Cómo usar los formularios de Google para obtener actualizaciones de su equipo remoto

Google Forms es una herramienta excelente e intuitiva para recopilar información de clientes, clientes y empleados. Puede crear y personalizar fácilmente un formulario, compartirlo de diferentes maneras y luego analizar las respuestas.

Si se encuentra en una situación laboral en la que tiene un equipo remoto, Google Forms puede ser un método eficaz para obtener actualizaciones. Puede usarlo para un proyecto específico o actualizaciones de trabajo simples que solicite diariamente o semanalmente.

Comience un nuevo formulario

Formularios de Google ofrece una buena selección de plantillas que pueden ayudarlo a comenzar. Haga clic en el Galería de plantillas en la parte superior para revisar plantillas para Trabajo, Personal y Educación. Si ve uno que tiene los elementos básicos que necesita, como los tipos de preguntas, haga clic para usarlo.

De lo contrario, puede comenzar desde cero haciendo clic en la opción En blanco debajo de Comience un nuevo formulario. Esto es lo que usaremos para este tutorial.

Lo primero que debe hacer al crear un nuevo formulario es nombrarlo. Dado que Google Forms guarda su trabajo a medida que avanza, siempre sabrá cuál es la forma correcta si lo nombra por adelantado. Opcionalmente, también puede agregar una descripción.

Si ingresa el nombre en el formulario, ese nombre aparecerá en el lugar en la parte superior izquierda de forma predeterminada. Pero puede cambiar ese nombre, así como seleccionar una ubicación para él en Google Drive si lo desea.

Agregue sus preguntas del formulario

Google Forms le ofrece varios tipos de preguntas que deberían cubrir cualquier situación. Desde respuestas cortas y párrafos hasta opciones múltiples, casillas de verificación y menús desplegables, tiene toda la flexibilidad que desea.

Detalles básicos

Las preguntas más sensatas para comenzar un formulario de actualización de equipo son nombre, fecha y, opcionalmente, hora. Ya sea que use una plantilla o el formulario en blanco, ya tendrá una pregunta para comenzar. Entonces, simplemente puede cambiar ese tipo de pregunta si es necesario y luego hacer clic en el signo más para agregar más preguntas.

Para el nombre de su miembro del equipo, seleccione Respuesta corta como el tipo de pregunta Luego agregue el nombre de la pregunta y active el botón para Necesario.

Para la fecha en que el miembro de su equipo completa el formulario, haga clic en Signo de más para agregar una pregunta y elegir Fecha en el cuadro desplegable para el tipo de pregunta. Luego agregue el nombre de la pregunta, como Fecha, y haga la pregunta requerida.

Si desea que el miembro de su equipo ingrese la hora en que completan el formulario, haga clic en el signo más para agregar una pregunta y seleccione Hora para el tipo No olvide agregar el nombre de la pregunta y hacerla obligatoria si lo desea.

Opción múltiple o desplegable para departamento o área

Si está enviando el formulario de actualización a muchas personas, es posible que desee agregar preguntas para cosas como departamento o área. Los tipos de preguntas de opción múltiple y desplegable funcionan perfectamente para este tipo de preguntas. Además, puede hacer que el respondedor se mueva automáticamente a otras preguntas según sus respuestas.

Para el departamento o área, puede usar el Opción multiple tipo de pregunta si solo hay unas pocas respuestas para elegir y el Desplegable escriba para conservar algo de espacio si hay muchas respuestas posibles. Elija su tipo de pregunta y luego agregue cada respuesta. Utilizaremos la opción múltiple.

Ahora, dependiendo de la respuesta que elija el respondedor, queremos moverlos a una determinada sección con preguntas específicas. Esta es una característica muy útil en los Formularios de Google porque puede eliminar la necesidad de que los respondedores omitan preguntas que no se les aplican y que vayan directamente a las que sí lo hacen.

En la parte inferior derecha de la pregunta, haga clic en Más botón (tres puntos) y marca Ir a la sección basada en la respuesta. Luego verá la actualización de la pregunta con un punto para agregar la sección junto a cada respuesta.

Si ya tiene sus secciones creadas, puede seleccionar cada una usando los cuadros desplegables. De lo contrario, continúe a continuación para crear una sección y luego regrese para completar esta parte.

Use secciones separadas para cada departamento o área

Para crear una sección, haga clic en el botón inferior en la barra de herramientas flotante para Agregar sección. Verá aparecer la sección y puede darle su propio nombre y descripción. En este tutorial, crearemos una sección para aquellos que seleccionen Tecnología de la información para su departamento.

