Cómo buscar archivos y carpetas de forma eficaz en Google Apps

Google intenta ayudar a sus usuarios a ser productivos, y una característica a la que debe prestar la atención adecuada es la función de búsqueda. Buscar descaradamente en su Gmail o Google Workspace y no encontrar nada a cambio puede ser extremadamente frustrante.

Algunas funciones de Google Workspace como Google Cloud Search, operadores y opciones de búsqueda avanzada pueden ayudar a las corporaciones, pequeñas empresas, autónomos e incluso al público en general a salir de esta búsqueda-rutina. Echemos un vistazo más de cerca a estas funciones y consejos.

Utilice Google Cloud Search para las funciones de búsqueda avanzada

Cloud Search es principalmente para empresas grandes y pequeñas. En el pasado, podía descargar complementos de Gmail Labs que le permitían buscar en plataformas como Google Docs y Gmail al mismo tiempo. Sin embargo, Gmail Labs ya no existe.

Con Google Cloud Search, puede buscar su consulta en todas las plataformas (Google Docs, Sheets, Gmail, etc.) al mismo tiempo.

Es posible realizar una prueba gratuita y Cloud Search está disponible con Google Workspace o como una función independiente de pago. Esta función es especialmente útil para las organizaciones que trabajan de forma remota: las personas pueden acceder a archivos y correos electrónicos con la misma barra de búsqueda en lugar de cambiar de pestaña.

También puede integrar la barra de herramientas de Cloud Search con Sitios de Google. De esta manera, puede tener un sitio web dedicado para buscar el contenido de su organización.

Filtros de Google Drive y búsqueda avanzada

Google Drive es otra solución integral para encontrar sus documentos o medios. La barra de búsqueda en Google Drive es similar al cuadro de búsqueda en Google Docs and Sheets.

Esto implica que los operadores de búsqueda utilizados aquí también funcionan en Google Docs u Sheets.

1. Usando los filtros

Para filtrar su búsqueda en Google Drive, simplemente haga clic en el flecha desplegable en el lado derecho de la barra de búsqueda, y aparecerá la ventana de búsqueda.

• Utilizando la Tipo opción, puede filtrar archivos PDF, carpetas, documentos, videos, audios, etc.
• La Dueño La opción se utiliza para buscar el archivo cuando conoce el correo electrónico de su propietario.
• Localización se utiliza cuando desea especificar la carpeta del archivo. (Por ejemplo: 'Bin', 'Destacados' o cualquier otra carpeta).
• En Fecha modificada, puede ingresar la fecha de edición más reciente del archivo.
• Nombre del árticulo buscará específicamente el título del archivo.
• Incluye las palabras buscará un archivo con palabras clave específicas.
• En Compartido con, ingrese la dirección de correo electrónico del destinatario compartido.

Haga clic en el Buscar en la parte inferior de la interfaz si está de acuerdo con los filtros, o haga clic en el Reiniciar para eliminar o revertir la configuración.

2. Búsqueda Avanzada

Usa estos operadores para buscar para un archivo, palabra, video y audio específicos.

• Citas: Úselos cuando busque una frase exacta. (Por ejemplo: "Tarea 18")
• Signo menos: Use esto para excluir una palabra en particular del término de búsqueda. (Por ejemplo, si desea buscar "Asignación" pero no "Asignación completada", simplemente escriba "Asignación completada").
• dueño: Busque archivos de un propietario específico. (Por ejemplo: propietario: [email protected])
• creador: Encuentra archivos del creador. (Por ejemplo: creador: [email protected])
• a: Busque archivos por el nombre del destinatario. (Por ejemplo: a: [email protected])
• de: Encuentra archivos que te envió alguien. (Por ejemplo: de: [email protected])
• está: destacado: Encuentra elementos que hayas destacado.
• es: binned: Busque elementos en la carpeta 'Papelera'.
• tipo: Busque documentos por su tipo. (Por ejemplo: tipo: hoja de cálculo, tipo: documento, tipo: diapositiva)
• antes y después de: Buscar elementos por última edición. (Ej.: antes: 04-05-2021)
• título: Busque elementos por su título. (Por ejemplo: título: Juegos Olímpicos)

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La 'Búsqueda de Google' todavía está activada ...

Las funciones y los operadores de búsqueda avanzada facilitarán la búsqueda de archivos y ahorrarán tiempo, pero todavía están lejos de encontrar una sola herramienta que pueda buscar en todas las aplicaciones de Google sin romper el Banco.

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