Entonces, tiene miles de filas de datos en una hoja de Excel y desea escanear las filas para encontrar un patrón en las columnas de los datos.
Sabes que necesitas un filtro de Excel para ayudarte con eso, pero no sabes cómo hacerlo. Aquí, discutiremos las mejores formas de filtrar su hoja de Excel y mostrar los datos que necesita.
Cómo filtrar en Excel
Suponga que tiene una hoja de Excel con tres columnas: grupo de edad, región y número de ventas. En ese caso, un filtro de Excel puede resultar útil cuando desee ver el rendimiento de sus ventas en una región seleccionada, según un grupo de edad en particular.
Los filtros de Excel también pueden ser útiles cuando desee crear un grupo más pequeño antes trazar sus datos de Excel en un gráfico.
¿Nunca creaste un gráfico en Excel? A continuación, se explica cómo crear un gráfico en Excel y personalizarlo, utilizando los tipos de gráficos más comunes.
Echemos un vistazo a los siguientes métodos para filtrar datos en Excel.
Cómo filtrar según categorías
Una vez que abra su hoja de datos, en la cinta de Excel, haga clic en Datos.
A continuación, ubique el Filtro de clasificación grupo y haga clic en Filtrar. Esto coloca un botón desplegable en cada columna de su hoja de datos.
Por ejemplo, si sus datos tienen una columna de género, que es una variable categórica, puede decidir filtrar sus datos para ver solo las entradas femeninas.
Para hacer eso, haga clic en el botón desplegable en la columna categórica de su elección (género en este caso). En el menú que aparece, desmarque todo haciendo clic en el Seleccionar todo caja. Luego, seleccione los valores por los que desea filtrar sus datos y haga clic en OK.
Esa operación filtra los datos en función de las listas de mujeres, o cualquiera que sea su información categórica de elección. Luego, puede verificar la esquina inferior izquierda del archivo de Excel para ver la cantidad de registros en ese filtro en particular.
Si bien esta opción también funciona para números, generalmente es ineficiente y abrumadora. Eso es porque los números pueden tener una gama más amplia de valores. Como tal, recorrer la larga lista lleva tiempo.
Cómo usar filtros numéricos en Excel
A veces, es posible que desee filtrar en función de un rango particular de números.
Para usar el filtro numérico, haga clic en Filtrar en la cinta. Luego, haga clic en el botón desplegable en la parte superior de la columna que contiene los números que desea filtrar.
En el siguiente menú, vaya a Filtros de números y seleccione su opción preferida de las opciones que aparecen.
Por ejemplo, si desea filtrar la columna en función de todos los números que son menores o iguales a un cierto número, desde el Filtros de números opciones, seleccione Menos que.
También puede utilizar el Y/O sección para agregar un segundo filtro para sus números.
Hacer clic OK cuando termines.
Hay muchas opciones de filtro basadas en números disponibles. Puedes jugar con ellos para ver cómo funcionan.
Cómo usar filtros avanzados en Excel
El método de filtro avanzado de Excel ofrece una forma más flexible de filtrar datos. Con el filtro avanzado, puede separar el resultado filtrado de los datos de origen pegando dentro de la misma hoja o en una nueva hoja de Excel.
Para usar el filtro avanzado, cree una nueva columna en el borde derecho de su hoja. Esta nueva columna es donde establece sus criterios de filtrado. Puede dejar un espacio entre esta columna de criterios y la última columna de sus datos de origen para separarlos si lo desea.
En la columna de criterios, escriba el nombre exacto de la columna de datos de origen que desea filtrar; una mejor alternativa es copiar y pegar el encabezado de la columna para evitar errores.
En la siguiente fila, escriba el valor por el que desea filtrar sus datos para esa columna. Por ejemplo, si desea ver los datos de todos los hombres en la columna de género de los datos de origen, escriba "masculino" debajo de "género" en la sección de criterios.
Puede crear varias columnas de criterios para filtrar si lo desea. Para hacer eso, copie los nombres de columna que desee de los datos principales y péguelos después de su primera columna de criterios.
