Haga que sus archivos PDF sean más accesibles y fáciles de leer con estos consejos

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Crear un PDF es una excelente manera de garantizar que su documento se lea tal como lo escribió. No importa qué dispositivo se esté utilizando La forma más fácil de compartir archivos y fotos con amigos desde cualquier dispositivoPero de las muchas aplicaciones de mensajería y servicios de redes sociales, ¿cuál ofrece la experiencia de usuario para compartir archivos más intuitiva teniendo en cuenta la velocidad y la seguridad? Lee mas , su archivo se presentará exactamente como espera.

Si desea que se lea su documento, es importante asegurarse de que sea fácil de leer. A menos que te tomes el tiempo para pulir tu trabajo 4 métodos para crear y editar archivos PDF gratisDe todos los tipos de archivos comunes que se encuentran en nuestro mundo informático, el PDF es probablemente uno de los más restrictivos, al mismo tiempo que está disponible para que todos lo usen (principalmente para leer) ... Lee mas , no hay garantía de que su audiencia le dé el debido respeto cuando esté en sus manos. Para una comunicación efectiva y clara, debe crear un documento claro y conciso.

Siga estos consejos y estará bien encaminado hacia un PDF de calidad profesional, listo para circular.

Asegúrese de que el documento esté etiquetado

Las etiquetas son una parte crucial para hacer accesible cualquier PDF. Es posible que no pueda verlos, pero son la información que utilizan las aplicaciones para decodificar el documento y presentarlo tal como está previsto. Es mejor verificar que el etiquetado esté habilitado antes de crear un PDF para que pueda estar seguro de que se verá exactamente como lo desea cuando otro usuario lo abra.

Si está creando un PDF con un programa como Adobe Acrobat, el etiquetado estará habilitado de forma predeterminada. Sin embargo, ese podría no ser el caso si estás usando Microsoft Word 10 Hacks simples de Microsoft Word que todos pueden hacerNuestro conocimiento sobre Microsoft Word se prueba cada vez que obtenemos un documento para trabajar. Cada pequeño consejo aprendido en el camino ayuda. ¿Qué tal diez trucos más para tu productividad diaria? Lee mas . Para verificar, dirígete a Acrobat Ribbon y selecciona Preferencias desde el Crear Adobe PDF sección: es posible que deba instalar Adobe Reader o Adobe Acrobat para ver esto.

Aquí, debes asegurarte de que Habilite la accesibilidad y el reflujo con Adobe PDF etiquetado está marcado Ahora, cuando cree un PDF en Word, use el Guardar como Adobe PDF opción en lugar de la funcionalidad básica que viene con la suite de Office.

Si su documento lo requiere, también puede etiquetarlo manualmente utilizando Adobe Acrobat. Sin embargo, en la mayoría de los casos, el etiquetado automático será suficiente.

Haga que su texto sea atractivo y legible

La tipografía es crucial para cualquier documento que tenga mucho texto, por lo que tiene mucho valor el tiempo que pasa formateando su PDF. Encuentre una fuente adecuada y legible Los 8 mejores sitios web de fuentes gratuitas para fuentes gratuitas en líneaNo todos pueden pagar una fuente con licencia. Estos sitios web lo ayudarán a encontrar la fuente gratuita perfecta para su próximo proyecto. Lee mas y quédatelo todo el tiempo. Un tipo de fuente sans serif es probablemente su mejor opción, ya que es el texto más fácil de leer.

Dado que puede confiar en el tipo de archivo PDF para mantener intacto su formato, utilice el tipo de negrita y cursiva. Si quieres llamar la atención sobre un pocas palabras en particular, hazlos en negrita - si es un pasaje largo que desea separar del resto de su documento, póngalo en cursiva.

Incluir imágenes según corresponda

Un extenso documento PDF que no contiene más que página tras página de texto desgastará rápidamente a los lectores. Las imágenes sabiamente seleccionadas pueden romper esa monotonía y hacer que sea más fácil para su audiencia obtener la información que está tratando de transmitir.

