El primer paso de GTD es sacar todas las "cosas" de tu cabeza. Una de las formas de hacerlo es escribiendo todo en tarjetas de 3x5, y el mejor equivalente digital de las tarjetas de 3x5 es la técnica Kanban.
Repasemos los pasos de GTD y veamos qué tan bien encajan con Kanban.
Recoge tus pensamientos
Si eres como la mayoría de las personas, probablemente tengas 100 tareas, proyectos, ideas y otras cosas diferentes (como lo llama GTD) dando vueltas en tu cabeza. Comencemos por crear una bandeja de entrada para descargar todo eso.
Vamos a usar Trello porque es la herramienta Kanban más popular y ofrece un generoso nivel gratuito. Además de eso, Trello tiene excelentes atajos de teclado y una interfaz de usuario bien organizada. Eso lo convierte en uno de los programas más rápidos y fáciles de usar para el trabajo.
Ser capaz de expresar sus pensamientos sin muchos pasos adicionales es vital cuando se realiza una lluvia de ideas. Pero aún puedes probar un alternativa a Trello Si te gusta.
¿Te gusta la idea de Trello pero no Trello en sí? Estas aplicaciones Kanban alternativas se integran con calendarios, correo electrónico, Slack y más.
Empiece por crear una nueva placa y llámela "GTD".
A continuación, agregaremos un Bandeja de entrada lista para descargar todas nuestras cosas.
Ahora tómese unos minutos y cree una tarjeta para cada pensamiento e idea que tenga en el fondo de su mente. Comience haciendo clic en el Añade una tarjeta botón. Luego escriba su primera tarea o idea, sea lo que sea, y presione Ingresar.
Repite este proceso hasta que no puedas pensar en nada más.
Configurar listas para que coincidan con el sistema GTD
El siguiente paso es determinar si cada uno de los elementos en nuestra bandeja de entrada es procesable. Es decir, ¿puedes hacer algo al respecto o no?
Primero, creemos dos listas de elementos procesables. Si algo es procesable, debe decidir si tomará menos de dos minutos o no. Si es así, debería trabajar en ello lo antes posible.
De lo contrario, deberá desglosarlo más en otro paso. Las dos listas que necesitará para esto son "Proyectos" y "Tareas pendientes para hoy".
Hacer clic Agregar otra lista, luego cree las dos listas tal como lo hizo al agregar tarjetas a la bandeja de entrada.
Si un elemento no es procesable, puede ir a algunos lugares diferentes. Primero, pregunte "¿Es esto importante?" Si no es algo que te apasione, puedes borrarlo y olvidarlo.
A continuación, pregunte si esto es algo a lo que le gustaría llegar algún día, pero todavía no. Quizás sea un sueño lejano. O podría ser algo que solo será posible en algún momento en el futuro. Para situaciones como estas, cree una lista llamada "Algún día / Quizás".
Si el elemento es importante pero es informativo en lugar de procesable, debe ir en una lista de "Referencia". Kanban es más adecuado para elementos procesables. Por lo tanto, la lista de referencias debe ser una parada temporal para la información hasta que se mueva a un lugar mejor, como un aplicación web ligera para tomar notas.
Listas para agregar si está trabajando con un equipo
Después de determinar que una tarjeta es procesable, es posible que aún no pueda realizar ninguna acción al respecto. Podría deberse a que está esperando que alguien termine algo más antes de poder comenzar. O tal vez alguien más debería trabajar en este proyecto.
Para el primer escenario, cree una lista "Diferida". Puede establecer una fecha de vencimiento para recibir un recordatorio de cuándo debe realizarse el proyecto de bloqueo. Abra la tarjeta haciendo clic en ella y seleccione Fecha de vencimiento para acceder al calendario.
Para el segundo caso, cree una lista llamada "Delegado". Después de mover una tarjeta a esa lista, puede agregar otros miembros a la tarjeta. Sin embargo, alguien debe haber invitado a los miembros a acceder al tablero.
Abra la tarjeta y seleccione Miembros. Luego, busque al miembro con el que desea compartir las responsabilidades.
Primero clasifique, luego piense en sus proyectos
Ahora es el momento de revisar su bandeja de entrada y arrastrar los elementos a las listas correspondientes. Comience desde la parte superior de la lista y continúe hacia abajo. Para cada artículo, considere las categorías que ha creado y a dónde pertenece.
Una vez que haya ordenado todos sus elementos, querrá analizar sus proyectos. Mire cada uno y piense en la complejidad. Si es un proyecto simple, puede agregar una lista de verificación a la tarjeta. Abra la tarjeta haciendo clic en ella. Luego haga clic en Lista de Verificación y comience a agregar sus elementos, tal como agregó las tarjetas.
Para proyectos más grandes, puede crear una nueva placa para administrar ese proyecto. Luego puede mover la tarjeta al nuevo tablero. Para hacer esto, coloque el cursor sobre la tarjeta que desea mover y haga clic en el ícono de lápiz. A continuación, haga clic en Moversey elija el tablero al que desea moverlo en el menú desplegable.
Otra opción para grandes proyectos también implica la creación de una lista de verificación. Es un buen camino a seguir si tiene una idea de lo que quiere hacer con su proyecto, pero no está listo para trabajar mucho en él.
Puede crear una lista aproximada de elementos en una lista de verificación como marcador de posición. Piense en ello como una lluvia de ideas para su bandeja de entrada, solo que estos son subproyectos potenciales. Luego, cuando esté listo, puede mover su tarjeta a otro tablero. Y puede convertir cada elemento de su lista de verificación en una nueva tarjeta.
Mantenga el sistema en funcionamiento
Comenzar con GTD es fácil; puedes hacerlo en una o dos horas. Pero necesitas mantener el sistema o te fallará. Consulte con su tablero GTD Trello una o dos veces por semana. Vierta sus nuevos pensamientos en la bandeja de entrada y reevalúe los elementos en cada una de sus listas. Averigüe si todavía están en el lugar correcto o no.
Cuando termines los proyectos, tienes dos opciones. Puede eliminar la tarjeta si ya no necesita saberlo. O si desea un registro de sus proyectos pasados, puede crear una lista "Listo" y mover los proyectos terminados allí.
Este sistema también puede ayudarlo a planificar su semana. Puede agregar otra lista llamada "Tareas siguientes". Esta lista es para proyectos en los que planea trabajar en los próximos días o durante la próxima semana. Si revisa su tablero de Trello el domingo por la noche o el lunes por la mañana, puede planificar su trabajo para la semana en ese momento.
Haga suyo este sistema. No tiene que seguir GTD al pie de la letra si no le funciona. Siéntase libre de mezclarlo y probar diferentes métodos. ¡Lo más importante es que sigas así! Establezca un recordatorio de calendario si es necesario, ya que el sistema solo seguirá funcionando si sigue funcionando.
A continuación, se explica cómo utilizar la técnica japonesa de gestión de proyectos de Kanban para optimizar su flujo de trabajo en grupo o en solitario.
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Lee es un nómada a tiempo completo y un erudito con muchas pasiones e intereses. Algunas de esas pasiones giran en torno a la productividad, el desarrollo personal y la escritura.
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