Debajo de cada encabezado de columna, escriba el valor de datos por el que desea filtrar.
Usted puede usar funciones booleanas de Excel como menor que () como criterio para filtrar números.
Una vez que haya seguido el proceso anterior, seleccione Datos en la cinta de Excel. Dentro de Filtro de clasificación grupo, haga clic en Avanzado.
En el menú que se abre, haga clic en la flecha hacia arriba junto al Rango de lista campo y elija qué parte de sus datos desea filtrar. O ignora el Rango de lista campo si desea aplicar el filtro a todos sus datos.
A continuación, coloque el cursor dentro del Rango de criterio y resalte las columnas de criterios que creó anteriormente: títulos y valores.
Hacer clic OK para aplicar el filtro.
Cómo pegar los resultados filtrados con el método de filtro avanzado
Como mencionamos anteriormente, también puede usar el filtro avanzado para separar su resultado y pegarlo en otro lugar de la misma hoja o en una nueva hoja de Excel.
Para hacer eso, repita el proceso anterior para filtrar datos con el método avanzado. Sin embargo, esta vez, en el Filtro avanzado menú, seleccione Copiar a otra ubicación.
A continuación, coloque el cursor dentro del Copiar a campo y seleccione cualquier celda dentro de su hoja de Excel, luego haga clic en OK.
Esta operación copia el resultado filtrado y lo pega en la ubicación seleccionada en su hoja de Excel.
Cómo ver el resultado filtrado con las columnas seleccionadas en Excel
Si solo desea ver las columnas seleccionadas en los datos filtrados, resalte esos encabezados de columna y cópielos.
Luego, pegue los encabezados en cualquier lugar dentro de la misma hoja, donde desee ver su resultado filtrado.
Repita el proceso anterior para separar los resultados filtrados con el método de filtrado avanzado. Pero esta vez, una vez que llegas al Copiar a campo, resalte los títulos que pegó.
Luego haga clic en OK para ver el resultado filtrado debajo de estos encabezados.
Cómo utilizar filtros avanzados para pegar el resultado filtrado en una nueva hoja de Excel
Si desea pegar los datos resultantes en una nueva hoja, haga clic en el Agregar (+) en la esquina inferior izquierda de la hoja de Excel para abrir una nueva hoja.
Haga clic en cualquier celda dentro de la nueva hoja para activarla.
Seleccione Datos de la cinta, luego haga clic en Avanzado para hacer el Filtro avanzado menú emergente. Selecciona el Copiar a otra ubicación opción.
Coloque su cursor en el Rango de lista campo y vaya a la hoja que contiene los datos de origen. Luego resalte todos los datos de origen.
A continuación, coloque el cursor en el Rango de criterio campo, resalte los criterios que creó anteriormente en la hoja de datos de origen.
Selecciona el Copiar a campo. Luego, seleccione nuevamente cualquier celda en la nueva hoja. Hacer clic OK para pegar el resultado filtrado en la nueva hoja.
Nota: Para que esto funcione, asegúrese de activar la hoja de destino haciendo clic en una celda dentro de ella primero.
Relacionado: Cómo combinar archivos y hojas de Excel
Aproveche al máximo los filtros de Excel
Si bien existen otras opciones para filtrar datos, Excel es una de las herramientas de productividad más versátiles que existen. Aunque los filtros de Excel pueden resultar un poco confusos, es fácil una vez que domine estos trucos.
Hemos discutido las formas más comunes de filtrar datos en Excel aquí, pero hay opciones aún más avanzadas disponibles si juegas con el filtro avanzado. Cuando se trata de analizar sus datos filtrados, es posible que también necesite el uso de una fórmula de Excel.
Excel no es solo para empresas. Aquí hay varias fórmulas de Microsoft Excel que lo ayudarán a resolver problemas diarios complejos.
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Idowu es un apasionado de cualquier tecnología inteligente y productividad. En su tiempo libre, juega con la codificación y cambia al tablero de ajedrez cuando está aburrido, pero también le encanta romper con la rutina de vez en cuando. Su pasión por mostrarle a la gente el camino en torno a la tecnología moderna lo motiva a escribir más.
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