Cómo organizar tu Google Drive como un profesional

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Google Drive puede ser una productividad fantástica y herramienta de colaboración. Sin embargo, una vez que empiezas a usarlo mucho, puede ser difícil mantener todo organizado. Afortunadamente, Google previó este problema y facilitó la búsqueda de lo que estaba buscando y se aseguró de no volver a perderlo.

1. Configuración básica de Google Drive y adición de archivos

Al igual que los exploradores de archivos estándar, Google Drive le permite organizar sus archivos en carpetas, lo cual es útil si está trabajando en varios proyectos distintos. Lo que lo hace un poco más complejo es que sus archivos pueden originarse en hasta tres fuentes diferentes, enumeradas en la barra lateral debajo de drive.google.com: Mi unidad, Comparte conmigoy Fotos de Google.

Si está buscando un archivo, podría estar en cualquiera de esas categorías, lo que dificulta la búsqueda de un archivo. Para hacerlo más fácil, puede agregar cualquier archivo o carpeta a su propia unidad. Si hace clic y arrastra un archivo a su unidad, eso elimina el archivo de su ubicación actual y lo reubica en su unidad.

Para evitar confundir a otras personas haciendo desaparecer sus archivos y carpetas, use el Agregar a mi unidad opción desde el menú del botón derecho. Agregar un archivo a su unidad esencialmente agrega un acceso directo al archivo o carpeta al nivel superior de su unidad. De esa manera, puede encontrarlo más rápido, pero no tiene que moverlo fuera de su ubicación original,

2. Ordenar por diferentes factores

Este es realmente básico, pero vale la pena explicarlo porque no está claro de inmediato dónde encontrar esta opción. los Ordenar opciones El botón está en el lado derecho de la barra de herramientas y muestra las letras A y Z entre dos flechas. Haga clic en ese icono y se le dará la opción de ordenar por nombre, última fecha de modificación, última fecha de modificación por mí y última fecha de apertura por mí.

Parece extremadamente simple, ¡pero puede ser extremadamente útil!

3. Seleccionar archivos más rápido

Otro consejo muy simple, pero ¿sabías que puedes MAYÚS + clic o hacer clic y arrastrar seleccionar múltiples archivos en Google Drive?

Algunos servicios en línea no admiten esta funcionalidad, pero Google Drive sí, y le permite seleccionar archivos y realizar operaciones por lotes en ellos mucho más rápido, que si hubiera intentado hacer cambios en cada uno individualmente.

4. Usar herramientas de búsqueda avanzada

Buscar un archivo usando la barra de búsqueda en la parte superior de la pantalla es definitivamente la mejor manera de encontrar algo que has perdido, y usar las herramientas avanzadas que están a solo un par de clics lo hará aún más eficaz.

Cuando haga clic en la barra de búsqueda, verá que puede hacer clic en cualquier tipo de archivo para limitar su búsqueda a ese tipo de archivo. Cuando haga clic en él, aparecerá "tipo: [tipo de archivo]" en la barra de búsqueda, y verá una lista de todos esos tipos de archivos que tiene en su Drive. Desplazarse por esta lista es un buen lugar para comenzar a buscar.

También puede ingresar “[su término de búsqueda] tipo: [tipo de archivo]” para buscar un documento, hoja de cálculo, PDF, presentación u otro tipo de archivo para que su búsqueda sea más rápida.

Además de buscar por tipo de archivo, puede hacer clic en Más herramientas de búsqueda. en la parte inferior del menú de selección de tipo de archivo para obtener acceso a opciones de búsqueda más avanzadas, como fecha de modificación, palabras contenidas en el archivo, propietario y compartidas con.

Estas opciones serán de gran ayuda para las personas que almacenan una tonelada de archivos en Google Drive, especialmente si mantiene muchos tipos de archivos diferentes (estudiantes que usan Google Drive 7 nuevas características de Google Drive que todo estudiante debe saberLa escuela está en sesión y Google está listo para facilitar las cosas a los estudiantes con Google Drive. Se han introducido nuevas características y se han perfeccionado las antiguas. Tenemos los detalles Lee mas puede encontrar estas herramientas útiles).

5. Usa colores y estrellas para crear categorías

Puede crear jerarquías complejas de carpetas, pero a veces es más fácil tener un sistema más visual. Al hacer clic derecho en una carpeta, puede seleccionar Cambiar el color y seleccione un nuevo color para la carpeta.

En lugar del gris estándar (y más bien poco inspirador), ahora tendrá una carpeta de colores brillantes que podrá encontrar entre las masas de otras carpetas en su Drive.

También puede destacar elementos seleccionando Agregar estrella en el menú contextual, y cada archivo y carpeta que hayas destacado aparecerá cuando hagas clic Sembrado de estrellas en el menú de la izquierda.

Es como usar estrellas en Gmail, si está familiarizado con esa práctica.

