Cómo crear su plantilla personalizada de termómetro para recaudar fondos de Excel

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¿De vacaciones? ¿Corriendo una maratón? ¿Construyendo el depósito de la casa de tus sueños? Lleve un registro de su objetivo financiero 10 plantillas de hojas de cálculo increíblemente útiles para organizar tu vida¿Es su vida un desastre de plazos perdidos, compras olvidadas y compromisos incumplidos? Parece que necesita organizarse. Lee mas con un gráfico de termómetro de Excel. Es una forma simple y efectiva de rastrear una sola variable, y una que puede comparte con tu equipo Visualice sus datos y haga que sus hojas de cálculo sean fáciles de usar con un panel de ExcelA veces, un formato de hoja de cálculo simple no es lo suficientemente atractivo como para que sus datos sean accesibles. Un panel de control le permite presentar sus datos más importantes en un formato fácil de digerir. Lee mas , pareja, amigos, o simplemente mantente solo. ¡Deja que tu propio progreso te inspire a hacer más!

Construiremos en Excel 2013, pero debería poder seguir junto con versiones anteriores sin problemas. Este tutorial explicará cómo hacer un gráfico de termómetro básico con un porcentaje general y el total general de la meta establecida. Luego veremos cómo

use las funciones SUMA y SUMARGAS 4 funciones de búsqueda de Excel para buscar hojas de cálculo de manera eficienteBuscar una gran hoja de cálculo de Excel no siempre es fácil. Use fórmulas de búsqueda para ahorrar tiempo y buscar hojas de cálculo de manera eficiente. Lee mas para seguir nuestro progreso durante un período específico.

Configuración de hoja de cálculo

Antes de construir nuestro termómetro, necesitamos establecer nuestra meta. En este caso, recaudo fondos de la oficina virtual de MakeUseOf para nuestro tan esperado viaje de trabajo en equipo a Andorra, pero puede utilizar sus propios objetivos y marcadores financieros.

Abra Excel 2013 y abra una nueva hoja de trabajo. Para esta parte del tutorial, solo usaremos dos columnas: una para meses y otra para la cantidad depositada. El mío se ve así:

Notarás el objetivo, total, y porcentaje celdas debajo de nuestra mesa. Aquí es donde crearemos las fórmulas para nuestro termómetro.

En la celda B20 deberás escribir = suma (B5: B16), utilizando el equivalente para la posición de su mesa. Esta fórmula nos da el total de los números en la columna B. Una vez que haya establecido su total actual, podemos calcular su progreso como porcentaje utilizando otra fórmula muy básica.

En la celda B21 voy a escribir = B20 / B19 y presione enter. Te dará una cantidad decimal. Podemos cambiar esto fácilmente a nuestro formato deseado (porcentaje) haciendo clic derecho en la celda en cuestión y seleccionando Formato de celdas. Esto debería abrir inmediatamente el cuadro de contexto Formato de celdas en la pestaña de números. Cambia la categoría a porcentajey presiona OK. Su hoja de trabajo ahora debería ser similar a esto:

Configuración del termómetro

Ahora nos hemos ocupado de la tabla, el total y el porcentaje, y configurar nuestras fórmulas Mini tutorial de Excel: uso de funciones avanzadas de conteo y adición en ExcelContar y agregar fórmulas puede parecer mundano en comparación con las fórmulas de Excel más avanzadas. Pero pueden ayudarlo a ahorrar mucho tiempo cuando necesita recopilar información sobre los datos en su hoja de cálculo. Lee mas , podemos centrarnos en el termómetro.

Dirigirse a Insertar> Columna> Columna 2D> Columna de clúster. Esto abrirá un cuadro vacío al lado de nuestra mesa. Agregar datos al gráfico Cómo usar una tabla dinámica de Excel para el análisis de datosLa tabla dinámica es una de las herramientas más potentes del repertorio de Excel 2013. Se usa con frecuencia para el análisis de grandes datos. Siga nuestra demostración paso a paso para aprender todo al respecto. Lee mas utilizando Seleccionar datos. Seleccione la celda que contiene el porcentaje de su total. Para mí, esta es la celda B21. Presione OK para completar el gráfico y llegará a esta pantalla:

Ahora podemos retirar el gráfico. Haga clic derecho en el título del gráfico y elimine. Haga lo mismo para el título de la columna y las líneas horizontales. Haga doble clic en el eje y (porcentajes) para abrir el cuadro de diálogo. Desde aquí puede cambiar los límites mínimo y máximo del gráfico a 0.0 y 1.0, respectivamente. Mientras estás aquí, desplázate hacia abajo y selecciona Números. Cambia los decimales a 0.

Haga clic derecho en la columna y seleccione Formato de serie de datos. Ajustar el Anchura de rendija a 0. Esto asegurará que su columna llene el área del gráfico, en lugar de tratar de esconderse en la esquina. Ahora puede reducir el gráfico a un tamaño más parecido a un termómetro. Finalmente, regresa a la Insertar pestaña, seleccione formasy encuentra un bonito óvalo. Dibuje un óvalo y agréguelo a la parte inferior del gráfico del termómetro, luego cambie el tamaño del área del gráfico. Debe quedar bien alrededor de la campana del termómetro, así:

¡Lo hicimos! Puede cambiar su termómetro a rojo haciendo clic derecho y alterando color de relleno.

