Aquí está la solución de clasificación de correo electrónico más decisiva que necesitará

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Ya sea que use Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail o cualquier otra cosa, el correo electrónico es correo electrónico y, tarde o temprano, su bandeja de entrada se inunda. Pero un sistema de clasificación simple se asegurará de que nunca sienta que está fuera de control y que siempre esté al tanto de sus mensajes.

¿Alguna vez intentó aplicar trucos de la lista de tareas a su bandeja de entrada de correo electrónico? Yo hice. La mayoría de las veces, no funcionan. Lo que no entendemos acerca de la diferencia entre el correo electrónico y las listas de tareas es que las tareas solo requieren una acción suya, mientras que los correos electrónicos se tratan de comunicarse con las personas.

Pero la modificación de un sistema de productividad popular es la respuesta para dominar el aluvión constante de correos electrónicos. La matriz del presidente de los EE. UU., Dwight Eisenhower, para ordenar las tareas también es maravillosamente efectiva para ordenar los correos electrónicos, si los modifica correctamente.

Matriz Eisenhower modificada para correos electrónicos

los Eisenhower Matrix es cómo clasificó su lista de tareas en cuatro cuadrantes, lo que lo ayudó a determinar qué tarea debería hacer a continuación. La matriz básica se ve así, y la vamos a mantener intacta:

Clasificará cada correo electrónico en uno de estos cuatro cuadrantes. Los cuadrantes dictarán qué hacer con ese correo electrónico y cuándo actuará en consecuencia. Olvídate de la "bandeja de entrada cero", solo nos vamos a concentrar en hacer las cosas.

Es mejor combinar la matriz con carpetas en Outlook o usa las etiquetas de Gmail para domar tu bandeja de entrada Redescubre las etiquetas de Gmail y finalmente domestica tu bandeja de entradaHay muchos trucos para lidiar con la sobrecarga de correo electrónico, pero hay uno justo debajo de tus narices que tal vez no estés usando: buenas etiquetas antiguas de Gmail. Lee mas . Por lo tanto, cada cuadrante tendrá su propia etiqueta / nombre de carpeta y quizás también su propio color.

Hagas lo que hagas, no cambies el nombre de estos cuadrantes. Por lo tanto, sus carpetas o etiquetas tendrán solo estas cuatro categorías:

• Importante y urgente
• Importante (no urgente)
• Urgente (no importante)
• No es importante ni urgente

¿Qué es "urgente"?

Es fácil identificar qué es "importante": es una llamada subjetiva que podemos tomar fácilmente, dependiendo de nuestras prioridades. Pero "urgente" muestra una imagen de un cálculo basado en el tiempo, y eso desalienta a la gente.

Relájate, no entres en pánico. "Urgente" aquí va a significar lo que quieras que signifique. Si tiene un día ocupado sin un solo momento libre, entonces "Urgente" adquiere un nuevo significado. Si tiene un día lleno de reuniones, entonces "Urgente" adquiere otro significado. Que sea flexible; de hecho, es importante que sea flexible.

A varios expertos en productividad les gusta poner un límite de tiempo a la columna "urgente" de la matriz de Eisenhower, pero no es viable dado que las necesidades de vida y trabajo basadas en el tiempo siguen cambiando.

No existe una fórmula mágica o un límite de tiempo establecido para definir "Urgente". Lo sabrás cuando lo veas. No es una palabra difícil de entender, así que no lo pienses demasiado.

Manténgalo simple, no tenga "reglas de cuadrante"

Tentarás a asociar una acción con tu cuadrante. Por ejemplo, Bryan Lee de Tutum usa el sistema y ha puesto una acción específica para cada cuadrante, como "Decidir cuándo hacerlo" para "Importante pero no urgente" y "Delegarlo" para "Urgente pero no importante".

Resiste eso. Hay dos problemas con esto.

