Cómo convertir archivos de texto delimitado a hojas de cálculo de Excel

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Llegará un momento en el que deberá manejar todo tipo de información almacenada en otros tipos de archivos y llevarla a Microsoft Excel. No puede huir de un archivo de texto siempre presente. Apuesto a que encuentras algunos de ellos todos los días.

Aquí hay algunos ejemplos cotidianos:

• Un análisis de Excel de las ventas o la información del producto almacenado en un archivo de texto.
• Intercambio de datos entre dos software diferentes (tal vez, desde una base de datos a una hoja de cálculo).
• Nombres, direcciones e ID de correo electrónico almacenados en un programa de correo electrónico (p. Ej. exportar desde Microsoft Outlook a Excel Cómo exportar contactos de Outlook a cualquier lugar¿Necesita exportar sus contactos de Outlook y no sabe por dónde empezar? Le mostramos cómo exportar desde Outlook e importar en su destino. Lee mas ).

Microsoft Excel le brinda todas las herramientas para conectarse a fuentes externas de datos. Hablemos de archivos de texto delimitados.

Este es un archivo de texto delimitado

Como puede ver, los nombres y apellidos, las empresas para las que trabajan y otros detalles están separados por comas. Esta archivo de texto delimitado por comas Es fácil de crear en cualquier editor de texto.

En este momento, no es útil. Lleve esto a una hoja de cálculo y podrá hacer un documento más profesional.

Por ejemplo, puede buscar fácilmente datos duplicados y eliminarlos. Entonces tú puedes use la hoja de cálculo para crear etiquetas y combinar correspondencia Cómo imprimir etiquetas con combinación de correspondencia en Microsoft Word y Excel¿Sigue utilizando copiar y pegar para crear etiquetas, tarjetas de identificación u otras comunicaciones masivas personalizadas? Mail Merge, una sencilla herramienta de automatización de Microsoft Office, le permitirá imprimir sus etiquetas en segundos. Lee mas si las direcciones también son parte de los datos.

La idea básica aquí es importar la información de un archivo de texto y dividir sus diversas piezas de información en columnas separadas y nombrar cada columna con un encabezado apropiado.

Veamos un archivo de texto delimitado con más detalle ...

Los 3 tipos diferentes de archivos de texto delimitado

Hay tres tipos comunes de archivos delimitados según la forma en que separa (delimita) cada valor. Se puede usar cualquier carácter para separar las entradas individuales en un archivo.

Por ejemplo: la tubería (|) o un espacio simple. Encontrará que estos tres son los tipos más comunes de separadores delimitados entre cada entrada de texto.

1. Valores Separados por Comas.
2. Valores separados por tabuladores.
3. Valores separados por dos puntos.

El delimitador de texto mantiene cada valor separado del siguiente. Cualquier valor que sigue al delimitador y precede a la próxima aparición del delimitador se importa como un valor. Recuerde que el valor entre el delimitador asignado puede tener otro carácter delimitador, pero necesita una comilla (") o un apóstrofe (‘).

¿Confuso? No tanto. Veamos cómo con un ejemplo:

En un archivo de texto con nombres de ciudades y estados, puede haber algunos valores como "Albany, NY".

Microsoft Excel puede leer la coma (,) entre las dos palabras como delimitador. Para tratar los nombres de ciudades y países como un valor e importarlos a una celda de Excel tenemos que usar comillas dobles o un apóstrofe como calificador de texto. Si no se especifica ningún carácter como calificador de texto, "Albany, NY" se importa en dos celdas adyacentes como Albany y NY.

En resumen, para retener cualquier valor en una columna exactamente como es, puede encerrar el valor entre comillas o un apóstrofe.

Como veremos a continuación, Microsoft Excel le brinda un control completo sobre el proceso de importación y un panel de Vista previa para ver el formato de los datos antes de que llene las celdas.

Convertir de un archivo de texto delimitado a una hoja de cálculo

Hay muchos convertidores en línea Cómo convertir cualquier formato de archivo en línea con herramientas gratuitasSi necesita convertir un archivo, esta es la lista definitiva de sitios a los que debe recurrir. Lee mas que puede tomar un archivo de texto CSV sin procesar y escupir una hoja de cálculo XLS. Zamzar y Convertio Son dos excelentes herramientas.

Pero no necesita buscar un convertidor en línea porque Microsoft Excel tiene una función nativa que hace el trabajo mucho mejor.

