Cómo preparar listas de tareas con la matriz de Eisenhower

Puede mejorar su productividad programando las tareas correctamente y minimizando las distracciones. Pero, ¿cómo se priorizan las tareas? Poner todo en tu lista de tareas pendientes asegura que estás haciendo las tareas más importantes primero, seguidas de las secundarias.

Una vez que tenga una lista de todas sus tareas, dedique un tiempo a organizarlas y priorizarlas para asegurarse de hacer las cosas correctas en el momento adecuado. En este artículo, aprenderá a priorizar sus tareas según la cantidad de atención que requieran y cómo puede utilizar el principio de Eisenhower para ejecutarlas correctamente.

Diferentes tipos de atención

Antes de priorizar sus tareas, entendamos los diferentes tipos de atención que necesita cada tarea.

1. Atención proactiva: Es el tipo de atención que debe enfocarse y mantenerse para completar las tareas más difíciles o complejas. Escribir tu tesis, enviar correos electrónicos con propuestas de proyectos, resolver un problema académico, crear un video de youtube son las tareas que requieren mayor atención. Para realizar estas tareas, debe prestar atención proactiva.

2. Atención activa: La atención activa se refiere a la atención cuidadosa que se requiere para hacer frente a tareas diarias repetidas de nivel moderado. La mayoría de las actividades más pequeñas del día a día, como programar sus reuniones en el calendario de Google, enviar correos electrónicos pendientes, enviar documentos importantes a colegas, requieren atención activa. Aunque no está elaborando algo de manera proactiva, aún necesita algo de atención para hacer las cosas.

3. Atención inactiva: Para tareas relativamente fáciles que puede automatizar, se requiere una atención mínima. Limpiar el correo no deseado de su correo, cancelar borradores de correos electrónicos, enviar invitaciones a eventos a una lista de su colega, todas estas actividades requieren un clic. Para tal tarea, no necesita una atención activa adecuada.

Priorizar tareas según el nivel de atención

Dar prioridad a sus tareas de acuerdo con el nivel de atención que requieren es una excelente manera de enumerar sus actividades diarias.

Todas aquellas tareas que requieren una atención proactiva son, sin duda, de gran importancia para usted. Vale la pena dedicar más tiempo a estas tareas, por lo que deberían ser con las que comiences tu día. Además, trate de asignar las horas más enfocadas y frescas de su día a estas actividades. Tomar una taza de café y ponerse los auriculares puede ayudarlo a mantenerse proactivo.

Las tareas que requieren atención inactiva se encuentran entre las actividades proactivas e inactivas. Puede asignar estas horas durante el día cuando no sea ni proactivo ni inactivo. Si tiene que llamar a su amigo, es posible que la mañana no sea el momento adecuado para hacerlo. Por lo tanto, no pierda sus horas activas en tales actividades.

Puede programar las tareas que requieren solo su atención inactiva a esas horas en un día en que entra en la zona perezosa. Este es el momento perfecto para tacharlos rápidamente de sus listas de tareas pendientes. De esta manera, utilizará sus horas de ocio para hacer algo productivo a medida que avanza el día.

Implementemos los conceptos anteriores para prioriza tus listas de tareas pendientes en todoist. Para eso, mira la lista de 6 tareas que tienes que hacer durante el día.

La lista anterior de tareas, escribir el guión y filmar el video de YouTube requiere la mayor parte de su atención. Entonces, haga clic en ambas tareas y establezca la prioridad en una.

1. Haga clic en tres puntos delante de cada tarea.

2. Selecciona el prioridad a la bandera roja.

Verá que todas las tareas con prioridad uno se moverán por encima de todas las demás tareas.

Mientras conoce a su jefe y llama a su amigo, no tiene que ser proactivo. Sin embargo, no puedes hacer ambas cosas cuando estás perezoso y letárgico. Por lo tanto, establezca estas tareas como su segunda prioridad seleccionando la bandera naranja de la configuración de prioridad.

Enviar invitaciones por correo electrónico a colegas y transferir los datos a MS-Excel son dos tareas que requieren su atención inactiva. Por lo tanto, configúrelos en su árbol de prioridades eligiendo la bandera azul de la configuración de prioridad.

Así es como puede priorizar las tareas en su lista de tareas pendientes al decidir qué será proactivo, inactivo y activo. Solo prestar la atención adecuada que se adapte a cada tarea requiere que cumpla sus objetivos de eficiencia.

Después de priorizar sus tareas diarias y comprender la atención que cada una requiere, es hora de adaptarlas a la jornada laboral real. El método de Eisenhower es un método bien conocido que enseña cómo lidiar con diferentes tipos de tareas rutinarias.

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Incluir tareas en su programa diario con Eisenhower Matrix

Según Eisenhower, puede dividir todas las tareas en cuatro categorías diferentes según su importancia y urgencia. Luego, puede hacerlo instantáneamente, delegarlo, aplazarlo o deshacerse de él por completo.

Analicemos brevemente cada una de estas categorías:

1. Hazlo: Se refiere a la finalización de una tarea que no puede evitar. Al conocer su importancia y sensibilidad temporal, lo completa de inmediato.
2. Delegarlo: Le entregas la tarea a otra persona y ellos se encargan de ella.
3. Aplazarlo: Sin embargo, desea hacerlo usted mismo más tarde en el día. Estas son las tareas que puede dejar de lado y programar en consecuencia.
4. Arrojarlo: Se refiere a deshacerse de aquellas tareas que no valen la pena, y estas tareas no son más que una distracción.

Así es como se aplica el método de Eisenhower a las tareas en todoist.

Filmar el video de YouTube es la primera tarea, por lo que debe hazlo primero ya que es tu prioridad. Tu próxima prioridad es escribir un guión, algo que puedas delegar a su escritor. Del mismo modo, puede delegar la tarea de transferir datos a Excel.

Encontrarse con su jefe y llamar a sus amigos puede retrasarse, por lo que aplazar estas dos tareas. Por último, si tiene poco tiempo, puede vertedero enviar invitaciones por correo electrónico y hacerlas más tarde.

Esta es la forma más sencilla y eficaz de gestionar correctamente su rutina de trabajo. De lo contrario, puede estar muy ocupado completando las tareas en el momento equivocado de manera ineficaz, además de ser productivo.

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Ya sea que sea una persona madrugadora o un ave nocturna, filtre sus horas más efectivas y asígnelas para realizar tareas que requieran atención proactiva. Su prioridad debe ser no permitir que las tareas inactivas y activas lo distraigan de las proactivas.

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