Consejos esenciales para videoconferencias en línea

Una videoconferencia en línea suena fácil. Enciende su computadora portátil y hace clic en la aplicación de reunión virtual para iniciar la cámara web. Pero esta lejanía y la facilidad de la tecnología para conectarnos a todos puede hacer que no se dé cuenta de los pequeños errores y no se quede atrás al encontrarse con sus colegas en la pantalla.

Podría tener dificultades con la tecnología o el ambiente de su hogar. Entonces, la preparación para la reunión es igual de importante. Luego, una vez que esté en la reunión, su actitud será la clave para elevar su presencia.

En esencia, las videoconferencias en línea son parte de nuestras vidas ahora. Los odio o les gustan, tienes que lidiar con ellos. ¿Por qué no utilizar la hoja de trucos a continuación para aprovechar al máximo estas videoconferencias?

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Elementos esenciales de videoconferencia en línea

Preparación
Preste atención al código de vestimenta	Trate una reunión en línea como una reunión en persona y siga los estándares del lugar de trabajo.
Cuide su aseo antes de sentarse a la reunión.
Proyecte una cara profesional ya que agrega un sentido de normalidad a una conversación remota.
Evite distraer colores que sean demasiado brillantes o demasiado oscuros. Puede arrojar algunas cámaras web que ajustan automáticamente la exposición y el brillo.
Mira a la cámara con una buena postura.
Configura tu equipo	Elija una silla cómoda para sentarse.
Use un monitor que le permita ver diapositivas y hojas de cálculo fácilmente. (Una pantalla de teléfono inteligente es buena para una reunión informal pero no para ver datos).
Invierta en un buen auricular con cancelación de ruido.
Familiarícese con el software de chat que tiene que usar. Preste especial atención a la configuración que pueda necesitar durante la reunión.
Evite la retroiluminación ya que puede oscurecer su rostro. La luz natural o las luces de techo son ideales.
Nada es tan importante como un buen ancho de banda. Cualquier cosa inferior a 20 MBPS puede pixelar su video.
Si la reunión es crítica, tenga lista una conexión alternativa. Por ejemplo, puede configurar un punto de acceso WiFi independiente.
Cierre aplicaciones en segundo plano innecesarias y detenga los programas de transmisión simultánea en su navegador.
Coloque su cámara web a la altura de los ojos para que pueda hacer contacto visual con otras personas de su equipo.
Sea su propio soporte técnico o pruebe su equipo con un colega unos minutos antes de la reunión real.
Encienda su cámara web y obtenga una vista previa del marco y el efecto de la luz en interiores. Más luz es mejor.
Desactiva las notificaciones para el curso de la reunión.
Si planea compartir su pantalla, asegúrese de mantener los datos personales fuera del camino.
Arregla tu entorno	Silencia tu teléfono móvil para evitar interrupciones.
Limpia tu habitación y escritorio.
Escanee su fondo y asegúrese de que no haya nada inapropiado.
Elija un fondo virtual en aplicaciones como Microsoft Teams y Zoom para ocultar fondos desordenados.
Tenga agua y té / café a mano.
Elija un espacio aislado, preferiblemente con una puerta, para que pueda celebrar una reunión sin distracciones.
Informe a su familia sobre el horario de la reunión de antemano.
Asegúrese de que sus hijos permanezcan ocupados durante la duración de su reunión.
Mantenga a sus mascotas alejadas de su área de reunión.
Maneja tu tiempo	Programe reuniones en línea con mucha antelación.
Llegue a tiempo siempre. Es útil estar en línea unos minutos antes de que comience la reunión.
Si no puede asistir a la reunión o llegará tarde, informe a la persona que dirige la reunión con anticipación.
Encienda o active su equipo de conferencia de antemano para evitar problemas técnicos de última hora.
Evite participar en una reunión en línea mientras conduce. No es un uso seguro ni eficiente de su tiempo de reunión.
Considere una reunión de audio como último recurso.
Organiza tus pensamientos	Si liderará la reunión, establezca una agenda con las horas de inicio y finalización.
Mantenga todos sus datos a su lado o en una carpeta accesible en su computadora.
Marque todo lo relevante para la reunión.
Limpie su escritorio para mantener accesible la información correcta de un vistazo.
Anote sus consultas para poder presentarlas en el momento adecuado.
Comparta contenido y archivos antes de la reunión para asegurarse de que todos los participantes estén preparados para la discusión.
Participación
Cuida tus modales	Preséntese cuando todos los miembros del equipo no estén familiarizados entre sí.
Siempre use el video porque las expresiones faciales transmiten sus pensamientos en ausencia de otros gestos.
Use señales visuales (como una palma levantada) para indicar que desea hablar.
Participa hablando claramente en el micrófono. Permanecer en silencio o deshabilitar su cámara web es como ser un relleno de silla en una reunión real.
Silencia tu micrófono cuando no estés hablando, ya que puede captar mucho ruido de fondo.
Si necesita desplazarse en medio de una reunión para realizar tareas personales, apague el video para evitar distracciones.
Espere a que la otra persona termine de hablar, ya que el tiempo transcurrido en la Web a menudo puede hacer que los miembros del equipo hablen entre sí.
Mantenerse presente	Evite la multitarea o la deriva a Facebook o Twitter cuando esté en una reunión.
No comas durante una reunión. Beber agua o una bebida como té o café está bien.
Para hacer contacto visual con un participante de la reunión, mire a la cámara y no a la cara de la persona o su fondo.
Utilice la función de chat de texto si está disponible como soporte para consultas y para vincular a documentos relevantes.
Diga adiós con una sonrisa al final de la reunión. Un chat informal sobre temas no laborales también ayuda a concluir las reuniones con una nota alegre.
Si ha liderado la reunión, asegúrese de cerrar la sesión en último lugar.

Las reuniones de video en línea llegaron para quedarse

Por supuesto, no se trata solo de tecnología. Algunas gracias sociales simples pueden aumentar su presencia en cualquier reunión en línea. Después de todo, las videoconferencias son más “directas” ya que todos son visibles en la pantalla. El video ayuda, pero el pequeño marco no es suficiente para mostrar su lenguaje corporal o emociones mientras se reúne con su equipo.

Es por eso que todos los matices anteriores son críticos independientemente del herramienta de reunión en línea que elige para colaborar con su equipo Las 6 mejores herramientas gratuitas para reuniones en línea para colaborar con su equipoAquí hay algunas excelentes herramientas gratuitas para reuniones en línea que le permiten colaborar y chatear con sus colegas, sin importar dónde se encuentren. Lee mas . En resumen, para tener la etiqueta correcta de la reunión de video en línea, no haga nada que no haría en una reunión real.

Credito de imagen:Visuales en Unsplash