Tomemos un archivo CSV de muestra y recorramos los pasos para convertir archivos de texto delimitados en hojas de cálculo. La captura de pantalla anterior de una mezcla de valores separados por comas en un archivo de Bloc de notas es un buen ejemplo.

Microsoft Excel puede ayudar a convertir esta confusión confundida en filas y columnas ordenadas. Luego puede trabajar en él y convertirlo en un informe bellamente formateado o prepararlo para imprimir.

Hay tres formas de llevar datos a una hoja de cálculo de Excel desde un archivo CSV. Comience con el fácil primero.

Método 1: la importación automática

1. Haga clic en el Expediente pestaña, luego haga clic Abierto.

2. Seleccione el archivo CSV que desea abrir. Microsoft Excel abre el archivo de texto automáticamente y muestra los datos en un nuevo libro de trabajo.

Esta es la ruta más directa (y más rápida) para abrir un archivo CSV. Microsoft Excel utiliza la configuración de formato de datos predeterminada para leer e importar cada columna de datos. Pero la importación automática no le brinda la flexibilidad que desea.

Entonces, veamos la segunda forma que usa un asistente.

Método 2: Restaurar el Asistente de importación de texto

El Asistente de importación de texto le permite controlar la estructura de los datos que desea importar. Se inicia automáticamente cuando importa archivos de texto (es decir, un archivo con una extensión TXT).

Abra Microsoft Excel y busque un archivo de texto (o cambie la extensión del archivo CSV a TXT).

Microsoft ocultó el antiguo Asistente de importación de texto en Excel 365 y 2016 (versión 1704 en adelante). Pero puede recuperar el asistente de importación de texto desde las Opciones de Excel.

1. Ir Archivo> Opciones> Datos.

2. Desplácese hacia abajo hasta Mostrar asistentes de importación de datos heredados sección.

3. Para importar archivos de texto o CSV, seleccione De texto (legado). Hacer clic Okay para cerrar las opciones.

4. Ahora, puede usar el asistente de la cinta de opciones. Ir Datos> Obtener datos> Asistentes heredados> Desde texto (heredado). Busque y abra el archivo CSV que desea importar.

Use este proceso de tres pasos para controlar el formato de los datos.

Paso 1

Así es como se ve el Asistente de importación de texto en el primer paso.

Seleccione Delimitado - Cuando los elementos en el archivo de texto están separados por tabulaciones, dos puntos, punto y coma, espacios u otros caracteres.

Seleccione Ancho fijo - Cuando todos los elementos tienen la misma longitud y están perfectamente estructurados en columnas separadas por espacios.

A veces, los datos sin procesar pueden tener una fila de encabezado. Por ejemplo: ["first_name", "last_name", "company_name", "address", "city", "county"].

Utilizar Comience a importar en la fila para seleccionar la fila desde donde comenzará la importación.

los Origen del archivo se puede dejar en su valor predeterminado para la mayoría de los casos.

los Avance muestra los valores tal como aparecerán cuando se delimiten en columnas en la hoja de trabajo.

Hacer clic próximo.

Paso 2

Elegir la Delimitadores para su archivo (coma, en nuestro caso). Para algún otro personaje, marque Otro e ingrese el personaje en el pequeño campo. los Vista previa de datos La ventana le permite ver los datos en columnas.

Selecciona el Tratar delimitadores consecutivos como uno marque esta casilla si sus datos contienen un delimitador de más de un carácter entre los campos de datos o si sus datos contienen múltiples delimitadores personalizados.

Por ejemplo, esto le ayuda a manejar archivos que pueden tener un espacio adicional antes o después de otro delimitador. Puede ayudar a identificar el espacio como otro delimitador y marcar esta casilla.

Utilizar el Calificador de texto desplegable para seleccionar el carácter que encierra los valores en su archivo de texto. Hablamos anteriormente de cómo un calificador de texto puede ayudarlo a importar algunos valores en una celda en lugar de en otros.

Utilizar el Vista previa de datos ventana para verificar la apariencia.

Haga clic en próximo.

Nota: La pantalla del asistente cambia al importar datos de ancho fijo.

los Vista previa de datos La ventana puede ayudarlo a establecer los anchos de columna. Use la barra superior de la ventana para establecer un salto de columna representado por una línea vertical. Arrastre un salto de columna para aumentar o disminuir el ancho. Haga doble clic en un salto de columna para eliminarlo.

