Si se encuentra en una situación en la que necesita colaborar en documentos, hojas de cálculo o presentaciones en Mac, hay diferentes maneras de hacerlo. Pages, Numbers y Keynote ofrecen algunas características excelentes para la colaboración cuando trabajas desde casa o incluso dentro de la oficina.
Para simplificarle un poco las cosas, este tutorial lo guiará a través de estas características para facilitar la tarea de trabajar juntos en documentos.
Invitar a otros a compartir un documento
Lo primero que debe hacer cuando desea colaborar en un documento es invitar a su (s) participante (s). Tiene algunas formas de hacerlo dependiendo de la configuración del menú Compartir de Mac. Y el proceso es el mismo para las tres aplicaciones.
- Abra el documento, libro de trabajo o presentación que desea compartir.
- Haga clic en el Colaborar botón en la barra de herramientas o Compartir > Colaborar con otros desde la barra de menú.
- Antes de elegir la forma en que desea compartir, haga clic en el Compartir opciones Elija quién puede acceder al archivo y el permiso que desea otorgarles. La configuración recomendada para Quién puede acceder es Solo las personas que invitas. Y para Permiso, debes seleccionar Puede hacer cambios a menos que solo desee que la persona pueda ver el documento y no editarlo.
- Seleccione el método para invitar a su (s) participante (s), haga clic en Compartiry siga las instrucciones para completar el proceso.
Cambiar sus opciones de compartir
Si accidentalmente tomó las opciones incorrectas de Compartir opciones en el Paso 3 anterior o simplemente desea cambiarlas más tarde, puede hacerlo con un par de clics.
- Abra el documento que compartió y haga clic en el Colaborar abotone la barra de herramientas o Compartir > Detalles de colaboración en la barra de menú.
- Para ajustar las opciones para un solo participante, haga clic en Más (tres puntos) al lado de su nombre y haga su cambio.
- Para ajustar las opciones para todos los participantes, expanda el Compartir opciones sección y haz tus cambios.
Proteger el documento con una contraseña
Su documento puede contener datos confidenciales y, aunque eligió permitir que solo aquellos con el enlace accedan a él, simplemente desea protección adicional. Puede establecer rápidamente una contraseña que todos los participantes deben ingresar para abrir el documento.
- Abre el documento que compartiste y haz clic Expediente > Configurar la clave desde la barra de menú.
- Introducir el contraseña y verificar
- Opcionalmente puede ingresar un Pista de la contraseña y marque la casilla para Recordar esta contraseña en mi llavero.
- Hacer clic Configurar la clave.
Si bien la protección con contraseña no es necesaria para la colaboración, es una característica opcional a tener en cuenta para esos documentos confidenciales.
Vea quién está editando el documento
Dado que usted y sus participantes pueden editar un documento juntos en tiempo real, tiene algunas maneras fáciles de ver la actividad.
Primero, verá brevemente el nombre de la persona que está editando actualmente el documento.
En segundo lugar, puede hacer clic en el Colaborar botón o Compartir > Detalles de colaboración desde la barra de menú y seleccione el punto de color junto al nombre de la persona. Se mostrará el lugar que están editando actualmente. Y notará que a cada participante se le asigna automáticamente un color diferente.
La colaboración en tiempo real es una característica excelente en Pages, Numbers y Keynote. Pero si pierde su conexión a Internet, ¡también puede editar documentos sin conexión!
Edición de documentos sin conexión
Si se encuentra en un lugar sin internet o de repente pierde la conexión, puede continuar editando un documento compartido en Pages, Numbers y Keynote. Y lo bueno de esta función es que está habilitada de forma predeterminada. Para que no tenga que preocuparse por encender nada.
Cuando edite un documento y pierda su conexión, verá un breve mensaje que le informará que está desconectado pero que aún puede editar. Y cuando recupere su conexión, verá un mensaje que también le informará.
Cualquier edición fuera de línea que realice se guardará durante al menos 30 días y se cargará automáticamente una vez que se vuelva a conectar a iCloud. Si desea verificar el estado de estas cargas, haga clic en Ver > Mostrar estado de sincronización desde la barra de menú.
Hay una cosa a tener en cuenta con respecto a sus ediciones sin conexión; como Apple explica:
Si alguien con quien está colaborando elimina un objeto, una diapositiva de Keynote o una hoja de Números que ha editado sin conexión, esas ediciones no estarán en el documento cuando vuelva a estar en línea y el documento se sincronice con iCloud
Agregar o quitar colaboradores
Si necesita agregar otro participante o dejar de colaborar con un solo participante o con todos ellos, cada uno de estos es simple.
Para cada opción, haga clic en el Colaborar botón o Compartir > Detalles de colaboración desde la barra de menú y luego realice una de las siguientes acciones:
Agregar un participante: Click Añadir personas y siga los mismos pasos que cuando invita a los participantes iniciales.
Eliminar a un participante: Haga clic en el Más (tres puntos) al lado de su nombre y seleccione Eliminar acceso.
Deja de compartir con todos los participantes: Click Deja de compartir cuando se usa el botón Colaborar o Compartir opciones > Deja de compartir cuando se usa Compartir> Detalles de colaboración desde la barra de menú.
Notas sobre la colaboración con páginas, números y notas clave
Hay varias cosas a tener en cuenta al colaborar en documentos en Pages, Numbers y Keynote en Mac.
- Debe usar macOS Mojave o posterior.
- Debe usar Pages, Numbers o Keynote versión 10.0 o posterior.
- Debe iniciar sesión en iCloud y habilitar iCloud Drive en su Mac.
Estas son algunas de las limitaciones con la colaboración en las herramientas de productividad.
- No puede editar archivos multimedia de más de 50 MB.
- No puede crear, eliminar ni reordenar estilos.
- No puede cambiar la configuración de idioma y región.
- No puede cambiar formatos personalizados para cosas como regiones o celdas.
Existen algunas limitaciones específicas de la aplicación con la colaboración y otros requisitos si sus participantes están usando otros dispositivos o iCloud.com. Puedes ver el Página de soporte de colaboración de Apple para estos artículos adicionales si es necesario.
Y para obtener más detalles sobre estilos personalizados, configuraciones de idioma y región, y más, consulte nuestros consejos avanzados para páginas, números y notas clave 18 consejos avanzados para páginas, números y notas clave¿Quieres ser más productivo en la suite iWork? Estos consejos avanzados ayudarán a cualquier usuario de Mac a crear mejores documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Lee mas .
La colaboración es fácil en Mac
Cuando trabaja con otras personas que necesitan participar en un documento, hoja de cálculo o presentación de diapositivas, Pages, Numbers y Keynote en Mac facilitan la colaboración.
Y para obtener más formas de trabajar con otros, consulte herramientas de colaboración que puede usar con Gmail Convierta Gmail en una poderosa herramienta de colaboración con estas aplicaciones¿Estás usando Gmail para la colaboración? Si lo desea, entonces estas herramientas y consejos de colaboración por correo electrónico son lo que necesitará. Lee mas o cómo puedes crear Google Maps colaborativo Cómo crear Google Maps colaborativo compartidoGoogle Maps le permite crear mapas personalizados y compartirlos. Aquí se explica cómo usar Google Maps para colaborar con otros. Lee mas .
Con su licenciatura en Tecnología de la Información, Sandy trabajó durante muchos años en la industria de TI como Gerente de Proyecto, Gerente de Departamento y Líder de PMO. Luego decidió seguir su sueño y ahora escribe sobre tecnología a tiempo completo.
