuniones

Cuando su equipo trabaja de forma remota, encontrar un horario para las reuniones se vuelve complicado. Con esta función inteligente, Google verificará los calendarios de los asistentes y le mostrará los espacios disponibles. Por lo tanto, puede organizar reuniones rápidamente sin preocuparse por la disponibilidad de los participantes.

4. Crear eventos de calendario desde el correo electrónico

¿Recibió un correo electrónico con los detalles de un evento? Agréguelo a Google Calendar directamente haciendo clic en el ícono de tres puntos arriba del correo electrónico y ahorre tiempo.

5. Utilice Toggl para realizar un seguimiento del tiempo del calendario

Al trabajar de forma remota, es esencial realizar un seguimiento de cuánto tiempo ha dedicado realmente a asistir a reuniones o citas, especialmente si le pagan por hora. En este caso, puede utilizar Toggl para realizar un seguimiento del tiempo total que pasó en los eventos de Google Calendar.

Descargar: Toggl para Cromo | Firefox (Gratis, suscripción disponible)

Utilice estas funciones para trabajar de forma inteligente

Ya sea que esté trabajando de forma remota o interna, Goggle Calendar es una gran herramienta para colaborar con su equipo. Estas nuevas características han facilitado aún más el trabajo remoto, lo que le permite mantenerse concentrado en la tarea y el seguimiento.

Aunque todos los trucos y extensiones mencionados anteriormente pueden aumentar su productividad, no puede aprovechar al máximo su tiempo hasta que aprenda a usar los atajos de teclado para Google Calendar.

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