No dejes que enviar un correo electrónico se convierta en una violación de seguridad

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Lo más probable es que alguien que conoces haya sido afectado por Accidental Reply All. Es una condición vergonzosa y completamente prevenible, y es bastante común. Las personas se acercaron a sus compañeros de trabajo, compartieron nombres de pacientes y expusieron direcciones de correo electrónico, simplemente presionando accidentalmente Responder a todos. En 1997, Microsoft sufrió un brote de Respuesta accidental a todos que incluyó un estimado 15 millones correos electrónicos

No siempre es solo vergüenza; En realidad, podría sufrir una grave violación de seguridad con el uso no juicioso de responder a todos. Si envía información de la cuenta o secretos comerciales e incluye accidentalmente a personas que no deben ser copiadas, podría tener serios problemas en sus manos. ¿Quiere asegurarse de no contratar Respuesta accidental a todos? Aquí te explicamos cómo protegerte.

Si usa Outlook

La mejor manera de mantenerse a salvo es eliminar el botón Responder a todos por completo. En Outlook 2003 o 2007, puede hacer clic en

flecha hacia abajo en el extremo derecho de la barra de herramientas, haga clic en Agregar o quitar botones, y deshazte de Responder a todos. Puede hacer lo mismo en Outlook 2010 o 2013, pero es bastante más complicado.

CNET da lo siguiente instrucciones. Ir Archivo> Opciones> Personalizar cinta de opciones. Haga clic en Responder en el panel derecho y luego haga clic Eliminar. Hacer clic Nuevo grupo dos veces y cambie el nombre del primer Grupo nuevo (Personalizado) como "Responder (Personalizado)" y el segundo como "Responder a todos (Personalizado)". Hacer clic Pestañas principales en el panel izquierdo, luego expanda Inicio (correo) y Responder. En el panel derecho, seleccione Responder (personalizado).

Uno por uno, agregue los comandos Enviar respuesta, Respuesta, Adelante, Reunión, SOYy Más desde el panel izquierdo para responder (personalizado). En el panel derecho, seleccione Responder a todos (Personalizado). Agrega el comando Responder a todos. Seleccione Responder a todos (Personalizado) y usa el abajo para moverlo a "Enviar / Recibir (IMAP / POP)", luego haga clic Okay.

Un método más simple es instalar el Complemento TuneReplyAll para Outlook Esto te permitirá habilitar una advertencia emergente cuando estés a punto de usar Responder a todos. Si está de acuerdo con enviarlo a todos, simplemente presione Sí; si no, haga clic en No.

También puede crear una regla que le indique a Outlook que envíe sus mensajes con retraso Cómo configurar Microsoft Outlook para programar la entrega de correo electrónico Lee mas ; de esa manera si te das cuenta de que presionas Responder a todos, tienes tiempo para cancelar el envío. Estos son los pasos que debe seguir para crear esta regla.

Hacer clic Herramientas> Reglas y alertas> Nueva regla. En el cuadro "Seleccionar una plantilla" en Regla en blanco, haga clic en Verificar mensajes después de enviary luego haga clic próximo. Seleccione las opciones deseadas en la lista "Seleccionar condiciones", luego haga clic en próximo (si no selecciona ninguna condición, la regla se aplicará a cada mensaje que envíe). En la lista "Seleccionar acción (es)", elija Aplazar la entrega por varios minutos. En el cuadro "Editar la descripción de la regla", haga clic en la frase subrayada un numero de e ingrese la cantidad de minutos que desea que se retrase cada mensaje, hasta 120 minutos. Hacer clic Okay y próximo, agregue las excepciones que desee y luego haga clic en próximo. Dé un nombre a la regla, verifique Activa esta regla cuadro y haga clic Terminar.

Si usa Gmail

Uno de los mejores características de Gmail ¿Qué hay de nuevo en Good Old Gmail? 5 características que debe consultarEs posible que se haya perdido algunas funciones nuevas que Gmail ha agregado gradualmente en el último año. Así que echemos un vistazo a lo que merece nuestra atención. Lee mas es posible que no esté utilizando la función Deshacer envío, que le permite cancelar el envío de un correo electrónico hasta 30 segundos después de presionar el botón Enviar, lo que le permite evitar un brote de Respuesta accidental a todos al final segundo. Desafortunadamente, si estás usando un cliente de escritorio de Gmail La búsqueda del cliente perfecto para Mac Desktop Gmail¿Necesita un cliente de escritorio para Gmail en su Mac? Aquí están los mejores que pudimos encontrar. Lee mas , esto no te ayudará.

Otra cosa que debe verificar en la configuración de Gmail es que el comportamiento de respuesta predeterminado está configurado en Responder en lugar de Responder a todos. Si está en Responder a todos, cada vez que presione el botón de respuesta, Gmail rellenará los campos Para y CC con las direcciones de las personas que también se copiaron en el correo electrónico original.

Boomerang, una aplicación complementaria de Gmail Programe sus mensajes dentro de Gmail con BoomerangBaydin (la compañía detrás de Boomerang) acaba de anunciar que los usuarios pueden reprogramar mensajes dentro de Gmail una vez que ya han sido programados. Lee mas , le permite programar mensajes para enviar más tarde, lo que le permitirá volver a ellos en unos minutos o un unos días para asegurarse de que no está enviando nada vergonzoso a todos sus contactos lista. Seleccione el intervalo de retraso, haga clic en Envíalo despuésy luego haga clic en Bumerang en la esquina superior derecha de la pantalla para administrar sus mensajes retrasados. ¡Fácil!

Si utiliza otros proveedores de correo electrónico o clientes

Si utiliza otros proveedores o clientes de correo electrónico, puede que tenga que cavar un poco. Una extensión de Thunderbird llamada Envíalo después le permitirá programar sus correos electrónicos para que se envíen en una fecha futura. Lotus Notes incluye funcionalidad de envío posterior desde el primer momento, al igual que MailMate y Airmail.

También puede usar servicios basados ​​en la web, como LetterMeLater, para enviar correos electrónicos en una fecha posterior. Después de crear una cuenta, puede crear correos electrónicos para enviarlos en una fecha posterior, y también puede administrarlos antes de que se envíen, para que pueda hacer los cambios necesarios. Incluso puede usarlo desde su propio programa de correo electrónico.

Si su cliente de correo electrónico no admite ninguna de estas opciones, siempre puede acostumbrarse a guardar su correo electrónico como borrador y volver a él cinco o diez minutos más tarde para verificar que no haya cometido ningún error potencialmente desastroso, como copiar a todos en su lista de clientes o CCing la totalidad oficina.

Respuesta accidental a todos: ¡No dejes que te suceda!

El primer correo electrónico fue enviado hace 44 años; pensaría que hubiéramos erradicado la respuesta accidental a todos por cómo. Lamentablemente, todavía no hemos creado una vacuna, por lo que deberá protegerse con sus propias manos. Desactivar la respuesta a todas las funciones, retrasar el envío de sus correos electrónicos o simplemente guardarlos como borrador para enviar unos minutos más tarde puede ayudar. ¡Solo usted puede evitar la respuesta accidental a todos!

¿Alguna vez ha compartido demasiada información accidentalmente con Responder a todos? ¿Utiliza alguna de las estrategias mencionadas anteriormente? Comparte tus mejores tácticas para luchar. Respuesta accidental ¡Todos a continuación!

Credito de imagen: sosteniendo su cabeza por thodonal88 a través de Shutterstock