¿Quiere ver un historial de cada cambio realizado en su documento? Con el historial de versiones de Google Docs, puede revisar versiones anteriores de cualquier documento.
El miedo es real cuando estás mirando una versión de tus Google Docs que antes era perfecta pero ahora se ve terrible. Cuando todo un equipo está trabajando en el mismo documento, debe asegurarse de saber exactamente quién está haciendo las ediciones y cuándo se hicieron. El historial de versiones de Google Doc puede llevarlo atrás en el tiempo a todas las revisiones con solo un par de clics.
Aprendamos cómo funciona.
Cómo acceder a su historial de versiones
Hay dos formas de acceder al historial de versiones de un documento en Google Docs.
Usar el menú Archivo
- Clickea en el Archivo > Historial de versiones.
- Verá dos opciones dadas: Nombre la versión actual, que cubriremos más adelante, y Ver historial de versiones. Haga clic en Ver historial de versiones. Un panel a la derecha es una línea de tiempo de los cambios que se han realizado en el documento.
La otra forma en que puede acceder a esta sección es un poco más rápida porque hay un enlace que muestra la hora desde que se realizó la última edición. Lo redireccionará al historial de versiones, pero solo verá este enlace si ha realizado cambios reales en su documento.
- Clickea en el Abra el enlace del historial de versiones.
Este método para acceder al historial de versiones no le pedirá una opción alternativa para nombrar su versión actual. Aún puede cambiar el nombre de cualquier versión de su documento cuando sea redirigido al historial de versiones.
Revisión de su historial de versiones
Una vez que haya accedido a su Historial de versiones, hay muchos datos que pueden resultar útiles, especialmente si está colaborando con Google Docs.
Si nunca ha considerado Google Docs para documentos comerciales, esta guía rápida lo cambiará de opinión. Aprenda todo lo que necesita saber.
La fecha en la esquina superior izquierda de su pantalla le informará cuándo se realizó la última edición en el documento. Si cambia el nombre de sus versiones, este nombre se mostrará en lugar de la fecha y la hora. Debajo de la fecha hay una opción para imprimir el documento o guardarlo en su computadora, y una opción para acercar el documento.
En el lado derecho, verá en la ventana principal del documento el número total de ediciones realizadas. Este número es específico de la versión que está mostrando actualmente.
Haga clic en las dos flechas para recorrer cada una de las ediciones y tener una mejor idea de los cambios que se realizaron para esa versión.
A la derecha hay una barra lateral que incluye información adicional para todas las versiones guardadas de su documento.
Es fácil ver exactamente quién en su equipo ha realizado cambios y cuándo lo hicieron con un círculo de color diferente al lado de su nombre. Ese color corresponderá a los cambios que ve en la pantalla principal del documento.
Así es como puede identificar fácilmente quién en su equipo realizó los cambios específicos en el documento. Notará que junto a cada versión guardada del documento hay una flecha que apunta a la fecha y la hora.
Haga clic en la flecha y los detalles adicionales lo ayudarán a elegir qué restaurar. Puede optar por incluir algunas de las modificaciones realizadas ese día, pero excluir otras.
Haga clic en los tres puntos junto a la fecha y la hora para ver más opciones como las que ve a continuación. Incluso hay un interruptor en la parte superior de la barra lateral donde puede mostrar solo las versiones que han sido nombradas.
Cubriremos por qué esto puede ser útil y las mejores prácticas para nombrar las versiones de sus documentos.
Restaurar versiones anteriores
Mientras se encuentre en la sección Historial de versiones, tendrá la oportunidad de volver a versiones anteriores de sus documentos antes de que se hayan realizado ciertas ediciones.
Vaya a una de las versiones anteriores de su documento e inmediatamente verá aparecer un gran botón azul en la parte superior de la pantalla que dice Restaurar esta versión.
Clickea en el Restaurar esta versión y confirme si desea restaurar esta versión de su documento.
Tu documento de Google se actualizará automáticamente para reflejar la versión anterior. Incluso hay una pequeña ventana emergente en la parte superior de la pantalla que le permite saber qué versión está viendo.
Cada versión anterior tendrá aún más versiones ocultas que puede ver expandiendo la sección usando la flecha a la izquierda de la fecha y la hora. Estas versiones tendrán cada edición individual que se realizó ese día y también tiene la opción de restaurar cualquiera de estas versiones.
Incluso puede almacenar una versión anterior, pero aún así eliminar una de las páginas si está buscando reescribir parte del material pero no todo.
Prácticas recomendadas para guardar una versión de documento
A lo largo de su proceso de redacción y edición, especialmente si tiene varios miembros del equipo, querrá utilizar prácticas de ahorro inteligentes. Esto hará que revisar sus versiones anteriores sea mucho más fácil si hay algún problema potencial.
Para cambiar el nombre de sus versiones, haga clic en Archivo > Historial de versiones > Nombre la versión actual. Una ventana emergente le pedirá que cree un nombre para su versión actual.
Mantenga el nombre en algo simple que describa lo que se le hizo al documento ese día. Si se hizo un borrador por primera vez, puede cambiar el nombre de esa versión como Primer borrador.
Si el editor hizo modificaciones, puede nombrar esa versión Editor. Se puede seguir el mismo proceso para implementar la retroalimentación y el borrador final.
Esto hará que sea mucho más fácil repasar las ediciones y comprender qué etapas se estaban realizando y cuándo se completaron.
También puede usar el interruptor en el lado derecho para mostrar solo las versiones que han sido nombradas para que sea aún más claro.
Edición y revisión más fáciles en Google Docs
Nombra las diferentes versiones de tu documento en cada etapa de redacción. Esto hará que sea más fácil volver a versiones anteriores si hay algún problema.
El historial de versiones le muestra qué miembros del equipo están realizando qué cambios. Estos pasos se suman para ayudarlo a obtener la versión perfecta de su artículo cuando la necesite.
Google Docs tiene sus defectos. Consulte estas excelentes alternativas de Google Docs cuando necesite diferentes funciones.
- Internet
- Productividad
- Documentos de Google
- Herramientas de colaboración
- Google Drive
Raúl es un conocedor del contenido que aprecia los artículos que envejecen bien. Ha trabajado en marketing digital durante 4 años y trabaja en Camping Helper en su tiempo libre.
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