En un archivo de ancho fijo, no se utilizan delimitadores para separar los valores en el archivo. Los datos se organizan en filas y columnas, con una entrada por fila. Cada columna tiene un ancho fijo, especificado en caracteres, que determina la cantidad máxima de datos que puede contener.

Paso 3

Las ventanas de Vista previa se vuelven más importantes en esta pantalla porque puede ajustar con precisión el formato de datos que entra en cada campo con Formato de datos de columna. De manera predeterminada, Microsoft Excel importa datos en el formato General. Seleccione la columna en la ventana de vista previa y configure el formato apropiado.

Por ejemplo, puede seleccionar ...

• Texto para los campos de texto.
• Fecha y el formato de fecha para cualquier columna que contenga fechas.
• General para convertir monedas al formato de moneda Excel.

Utilizar el Avanzado botón para especificar el tipo de separadores decimales y de mil lugares para datos numéricos.

Por ejemplo, si desea mostrar 100,000 como 1,00,000. Excel muestra los números según el formato establecido en la configuración regional de su computadora.

Hacer clic Terminar. Una final Datos de importacion cuadro de diálogo emergente.

No te preocupes demasiado por eso ahora. Le ofrece algunas opciones para insertar los datos en la hoja de cálculo o crear una conexión con una base de datos externa. Insertar los valores delimitados por texto como una tabla en la hoja de trabajo actual es la configuración predeterminada.

El método antiguo "antiguo" sigue siendo la mejor manera de hacerlo cuando su archivo CSV es simple. Si no, ahora hay un nuevo método que puede ajustarse a la factura para cualquier necesidad de importación de texto.

Método 3: use Obtener y transformar datos

La pestaña Datos incluye todas las herramientas que necesitará para recopilar datos externos y hacer que se comporte de la manera que lo desee. Por ejemplo, puede crear un informe de tabla dinámica y actualizarlo cada vez que cambien los datos externos.

Es una exageración para los archivos CSV simples, pero sigamos adelante y veamos cómo incorporar columnas de datos delimitados a Excel.

1. Abra un libro de trabajo en blanco.

2. Ve a la Datos pestaña en la cinta de opciones. Luego haga clic en la pequeña flecha desplegable debajo de Obtener datos botón (en el Obtener y transformar datos grupo). Escoger Desde archivo> Desde texto / CSV.

3. En el Importar archivo de texto cuadro de diálogo, busque la ubicación en su escritorio y seleccione el archivo de texto CSV que desea importar. El Asistente de importación de texto se muestra perfectamente con las opciones que ahora puede seleccionar.

Como puede ver, puede cambiar la codificación de caracteres y la elección del carácter delimitado o ingresar un delimitador personalizado.

Excel calcula el delimitador analizando los primeros cientos de filas del conjunto de datos de forma predeterminada. Puede cambiar esto y dejar que Excel también funcione con todo el conjunto de datos. No se recomienda si tiene millones de registros para importar.

4. Haga clic en el Carga botón para importar sus datos en una nueva hoja de trabajo bonita.

5. Cada vez que importa datos en Excel, se crea una conexión de datos. Puede ejecutar consultas y conectar la hoja de trabajo a la fuente externa. Cualquier cambio en los datos de origen originales se actualizará automáticamente en la hoja de Excel.

6. Puede cancelar esta conexión yendo a Datos> Consultas y conexiones para abrir el panel lateral.

Haga clic derecho y elija Eliminar. O bien, pase el cursor sobre el nombre del archivo de la fuente de datos y presione Eliminar en la ventana que aparece Si está seguro, haga clic en Eliminar de nuevo.

La transformación de los datos está más allá del alcance de este tutorial. Entonces te dirigiré a Microsoft Comenzando con Get & Transform en Excel página de soporte para más ayuda.

Los muchos usos de los archivos delimitados en Excel

¿Necesita separar una lista de nombres y apellidos y prepararlos para imprimir? Convierta el archivo de texto delimitado a Excel. Puede importar o exportar hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas. Y los archivos delimitados son compatibles en casi todas partes. Use Excel como un ahorro de tiempo 14 consejos para ahorrar tiempo en Microsoft ExcelSi Microsoft Excel ha consumido gran parte de su tiempo en el pasado, permítanos mostrarle cómo recuperarlo. Estos simples consejos son fáciles de recordar. Lee mas con las técnicas anteriores y los consejos a continuación o aprenda Cómo extraer un número o texto de Excel.