Cómo administrar su bandeja de entrada de Gmail mediante tareas de Google

Es posible que su Gmail ya coincida con el sistema estándar que ha adoptado, pero sincronizarlo con Google Task lo lleva al siguiente nivel.

Puede utilizar Google Tasks dentro de Gmail para priorizar los correos electrónicos procesables en listas específicas. Aprenda a convertir sus correos electrónicos en tareas y cree listas de tareas pendientes dentro de su bandeja de entrada.

¿Qué son las tareas de Google?

Google Tasks es una aplicación que viene integrada en la mayoría de sus productos Gsuite. También viene como una aplicación independiente que puede descargar a su teléfono. Le ayuda a crear una lista de tareas pendientes permitiéndole agregar y administrar tareas sin salir de su bandeja de entrada.

La aplicación facilita la captura de tareas diarias como limpiar la casa o hacer las compras. Sin embargo, también facilita la integración de sus correos electrónicos como tareas. Puede separar los correos electrónicos de alta y baja prioridad sin archivarlos ni eliminarlos.

Además, el uso de Tareas lo ayuda a administrar todos sus elementos procesables desde una ubicación central en lugar de saltar entre Google Calendar, Gmail, Google Docs y Google Sheets.

Puede usarlo de forma gratuita y ya forma parte de su bandeja de entrada de Gmail. Se trata de un característica esencial de Gmail para aumentar la productividad.

Cómo agregar tareas en Gmail

Una vez que inicie sesión en su cuenta de Gmail, verá una barra lateral en el lado derecho, que incluye un icono para Tareas de Google. Haga clic en este icono para abrir la aplicación.

Agregar una nueva tarea en Gmail

1. Hacer clic Agregar una tarea.
2. Entrar a título y haga clic en ingresar.
3. Haga clic en el Icono de lápiz.
4. Complete una descripción, agregue una fecha y hora o agregue subtareas.
5. Haga clic en el flecha hacia atrás.

Cuando agregue inicialmente su tarea, solo se le pedirá que complete el título, pero si desea agregar más información a la tarea, haga clic en el ícono de lápiz.

Esto le permitirá agregar una descripción para su tarea, agregar una fecha y hora específicas y agregar subtareas.

Agregar una fecha y hora sincronizará automáticamente su tarea con su Calendario de Google y creará un evento para la tarea.

Esto puede funcionar bien con la lista completa de Integraciones Gsuite de Google. Agregar una subtarea creará más tareas debajo de su tarea original. En caso de que tenga un proyecto más grande, debe dividirlo en partes más pequeñas.

Agregar un correo electrónico a las tareas de Google

1. Abierto Tareas de Google.
2. Hacer clic y arrastrar el correo electrónico en Tareas.

Su correo electrónico se agrega automáticamente a Tareas después de arrastrarlo al área correcta. Aún puede editar la tarea con las mismas opciones que tenía antes, excepto que esta vez, Google ha agregado un enlace al correo electrónico en su tarea.

Cuando haces clic en el enlace del correo electrónico, se abrirá ese correo electrónico dentro de tu bandeja de entrada. Esto facilita ver los detalles del correo electrónico sin necesidad de buscarlo en su bandeja de entrada.

Administrar sus tareas de Google

Obtén la experiencia completa de tus tareas de Google reorganizando el orden de las tareas, cambiando el nombre de las listas, eliminando listas, eliminando tareas, aprendiendo atajos de teclado, copiando recordatorios y más.

Reorganizar su lista de tareas puede ayudar a mantener los elementos de máxima prioridad fuera del camino, para que no se pierdan ni se olviden.

Para hacer esto, haga clic y arrastre sus elementos en el orden correcto que necesita. Incluso puede arrastrar elementos a subtareas para que se incluyan en una tarea principal, o puede tomar sus subtareas y convertirlas en su tarea principal.

Para ordenar su lista por fecha, haga clic en el tres puntos y seleccione Fecha. También puede volver a su pedido personalizado haciendo clic en Mi pedido.

También puede ver todas las tareas que marcó como completadas. Haga clic en la flecha en la parte inferior de sus tareas.

Desde aquí, puede eliminar tareas completadas específicas o marcar una tarea como incompleta para que se muestre nuevamente en la pantalla principal. Puede eliminar estas tareas de forma masiva desde el menú de opciones.

Lo que hace que Google Tasks sea tan poderoso es la capacidad de crear diferentes listas para las tareas que tiene. Por ejemplo, podría crear una lista separada para el trabajo, personal y comestibles.

Creación y administración de listas en tareas de Google

1. Hacer clic Mis tareas.
2. Hacer clic Crear nueva lista.
3. Ingrese el nombre de la lista.
4. Hacer clic Hecho.

Una vez que haya creado su lista, Google Tasks abrirá automáticamente su nueva lista y podrá comenzar a agregar tareas de inmediato.

Para volver a otra tarea, vuelva a hacer clic en Mis tareas y seleccione la lista que desee. Puede reorganizar el orden de su lista haciendo clic en los seis puntos y arrastrando su lista a la posición que desee.

Puede cambiar el nombre de su lista en cualquier momento y también puede eliminar la lista completa si lo desea. Si necesita cambiar una tarea de una lista a otra, haga clic en el icono de lápiz y seleccione la lista correcta en el menú desplegable.

Puede reordenar la lista utilizando los métodos descritos anteriormente. Para salir de la pantalla de tareas, haga clic en la X en la parte superior derecha y la barra lateral desaparecerá, dejando solo los iconos para facilitar el acceso.

Otras integraciones de tareas

Google Tasks viene integrado en sus plataformas Google Calendar, Google Docs, Google Drive, Google Sheets y Google Slides.

Estas integraciones le permiten agregar enlaces a archivos específicos a los que puede necesitar acceder para completar una tarea en particular. Al hacer clic en estos enlaces, automáticamente abrirá el archivo o documento en una pestaña separada y aún podrá acceder a su aplicación Google Tasks.

Esto agilizará su eficiencia y capacidad para hacer más al tener todo lo que necesita en un solo lugar. Recibirás notificaciones de tus tareas si configuras una fecha y hora específicas en tu calendario.

Relacionado: Diferentes formas de acceder a sus tareas de Google

Optimización de sus tareas

Google Tasks es una forma eficaz de optimizar toda la bandeja de entrada y los productos de Gsuite. Puede priorizar los elementos procesables sin tener que administrar su bandeja de entrada completa.

Al integrar Google Tasks con el resto de sus productos Gsuite, tendrá una lista central de tareas pendientes sin necesidad de iniciar sesión en varias plataformas. Organícese desde un solo lugar, sin importar en qué parte del mundo se encuentre.

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