¿Microsoft 365 es realmente un riesgo para la seguridad?

Administrar una empresa es una tarea difícil, pero los servicios de almacenamiento en la nube ayudan a mantener las cosas organizadas y facilitan la colaboración. El uso de estas plataformas en línea permite la flexibilidad y la integración perfecta con otras funciones en una sola herramienta.

No es de extrañar que plataformas como Microsoft 365 ganaran popularidad como un poderoso asistente para cualquier negocio. Entonces, ¿cómo protege Microsoft 365 su información personal? ¿Representa una amenaza para su seguridad? Y si es así, ¿puede hacer que Microsoft 365 sea más seguro?

¿Qué es Microsoft 365?

Microsoft 365 es una herramienta de productividad en la nube que es popular entre los propietarios de empresas (y muchos estudiantes universitarios). Es un sistema integrador que combina casi todas las funciones que ofrece el software de Microsoft en una única plataforma.

La suscripción incluye acceso a aplicaciones populares de Microsoft Office como Word, Excel y PowerPoint, así como algunas características atractivas ideales para administrar una empresa en el mundo digital.

Estas características especiales incluyen configuraciones profesionales de correo electrónico, Microsoft Teams, chats en tiempo real y un sistema de programación personalizado. Es el centro perfecto que promueve la comunicación entre clientes y personal por igual. Los complementos adicionales ayudan a los empresarios a realizar un seguimiento del inventario, las ventas, los presupuestos y las previsiones.

Para unir todo, los archivos creados a través de Microsoft 365 son accesibles desde cualquier parte del mundo (siempre que tenga una conexión a Internet). Al almacenar todo a través de servidores en la nube, los miembros del equipo con los permisos adecuados pueden obtener y editar archivos desde cualquier lugar.

¿Cómo protege Microsoft 365 sus datos?

Si bien almacenar datos de esta manera siempre suena ideal para la colaboración, hay algo aterrador en mantener su información en la nube. Muchas personas se sienten nerviosas por almacenar su información privada a través de Internet.

Teóricamente, si su equipo puede acceder a él desde cualquier lugar, un hacker exitoso también puede hacerlo.

Tradicionalmente, los propietarios mantenían sus archivos confidenciales bajo llave para poder protegerlos físicamente. A veces, las empresas incluso almacenan su información digital en computadoras fuera de línea. Aunque seguro, hay muchos problemas que surgen de este enfoque. Es fácil perder información para siempre de esta manera.

Compartir archivos fue difícil y la colaboración fue un desafío sin tener a todos en la misma ubicación. Vivimos en una era digital y deberíamos aprovechar las herramientas que se nos brindan; es simplemente lo práctico que podemos hacer. Los piratas informáticos exitosos pueden no ser tan comunes como parece.

Aunque surgen nuevas amenazas de seguridad por el uso de plataformas de almacenamiento en la nube como Microsoft 365, los piratas informáticos no son la mayor amenaza.

Microsoft implementa medidas de seguridad de vanguardia para prevenir ataques maliciosos. Si bien estas medidas no son completamente infalibles y los piratas informáticos lograron violar los servicios en la nube de Microsoft en el pasado, los ataques son raros y Microsoft resuelve rápidamente cualquier problema.

Dividen su estrategia de seguridad en tres capas.

Capa fisica

Al contrario de lo que sugiere el nombre, el almacenamiento en la nube no es simplemente un sistema mágico que vive en el cielo. Cuando guarda algo a través de la nube, la información se guarda en un servidor físico ubicado en algún lugar del mundo donde luego puede acceder a ellos a través de Internet.

Microsoft protege en gran medida los servidores físicos responsables de administrar su Microsoft 356. Las ubicaciones son seguras y la empresa limita y supervisa el personal restringido al que se le da acceso.

Capa lógica

Microsoft diseñó su plataforma para limitar la necesidad de interacción humana. Muchas funciones están automatizadas y herramientas como Lock Box de Microsoft reducen el acceso humano a los datos.

El uso de software anti-malware protege los datos de software malicioso. Está configurado para poner en cuarentena automáticamente software sospechoso y puede proteger a los usuarios con la función Malware Sandbox.

Capa de datos

Finalmente, Microsoft cifra los datos de acuerdo con los estándares criptográficos de la industria.

Además del cifrado, el sistema funciona como si siempre hubiera una amenaza: el enfoque de "supuesta violación". La empresa actualiza e innova continuamente sus funciones de seguridad y siempre está en busca de posibles amenazas.

¿Microsoft 365 tiene otras amenazas a la seguridad?

Por supuesto, no todas las amenazas son externas. Las principales preocupaciones de seguridad con Microsoft 365 incluyen problemas internos.

Eventos como el uso compartido de archivos no autorizado y el abuso de privilegios son grandes problemas. Las funciones están ahí para proteger los datos de personas no autorizadas, pero cuando otorga el permiso con demasiada facilidad, surgen algunos problemas graves.

Cuando comparte archivos con otra persona, debe confiar en que los tratarán correctamente. Incluso si hace todo bien, un destinatario irresponsable que deja su cuenta abierta en una computadora pública puede comprometer su cuenta.

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Es importante limitar realmente el acceso a los archivos y asegurarse de que los destinatarios comprendan la importancia de la seguridad en Internet.

¿Puede hacer que Microsoft 365 sea más seguro?

Si desea optimizar su seguridad de Microsoft 365, hay ciertas medidas que debe implementar. Algunos de estos pasos implican aprovechar al máximo las funciones de seguridad integradas que ofrece Microsoft, mientras que otros son simplemente consejos inteligentes para practicar la seguridad en Internet.

Activar la configuración de seguridad

Asegúrese de activar las medidas de seguridad, ya que no todas las funciones son automáticas. Debe configurar manualmente los ajustes para cifrar sus correos electrónicos, habilitar la autenticación de múltiples factores y ejecutar análisis. La prueba de puntuación segura de Microsoft puede permitirle saber en qué puede mejorar.

Reducir permisos

Es fundamental que no le dé acceso a determinada información a todo el mundo. Si desea que los datos estén seguros, debe limitar la cantidad de personas que tienen acceso a un archivo.

Asegúrese de que todos los destinatarios comprendan las medidas de seguridad adecuadas que deben tomar para mantener los datos seguros, incluido no permanecer conectado cuando deje un dispositivo desocupado.

Utilice dispositivos seguros

Acceda solo a datos confidenciales desde dispositivos seguros. Si una computadora se infecta con software malintencionado, cualquier información que evalúe está en riesgo. Es comprensible que muchas empresas insistan en tener un dispositivo doméstico y de trabajo separados.

No use una computadora pública para acceder a los sistemas en la nube a menos que realmente lo necesite, y en tal caso, descargue un VPN que al menos puede detener los ataques Man-in-the-Middle, asegurando los datos en tránsito entre su dispositivo y un servidor.

¿Debo preocuparme por la seguridad de Microsoft 365?

Aunque existen algunos problemas de seguridad, muchos encuentran que las ventajas de Microsoft 365 superan con creces los riesgos. Después de todo, es una elección personal y los hackeos son increíblemente raros. No obstante, pueden suceder.

Tomar medidas de seguridad simples es una excelente manera de minimizar aún más las amenazas en un sistema que ya es seguro.

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