Por supuesto, esto no debe tomarse como causa para calzar las imágenes sin ton ni son, realmente tiene que ser algo que complemente su texto. Si una imagen no se ajusta a la factura, ¿por qué no intentar presentar parte de su información? como un cuadro o diagrama Cree diagramas y gráficos profesionales con estas 6 herramientas gratuitasLos diagramas y gráficos no son únicamente del dominio de los trabajadores de oficina y las personas en el mundo empresarial. Estas seis herramientas gratuitas en línea le brindan el poder de la visualización instantánea. Lee mas ? Con la debida consideración, eso agregará algo de variedad sin actuar como una distracción.

La clave aquí es que cualquier imagen que incluya debe agregar valor, o simplemente agregará hinchazón al documento general. No espere hasta que haya terminado de escribir el documento para hacer consideraciones como esta; en su lugar, piense en agregar interés visual mientras crea el archivo.

También vale la pena recordar que las imágenes pueden mostrarse incorrectamente y que algunos usuarios pueden usar un texto a voz 5 maneras de hacer que su computadora le lea documentos¿Puedes hacer que tu computadora te lea en voz alta? ¡Por supuesto! Pruebe estos métodos y herramientas de texto a voz en su PC. Lee mas programa para escuchar tu documento, en lugar de leerlo. Como tal, vale la pena agregar subtítulos concisos a cualquier imagen que use para asegurarse de que no se pierda el significado.

Elija colores que minimicen la fatiga visual

Una cosa que puede apagar inmediatamente un lector de su PDF es la fatiga visual. El texto negro sobre un fondo blanco puede ser bastante cansador de ver durante largos períodos de tiempo, por lo que puede valer la pena elegir un esquema de color menos rallado.

Afortunadamente, esto es algo que es muy fácil de solucionar. En Adobe Reader, navegue hasta Editar > Preferencias y seleccione el Accesibilidad categoría. Luego, marque la casilla marcada Reemplazar colores del documento y seleccione un conjunto de colores personalizados que le resulte más fácil de leer durante largos períodos de tiempo.

Si bien esta es una solución fácil cuando trabaja con documentos creados por otros, también es algo a tener en cuenta al crear sus propios archivos PDF Lo fácil que es leer podría ser la diferencia entre que tu trabajo no se lea y tus puntos se ingieran y entendido.

Conozca los métodos y dispositivos de transferencia

El acceso es un elemento clave de accesibilidad: si un usuario no puede tener en sus manos su archivo, no podrá leerlo. Hay dos puntos importantes a tener en cuenta cuando distribuye un PDF; a quién se envía y cómo van a leerlo.

La primera consideración variará caso por caso. Por ejemplo, si este es un proyecto para el trabajo, la mejor manera de distribuirlo es probablemente el sistema de mensajería interna preferido de su empresa. Si está buscando dirigirse a un público más amplio, podría valer la pena almacenamiento de archivos en línea como Dropbox Haga que Dropbox sea aún más sorprendente con estos atajos que ahorran tiempoSi ha confiado en Dropbox con sus archivos, también podría hacer todo lo posible para sacarle más provecho. Comience probando los increíbles atajos enumerados aquí. Lee mas para asegurarse de que cualquiera pueda acceder al documento.

El dispositivo en el que su lector va a ver el PDF también es importante. Si es solo su computadora, entonces hay un cierto grado de flexibilidad con respecto a cómo llevan el archivo a su lector de PDF elegido. Sin embargo, si quieren usar un eReader Haga que sus archivos PDF sean más eReader-Friendly con Briss Lee mas , podría no ser una tarea tan simple.

Sin embargo, si ese eReader es un Kindle, hay una manera particularmente fácil de transmitir su documento. Descubra la dirección de correo electrónico Enviar al Kindle del dispositivo dirigiéndose a Administre su contenido y dispositivos> Configuraciones > Configuración de documentos personales> Configuración de correo electrónico de envío a Kindle. Simplemente envíe el PDF por correo electrónico como un archivo adjunto a esa dirección, y estará disponible para su visualización en el Kindle.

¿Tiene un buen consejo para los usuarios que desean que sus documentos PDF sean accesibles? Háganos saber al respecto en la sección de comentarios a continuación.