4 consejos de productividad para Mac Mail que todos los profesionales deben saber

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Si usa una Mac en el lugar de trabajo, es probable que use la aplicación Correo para sus comunicaciones por correo electrónico. Esta utilidad macOS incorporada ofrece características flexibles que la convierten en una herramienta útil para profesionales.

Tal vez simplemente no haya tenido tiempo de explorar estas características o tal vez sea un nuevo usuario de Mac. De cualquier manera, esta lista de consejos de productividad profesional para Mail en Mac puede ayudarlo a configurar la aplicación para el éxito.

1. Use VIPs para su jefe o cliente

La función VIP de Mail (disponible en Mac y iOS) le brinda una excelente manera de detectar fácilmente los correos electrónicos de sus contactos más importantes. Debido a su buzón dedicado, esta es una manera conveniente de asegurarse de que siempre vea los mensajes de su jefe o cliente rápidamente.

Puede configurar sus VIP y luego darles sonidos de notificación personalizados. De esta manera, sabrá que un correo electrónico entrante es de un VIP, incluso si sus ojos están en otro lugar además de su pantalla.

Configurar un VIP en el correo

Designar un contacto o remitente de correo electrónico como VIP es tan simple como unos pocos clics:

1. Seleccione un correo electrónico en la aplicación de Correo del remitente que desea hacer un VIP.
2. Haga clic en su nombre en el encabezado del correo electrónico.
3. Escoger Agregar a VIP desde el menú contextual.

Una vez que haga esto, verá que ocurren algunos cambios de inmediato. Primero, el nombre de la persona en el encabezado del correo electrónico ahora tendrá una estrella al lado. Segundo, su nombre y correos electrónicos aparecerán en su VIPs buzón.

Configurar una notificación VIP personalizada

Si bien esta parte es opcional, puede ser bastante útil. Puede configurar un sonido de notificación personalizado para los correos electrónicos que llegan de aquellos en su lista VIP siguiendo estos pasos:

1. Hacer clic Correo > Preferencias desde su barra de menú y vaya a Reglas lengüeta.
2. Hacer clic Agregar regla.
3. Dale a tu regla un nombre y deja el Si se cumple [alguna / todas] de las siguientes condiciones ajustado a ninguna.
4. Para la condición, elija El remitente es VIP.
5. Para la acción, elige Reproducir sonido. Luego seleccione el sonido que desea usar en el cuadro a la derecha.
6. Hacer clic Okay. En el cuadro siguiente que le pregunta si desea aplicar la regla a los mensajes en su bandeja de entrada, puede elegir No aplicar.

Ahora, cuando su cabeza está abajo revisando un documento, sabrá cuándo llega un correo electrónico VIP solo por el sonido.

2. Crear grupos de correo electrónico para equipos o empleados

Si trabaja con un equipo de proyecto a diario o envía correos electrónicos a sus empleados con frecuencia, el uso de un grupo para esos contactos hace que sea fácil enviarlos a todos a la vez. Si bien debe usar la aplicación Contactos para crear su grupo, puede usar la aplicación Correo para enviarles sus correos electrónicos.

Crea tu grupo

Para comenzar, abra la aplicación Contactos en su Mac. Luego tiene un par de formas rápidas de crear su grupo:

• Hacer clic Expediente > Nuevo grupo desde la barra de menú o haga clic en el Signo de más que aparece junto a una de tus categorías de contactos como iCloud o Gmail. Nombra el nuevo grupo y presiona Regreso. A continuación, puede arrastrar contactos desde sus diversas ubicaciones a ese nuevo grupo.
• Seleccione todos los contactos que desee en el grupo. Puede hacer clic en el primero y luego mantener presionado Comando y haga clic cada uno adicional Luego seleccione Expediente > Nuevo grupo de selección en la barra de menú y nombra a tu grupo.

Crear un correo electrónico grupal

Una vez que haya configurado su grupo en la aplicación Contactos, enviarles un correo electrónico es muy fácil. Además, puede hacerlo en la aplicación Contactos o Correo.

En el Contactos aplicación, haga clic derecho en el grupo de correo electrónico y seleccione Enviar correo electrónico a [nombre del grupo]. La nueva ventana de mensajes en la aplicación de Correo se abrirá con ese grupo en el A campo.

En el Correo aplicación, comience a escribir el nombre de su grupo en el To campo. Cuando el grupo se muestre en la lista de sugerencias, haga clic en él.

Sea cual sea la forma en que crea ese correo electrónico grupal, este consejo hace que sea conveniente enviar correos electrónicos a varias personas a la vez, especialmente si envía mensajes a esas mismas personas con frecuencia.

3. Configurar reglas de correo para correos electrónicos de proyectos

Si configura el sonido de notificación personalizado para sus VIP como se mencionó anteriormente, entonces ya ha profundizado en el uso de reglas en la aplicación Correo. Pero puedes hacer mucho más con esos Reglas de correo para sus correos electrónicos 6 reglas de Apple Mail para tratar el correo electrónico por usted¿Abrumado por correo electrónico en tu Mac? Los filtros de Apple Mail facilitan concentrarse en los mensajes importantes y ocultar la basura. Lee mas que solo configurar sonidos de notificación.