6. Vista previa de documentos para escanearlos rápidamente

Si no está seguro de cómo se llama su documento, o simplemente desea un recordatorio rápido de lo que hay en un archivo, puede hacer un buen uso del botón de vista previa: está en la barra de menú en la parte superior y parece un ojo.

Haz clic en un archivo, presiona el botón de vista previa y verás rápidamente lo que hay en el archivo y te recordarás lo que contiene. No es tan rápido como el rayo, pero podría ser más rápido que abrir el archivo en una nueva pestaña para ver si es el que está buscando.

Si solo necesita una mirada muy pequeña a su documento, puede usar la vista de cuadrícula para ver miniaturas de cada documento en su unidad (el Vista en cuadrícula el botón está al lado del Ordenar opciones botón en la barra de herramientas).

Probablemente no sea tan útil como la vista de lista, pero saber que está allí podría ahorrarle algo de tiempo si se encuentra con una situación en la que podría ayudar.

7. Revisar revisión y editar historiales desde mi unidad

Un clic derecho rápido puede mostrarle quién realizó las revisiones y cuándo las hizo en cualquier documento, incluso si no se trata de un documento de Google. (En esta imagen, estoy usando esto en un PDF, ¿sabías que Google Drive también ideal para trabajar con archivos PDF 10 consejos para hacer más con tus archivos PDF en Google DriveGoogle Drive es una suite ofimática con todas las funciones. Algunas de sus características clave incluyen las capacidades de PDF integradas en la aplicación en la nube. Lee mas ?)

Para ver esta información, simplemente haga clic derecho y seleccione Gestionar revisiones ...

Para ver el historial de edición de un documento de Google, haga clic derecho y presione Ver detalles. Esto abrirá el panel de detalles en el lado derecho de la pantalla:

Ahora puede seleccionar otros archivos para ver su revisión y editar historiales o hacer clic Detalles para ver cosas como fechas creadas y modificadas, tamaño, ubicación, propietario y quién tiene acceso al archivo.

8. Agregar elementos a varias carpetas

Google Drive solía tener una función de etiquetado que le permitía encontrar archivos relacionados, incluso si no se almacenaran juntos. Esa funcionalidad fue eliminada. Sin embargo, puede ser reemplazado por una aplicación Google Drive que le permitirá agregar un solo archivo a varias carpetas.

Para conectar esta aplicación, haga clic en cualquier archivo, pase el mouse sobre Abrir cony seleccione + Conecta más aplicaciones. Use la barra de búsqueda para encontrar Multifolder y agréguelo a su Google Drive. Ahora, simplemente haga clic derecho en un archivo o carpeta, presione Abrir con> Multifolder, y podrás agregarlo a varias carpetas.

9. Use aplicaciones para ayudarlo a organizarse

Además de Multifolder, una serie de otros grandes Complementos de Google Drive 5 complementos de Google Drive que debes usarGoogle Docs y Google Spreadsheet son servicios gratuitos increíbles, pero cuando incluye algunos de los complementos enumerados aquí, puede dar nueva vida a estas herramientas. Lee mas y las aplicaciones pueden ayudarlo a mantenerse organizado: elegir cuáles usar depende de lo que esté tratando de hacer Por ejemplo, FileThis es una aplicación súper útil que automáticamente extraerá extractos bancarios, facturas y facturas de servicios públicos en una carpeta en su Google Drive.

La cuenta gratuita de FileThis.com le permite conectar hasta seis cuentas y actualizarlas una vez por semana.

Otra aplicación potencialmente útil se llama Carpeta oculta, y le permite evitar que otras aplicaciones vean archivos específicos en su Drive. Google Drive es bastante seguro ¿Qué tan seguros son sus documentos en Google Drive? Lee mas , pero esta aplicación agrega otra capa de seguridad, en caso de que pierda su dispositivo móvil.

Hay todo tipo de aplicaciones útiles de Google Drive Haga que Google Drive sea absolutamente impresionante con estas herramientasGoogle Drive viene repleto de funciones inteligentes. Y puede ampliar enormemente su potencial con herramientas de terceros. Aquí hemos compilado algunas de las mejores herramientas que se conectan a Google Drive. Lee mas por ahí, solo tienes que encontrarlos. Golpear + Conecta más aplicaciones ¡y explora un poco para ver cuáles te pueden ayudar!

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Estos consejos deberían ayudarte pon tu Google Drive bajo control La única guía de Google Drive que necesitarás leerGoogle Drive es la combinación perfecta de almacenamiento de archivos en línea y herramientas de gestión de documentos. Explicamos cómo usar mejor Google Drive en línea y fuera de línea, usted mismo y en colaboración con otros. Lee mas y hace que sea mucho más fácil navegar.

Entre todas las grandes estrategias para organizar Google Drive, ¿cuáles son tus favoritas? ¿Cómo se asegura de poder encontrar los archivos que necesita en Google Drive? ¿Utiliza otras aplicaciones o solo un sistema organizativo sólido?

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