Ampliando su termómetro

Si está rastreando una gran cantidad de dinero durante un período prolongado de tiempo, puede ser útil recordar qué días ha recaudado más efectivo. Esto puede ser especialmente útil para campañas de caridad: puede analizar lo que su equipo hizo de manera diferente en esas ocasiones y vincularlo a su próximo evento de recaudación de fondos.

Primero vamos a alterar nuestra tabla de datos Mini tutorial de Excel: utilice la lógica booleana para procesar datos complejosLos operadores lógicos IF, NOT, AND y OR pueden ayudarlo a pasar de un novato de Excel a un usuario avanzado. Explicamos los conceptos básicos de cada función y demostramos cómo puede usarlos para obtener los máximos resultados. Lee mas . Necesitamos una tabla más detallada, incluidas las fechas. También incluiremos nombres, porque rastrear a nuestros donantes es divertido. No voy a detallar la transformación de una mesa pequeña a una mesa grande, pero debería terminar con una tabla similar a la siguiente. Te mostraré cómo obtener este formato de tabla ordenado en un momento.

Recuerde: necesita columnas separadas para la fecha y la cantidad recibida. De esta manera, podemos monitorear cada variable. También necesitaremos establecer un rango dinámico con nombre. Los rangos con nombre son útiles para darnos el poder de un conjunto de celdas sin tener que estar constantemente actualiza nuestras fórmulas ¿Necesita ayuda con las fórmulas de Excel? 7 recursos para consultarExcel es el estándar de oro de la hoja de cálculo. Si necesita usar Excel y aún así tiene que familiarizarse con él, estos recursos le presentarán rápidamente los conceptos básicos y más. Lee mas . Podemos solicitar automáticamente a nuestra fórmula que tenga en cuenta cualquier adición a nuestra tabla.

Rango dinámico con nombre

Para facilitarnos las cosas más adelante, he convertido nuestra tabla básica en una oficial. Haga esto seleccionando toda el área de su mesa. Selecciona el Insertar pestaña, y deberías ver inmediatamente Mesa. Selecciona OK. Has creado una tabla de búsqueda, con encabezados. ¡Los encabezados serán útiles más tarde!

Recuerda nuestro Objetivo, total, y Porcentaje células de antes? Ahora podemos vincular nuestra tabla a nuestro total. En tus total celda, entrada = SUMA (Tabla1 [Cantidad]). Esta fórmula le pide a la celda que totalice la columna Cantidad. los Porcentaje todavía se puede encontrar información dividiendo el total por el objetivo, y todavía está vinculado a nuestro termómetro.

Seleccione el contenido de su Cantidad columna. Para mí eso es C26:C38. Selecciona el Fórmulas pestaña y ubicar Gerente de nombre. Hacer clic Nuevo. Nota la Se refiere a caja. Si tuvieras el Cantidad columna seleccionada, = Tabla1 [Cantidad], debería aparecer. Necesitamos agregar a esta fórmula:

OFFSET (Sheet1! $ C $ 1,0,0, COUNTA (Sheet1! $ C: $ C), 1)

Cada vez que agrega un valor a la Cantidad columna, su total aumentará automáticamente.

Su fórmula debe ser muy similar a esta:

= Tabla1 [Cantidad], OFFSET (Hoja1! $ C $ 1,0,0, COUNTA (Hoja1! $ C: $ C), 1)

Puede que tenga que adaptar la letra de la columna; aqui esta C.

Agregar fechas usando SUMIFS

SUMIFS es una fórmula poderosa que nos permite correlacionar información de dos o más fuentes. Vamos a usar SUMIFS para averiguar cuántas donaciones tomamos dentro de un período de 14 días, entre dos fechas específicas. Así se verá el producto final:

Ingrese su requerido fecha de inicio. Para mí, esta es la celda B10. En la celda B11, escriba = B10 + 14. Excel insertará automáticamente la fecha por usted y la actualizará según la celda B10. Ajuste el período de tiempo alterando +14 a cualquier número que necesites.

La celda B12 contendrá nuestra fórmula SUMIFS. En la celda, escriba:

= SUMINISTROS ($ C $ 26: $ C $ 95, $ A $ 26: $ A $ 95, "> =" & $ B $ 10, $ A $ 26: $ A $ 95, "<=" & $ B $ 11)

Whoah, eso es un montón de números, ¿qué hacen? ¡Te mostrare!

• $ C $ 26: $ C $ 95: El rango de celdas que queremos incluir. Le pedí que incluyera la celda C95, en caso de que nuestras donaciones se extiendan tanto.
• $ A $ 26: $ A $ 95, "> =" y $ B $ 10: Le dice a SUMIFS que verifique la columna A para cualquier fecha sobre o después
• $ A $ 26: $ A $ 95, "<=" & $ B $ 11: Le dice a SUMIFS que verifique la columna A para cualquier fecha en o antes

La celda B12 ahora debería expresar el valor de las donaciones recibidas entre las fechas especificadas.

Redondeo

Hemos logrado algunas cosas buenas hoy. Usó fórmulas básicas, editó el área y el eje del gráfico, creó tablas, aprendió acerca de los rangos dinámicos con nombre y probó el increíble poder de SUMIFS.

Aunque, como suele decir mi amigo, SUMIFS es simplemente el SUMPRODUCTO de un hombre pobre; pero esa es otra historia de Excel, para otro día.

¿Rastreando tu causa caritativa? ¿Espero que esto haya ayudado? ¿Qué fórmula o función de Excel le gustaría que MakeUseOf le explicara? Háganos saber a continuación!

Créditos de imagen: termómetro a través de Shutterstock