Al configurar las reglas de correo para correos electrónicos relacionados con un proyecto, o incluso un tema en particular, puede hacer que la aplicación realice acciones automáticamente. Esta es una excelente manera de organizar su bandeja de entrada manteniendo mensajes similares juntos o marcando correos electrónicos de una manera particular para detectarlos rápidamente.

Mover correos electrónicos a una carpeta

Para este primer ejemplo, trasladaremos todos los correos electrónicos del Proyecto X al buzón del Proyecto X. Esto incluirá mensajes con la frase "Proyecto X" en el tema, así como los de los miembros del equipo del Grupo Proyecto X.

1. Hacer clic Correo > Preferencias desde la barra de menú y pasar a la Reglas lengüeta.
2. Hacer clic Agregar regla.
3. Dale un nombre a tu regla. Para nuestro ejemplo, lo llamaremos Project X Emails.
4. Deja el Si se cumple [alguna / todas] de las siguientes condiciones ajustado a ninguna para que capture cualquiera de las condiciones que establezca.
5. Para la condición, seleccione Tema en el primer cuadro desplegable, contiene en el segundo, y escriba "Proyecto X" en el cuadro de texto.
6. Haga clic en el Signo de más a la derecha para agregar otra condición.
7. Para la siguiente condición, seleccione El remitente es miembro del grupo en el primer cuadro desplegable y Proyecto X Group (el grupo que creamos anteriormente) en el segundo.
8. Para la acción, seleccione Mover mensaje en el primer cuadro desplegable y Proyecto X en el segundo
9. Hacer clic Okay, luego decida si desea que la nueva regla se aplique a su bandeja de entrada seleccionando No aplicar o Aplicar.

Marcar correos electrónicos con un color o una bandera

Tal vez no desee mover los correos electrónicos a una carpeta en particular, sino que podría detectarlos rápidamente en su bandeja de entrada. Para lograr esto, puede usar colores, banderas o ambos con las reglas de Correo.

Usando nuestro ejemplo del Proyecto X anterior, siga los pasos uno a siete para configurar sus condiciones. Cuando llegue al paso ocho para la acción, seleccione uno o ambos de los siguientes:

• Establecer un color: En el primer cuadro desplegable, seleccione Establecer color, en el siguiente elige Antecedentes o Textoy luego escoge un color en el tercero
• Marcar como marcado: En el primer cuadro desplegable, seleccione Marcar como marcado y en el siguiente elige el color de la bandera.

Continúe con el último paso haciendo clic Okay y si desea aplicar la regla a su bandeja de entrada.

Con este tipo de reglas configuradas, puede mover mensajes automáticamente o detectar esos correos electrónicos de proyectos de un vistazo en su bandeja de entrada.

4. Crear buzones inteligentes para correos electrónicos sin respuesta

Los buzones inteligentes en la aplicación de correo son como reglas, en cierto sentido. Agrega condiciones que se aplican a los correos electrónicos entrantes, pero en lugar de mover, marcar o reproducir sonidos, los buzones inteligentes contienen esos correos electrónicos.

Los correos electrónicos permanecen en sus bandejas de entrada originales, por lo que en realidad no abandonan esa cuenta de correo electrónico en particular. Sin embargo, también se muestran en el área de Smart Mailboxes en su propio buzón.

A medida que revisa las condiciones que puede aplicar a un buzón inteligente, es probable que encuentre las que le serán útiles. Pero un excelente ejemplo es un buzón para sus correos electrónicos sin respuesta. Si recibe toneladas de correos electrónicos cada día que requieren una respuesta, puede verlos en un solo lugar con un buzón inteligente.

Para configurar esto:

1. Hacer clic Buzón > Nuevo buzón inteligente desde la barra de menú y asigne un nombre a su buzón.
2. En el Contiene mensajes que coinciden [cualquiera / todos] de las siguientes condicionesrecoger todas. (Esto puede ser diferente para usted si usa el Smart Mailbox de manera diferente).
3. Para la condición, seleccione El mensaje no fue respondido a en el cuadro desplegable
4. Haga clic en el Signo de más a la derecha para agregar otra condición.
5. Para la siguiente condición, elija Fecha de recepción en el primer cuadro desplegable y luego seleccione es hoy en el segundo. (También puede elegir entre opciones como ayer, esta semana o la semana pasada según su preferencia).
6. Hacer clic Okay.

Con esta configuración de Smart Mailbox, puede revisarla al final de cada día para ver qué correos electrónicos no respondió, para que nunca pierda la oportunidad de responder.

Haz más con Mac Mail

Estos consejos de productividad para la aplicación Mail en Mac son solo el comienzo de las formas de usarla de manera más eficiente. También puedes echar un vistazo a algunos maneras de hacer de Mail un mejor cliente de correo electrónico de escritorio en general.

Pero si aún no está convencido y desea consultar otras opciones de correo electrónico, consulte por qué deberías usar Spark para administrar tu correo Mac y iOS Por qué debería usar Spark para administrar su correo en iPhone y MacSpark es una nueva generación de aplicaciones de correo electrónico, una que organiza y prioriza su correo por usted (y es gratis). Lee mas .