Primero, estas "reglas de acción" terminan sesgando la forma de etiquetar un correo electrónico. Si sabe que tiene que actuar en un correo electrónico en este momento pero no tiene tiempo para hacerlo, encontrará que su cerebro lo engaña para que lo clasifique incorrectamente.

Segundo, un cuadrante no siempre tiene la misma acción. Delegar una tarea no siempre será una opción. "No es urgente ni importante" no significa que tenga que eliminarlo, aún puede necesitar ese correo electrónico más tarde.

En cambio, confíe en la matriz de Eisenhower y confíe en su propia capacidad para hacer las cosas. Un sistema de productividad excesivamente complicado y específico es uno con el que terminará volcando la regla de productividad de tres golpes El sistema 3-Strike: cómo priorizar su lista de tareas¿No estás pasando por tu lista de tareas? El problema podría no ser su productividad, sino sus prioridades. Aprendamos a priorizar la lista de tareas y hacer las cosas. Lee mas . Los nombres de estos cuadrantes en realidad le dan una buena idea de lo que se trata un correo electrónico, y podrá tomar la decisión correcta en consecuencia.

Una regla de oro: no seguir adelante sin etiquetar

La idea es ordenar tus correos electrónicos sin piedad ¿No puede posponer el correo electrónico todas las mañanas? Prueba este ritual en su lugarComenzando el día, el correo electrónico se anula regularmente, a pesar de que la mayoría de nosotros lo hacemos. ¿Es tan malo consultar el correo electrónico después de despertar? Lee mas e implica un acto de autodisciplina: no puede pasar al siguiente correo electrónico sin etiquetar el que está leyendo.

Esto es critico. Cada vez que abre un correo electrónico, absolutamente tiene que ordenarlo. No te permitas consultar el siguiente correo si no has clasificado este en un cuadrante.

Como hemos discutido antes, no ordenar u ordenar mal es la razón por la cual su aplicación de productividad no funciona 5 razones por las que tu aplicación de tareas pendientes te hace menos productivo¿Renunciar a sus listas de tareas? Su problema no es su ambición o la aplicación de planificación de tareas que utiliza. El problema está en cómo está utilizando su lista de tareas en general. Lee mas . Necesita acertar el paso de clasificación, y luego todo lo demás encaja.

Cómo atacar tus correos electrónicos

Aquí está la belleza de esto: una vez que su bandeja de entrada esté ordenada, en realidad no necesitará muchos consejos sobre cuándo y cómo debe abordar su correo electrónico. Para las cosas urgentes e importantes, terminará abordando el tema en el momento en que tenga algo de tiempo libre.

Por todo lo demás, como Andy Mitchell de ActiveInbox le dijo a MakeUseOf Cómo lidiar con la sobrecarga de la bandeja de entrada y las listas de tareas en los correos electrónicosEl correo electrónico no es solo comunicación, también dicta en gran medida tu lista de tareas pendientes. Hablemos de los mejores consejos para vincular la bandeja de entrada a nuestra productividad con Andy Mitchell, el fundador de ActiveInbox. Lee mas ,

Elija puntos de baja energía en su día (como esa media hora de sueño después del almuerzo) y suéltelos en su bandeja de entrada para ampliarlos.

Si ya está priorizado, es fácil hacer las cosas sin perderse un elemento imprescindible.

Al final de cada día, actúe en todos sus correos electrónicos ordenados, incluso desde la aplicación de su teléfono inteligente. Confía en mí, una vez que ya está priorizado, lo superas en la mitad del tiempo que tardas en lo contrario.

¿Es esto fácil o difícil?

Personalmente, considero que el método Eisenhower Matrix para ordenar correos electrónicos es el más fácil que he usado. De hecho, ha hecho que mi bandeja de entrada sea mucho más manejable para mí y no me he perdido nada por eso.

¿Crees que este sistema es fácil de implementar o te resultaría difícil? ¡Dinos por qué!

Créditos de imagen: Hola Paul Studios / Flickr