Agregaremos una pregunta para los proyectos actuales. Esto nos permite ver en qué proyectos está trabajando actualmente el respondedor y las casillas de verificación les permiten elegir más de uno. Por lo tanto, puede seleccionar casillas de verificación para el tipo, o puede llevar esta pregunta un paso más allá.

Quizás para cada proyecto que seleccionen, desee conocer su progreso. Aquí es donde el Cuadrícula de casilla de verificación El tipo es ideal. Puede ingresar cada fase en la sección Filas y cada proyecto en la sección Columnas (o viceversa).

Si presenta las respuestas como las describimos, puede hacer clic en Más botón y selección Límite de una respuesta por columna. De esta manera, el respondedor solo puede elegir una fase por proyecto, lo que tendría sentido.

Por lo tanto, esto le permite al respondedor no solo decirle en qué proyectos están trabajando, sino en qué fase se encuentran para cada uno; todo con una pregunta de cuadrícula de casilla de verificación.

Luego puede crear secciones adicionales y las preguntas de la misma manera.

Otro tipo de pregunta que puede agregar es un Párrafo para comentarios Esto le permite al respondedor escribir cualquier problema, pregunta u otro comentario que tenga con mucho espacio.

Comprueba tus respuestas

Ver las respuestas de su formulario no podría ser más fácil. Simplemente abra su formulario en Formularios de Google y presione el Respuestas pestaña en la parte superior. Verá un resumen, podrá ver las respuestas por pregunta o mirar las respuestas individuales.

Google Forms le brinda respuestas de texto, así como gráficos y cuadros coloridos para sus formularios. Y puede exportar las respuestas para verlas sin conexión.

Para obtener información adicional sobre cómo ver las respuestas o crear formularios en general, consulte nuestra extensa guía de formularios de Google La mejor guía de formularios de Google que encontraráGoogle Forms es una de las mejores herramientas web gratuitas disponibles para recopilar datos. Esta guía de Formularios de Google le dará todo lo que necesita para dominar las habilidades esenciales de creación de formularios. Lee mas .

Enviar recordatorios por correo electrónico

Si habilita la opción de recopilar direcciones de correo electrónico para su formulario, puede enviar recordatorios a quienes no completen el formulario. Esto es extremadamente conveniente; Sin embargo, hay algunas cosas que hacer y tener en cuenta para que funcione correctamente.

Primero, configure su formulario para recopilar las direcciones. Haga clic en el Configuraciones botón (icono de engranaje) en la esquina superior derecha y seleccione General en la ventana emergente Marque la primera casilla para Recoge direcciones de correo electrónico y golpear Salvar.

Una pregunta de dirección de correo electrónico aparecerá automáticamente en su formulario que no puede eliminar, y es una pregunta obligatoria.

Luego, debe enviar su formulario a los participantes por correo electrónico. Hacer clic Enviar y usa el Email lengüeta. Ingrese las direcciones de las personas que desea completar el formulario, separadas por comas, y presione Enviar.

Ahora que Google Forms sabe a quién envió el formulario, puede determinar si se reciben respuestas de esos respondedores. Para enviar recordatorios por correo electrónico a aquellos que no han respondido, siga estos pasos.

1. Abra su formulario y haga clic en el Respuestas pestaña en la parte superior.
2. Verá secciones de ¿Quién ha respondido? y esperando respuestas X.
3. En este último, haga clic en Enviar recordatorio por correo electrónico.

Aparecerá la misma ventana que vio cuando envió el formulario inicialmente, rellenada previamente con las direcciones de correo electrónico de las que espera respuestas. Esto le permite enviarles un recordatorio cortés para completar su formulario de actualización.

Copie y reutilice su formulario

Si planea enviar el formulario de actualización de su equipo regularmente con cambios menores en los nombres de los proyectos o tareas laborales, como ejemplos, simplemente puede copiar su formulario y ajustarlo según sea necesario.

Abre tu formulario y haz clic Más (tres puntos) en la parte superior derecha. Recoger Hacer una copia, asigne un nombre al formulario copiado y haga clic en Okay para salvarlo También notarás que tienes la opción de compartirlo con las mismas personas, lo cual es útil. Luego puede hacer sus ajustes y enviarlo.

Las actualizaciones consistentes son fáciles con los formularios de Google

Puede parecer un poco trabajo crear un formulario de actualización de equipo usando Google Forms al principio. Pero si lo hace, obtendrá las actualizaciones y la información que realmente necesita porque están respondiendo las preguntas que usted crea. Además, puede copiar y reutilizar fácilmente el formulario una y otra vez.

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