7 nuevas funciones de Google Workspace que facilitan el trabajo desde casa

Durante el año pasado, han surgido muchas herramientas que permiten una colaboración remota sin problemas, pero Google Workspace se destaca.

Es por las características especiales que se agregan con esta actualización de G-Suite, que es la colección original de aplicaciones de Google. Con solo unos pocos cambios, estas herramientas hacen posible la colaboración en tiempo real de una manera que mejora la productividad.

Aunque la estructura del trabajo desde el hogar tiene sus desventajas, el espacio de trabajo de Google está diseñado para ayudar. La G-suite de Google fue excelente, pero Workplace es especialmente emocionante de usar, ya que hace que el trabajo sea más fácil de manejar. Aquí hay siete razones por las que:

1. Interfaz unificada

Si ha utilizado G-Suite, conoce la dificultad de cambiar entre aplicaciones. Antes de la actualización, Gmail, Meet, Calendar y Drive estaban separados, y dado que trabajar requiere el uso de más de una de estas herramientas, era un poco engorroso alternar entre aplicaciones.

De acuerdo a investigación de Pega, el empleado medio cambia entre 35 aplicaciones diferentes hasta 1100 veces al día, lo que puede provocar distracciones, pérdida de tiempo y reducción de la productividad.

Google Workplace simplifica este proceso al proporcionar todo lo que necesita en un solo lugar, listo para usar en cualquier lugar. No tiene que cambiar de pestaña para ver un documento incluido en un correo electrónico o tocar su calendario para acceder a todas las reuniones de su calendario. Todo está a tu alcance.

2. Colaboración más sencilla

Puede resultar difícil trabajar de forma remota en distintas zonas horarias y ubicaciones, ya que esto puede crear una falta de sinergia que dificulta la colaboración y la productividad.

Con nuevas funciones como Chat, Salas, Jamboard y Meet, ahora es posible alternar entre sus correos electrónicos para buscar mensajería instantánea. Incluso puede hacer videollamadas y llamadas de voz. ¡El trabajo conjunto ahora es más fácil!

La función Chat también incluiría una función que ayuda a crear documentos directamente para que cualquier persona dentro de una sala de chat pueda colaborar y trabajar en documentos juntos.

Los enlaces y archivos compartidos también se almacenan para facilitar el acceso, y las diferentes salas agilizan la comunicación para diferentes propósitos. De esta manera, todos los que trabajan en proyectos pueden estar al tanto de los desarrollos o tareas recientes.

Finalmente, Google ha anunciado la introducción de "Google Workspace Frontline" para los empleados de primera línea. Parece ser una forma más sencilla para que los administradores configuren un espacio de trabajo de Google para los empleados minoristas o de campo.

Uno de los aspectos más desalentadores de la estructura del trabajo desde casa son las horas de trabajo desordenadas. En algunas organizaciones, las horas de trabajo flexibles están empezando a significar disponibilidad las 24 horas. Y esto no es fácil; equilibrar las diversas responsabilidades personales y el trabajo se ha vuelto aún más difícil.

La actualización de las funciones de Google Calendar significaría más tanto para los empleados como para los gerentes. La información sobre el tiempo ahora está disponible para ayudarlo a monitorear las horas dedicadas a las tareas y reuniones reales. No se preocupe, estos conocimientos solo están disponibles para usted, no para sus empleadores.

Además, tiene la opción de especificar las horas de trabajo y la ubicación para ayudar a su empleador a estar al tanto de su disponibilidad y zona horaria. Google Calendar ahora comparte su disponibilidad estado y ayuda a indicar que está fuera de la oficina.

Además de configurar las horas de trabajo y fuera de la oficina, los usuarios podrán crear un nuevo tipo de evento llamado Focus Time. Cuando configura un bloque de Focus Time, Google dice que restringirá las "notificaciones durante estas ventanas de eventos".

4. Asistente de Google

Hasta ahora, el Asistente de Google solo estaba disponible para cuentas personales de Gmail, pero ya no. Ahora puedes usar indicaciones de voz para funciones de trabajo como preguntarle a Google qué sigue en tu calendario o enviar un mensaje a alguien.

La IA también le permite estar al tanto de las tareas al ayudarlo a automatizar las simples y recordarle que debe responder a los mensajes de chat y correos electrónicos. El asistente de voz puede incluso servirle como recordatorio y ayudarlo a configurar sus rutinas de trabajo.

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5. Integraciones de aplicaciones de terceros y funciones de seguridad

Sus complementos favoritos e integraciones de terceros todavía tienen un lugar en Workspace. Puede acceder a aplicaciones como Trello, DocuSign y Salesforce desde Gmail, Chat y Rooms para tomar medidas y mantenerse informado de las actualizaciones.

La seguridad también se ha mejorado para que la información confidencial no se vea comprometida. Con la protección avanzada contra suplantación de identidad (phishing), puede estar seguro de que se marcará el contenido malicioso y los enlaces enviados a su correo o chat. Google Meet también tiene una actualización para cerraduras de seguridad y controles de golpe para garantizar que las reuniones no sean pirateadas.

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6. Característica de pantalla dividida

El nuevo Google Workspace promete otra característica interesante, una que le permite hacer malabares entre dos pantallas mientras usa su dispositivo para una reunión.

Una pantalla le permitirá ver a los participantes de la reunión, mientras que la otra se deja para funciones adicionales que pueda necesitar durante las reuniones.

Esto significaría que puede acceder a otras funciones inteligentes sin tener que apagar el video por su parte. Esta función está disponible actualmente en computadoras de escritorio, pero se implementaría en dispositivos móviles más adelante.

7. Subtítulos en vivo durante las reuniones

Para los usuarios de Pixel, los subtítulos en vivo comienzan a habilitarse durante las reuniones de Workspace. Los idiomas que se cubrirán incluyen inglés, francés, alemán, español y portugués.

Finalmente, no necesitaría esforzarse para comprender una conversación, ya que puede ponerse al día fácilmente independientemente de su idioma. Esta función es inclusiva, no solo para las personas cuyo primer idioma no es el inglés, sino también para las personas que no hablan o tienen problemas de audición.

Qué ofrece Google Workspace

La búsqueda de Google de "Equidad en la colaboración" ha llevado al lanzamiento de varias herramientas de oficina que hacen que la colaboración y el trabajo en equipo sean tan fluidos como lo serán en un entorno de trabajo in situ.

Este nuevo dinamismo se extendería a los tiempos posteriores a la pandemia, y se puede esperar que haya una combinación de este nuevo ritmo de trabajo remoto, horarios flexibles y la "vieja normalidad".

Aproveche estas funciones hoy mismo. Hay un plan gratuito disponible para todos los usuarios, pero las empresas con necesidades más complejas pueden usar las opciones pagas, con planes mensuales que van desde $ 6 a $ 13 y $ 18.

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