7 Recetas IFTTT que debe configurar para facilitar la colaboración con otros

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Si la limpieza está al lado de la Divinidad, entonces la automatización te llevará al cielo. ¿Por qué? Porque cuando tu vida está automatizada, es más simple, más limpia y más feliz.

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Esto es solo la punta del iceberg con IFTTT. Justo cuando crees que lo has cubierto todo, aparecen nuevas ideas de recetas. Cuando colabora con un grupo de personas, IFTTT ofrece aún más oportunidades para automatizar y simplificar el proceso de trabajar con otros. Las siguientes son 7 recetas útiles para cualquier tarea o proyecto que esté administrando que involucre a un grupo de personas.

Correo electrónico al calendario

Cuando trabajas con un grupo de personas de las que no siempre puedes depender de estar en su computadora al mismo tiempo durante el día, el correo electrónico es la herramienta de comunicación más efectiva.

Más allá de la comunicación, también es uno de los mejores disparadores de automatización que existen, porque puedes enviar un correo electrónico desde casi cualquier lugar. Las personas casi siempre tienen correo electrónico configurado para sus teléfonos. Entonces, la primera receta que puede usar es activar eventos de Google Calendar con su correo electrónico.

Así es como funciona. En su correo electrónico (el ejemplo aquí es Gmail), configure una etiqueta llamada algo así como "Calendario grupal".

Cree un filtro para que cualquier correo electrónico recibido con el asunto "Calendario de grupo" se marque con esta etiqueta. A continuación, en IFTTT, cree un activador de correo electrónico que busque esa etiqueta.

Usando IFTTT, tome el cuerpo de ese correo electrónico e insértelo en su calendario compartido. Simplemente elija el desencadenador Calendario, y configúrelo para "Evento de adición rápida", y haga que el texto muestre la dirección de correo electrónico y el texto del cuerpo.

Esto es lo bueno de este disparador: Si alguien escribe "Cena de negocios mañana a las 8 p.m." en el cuerpo, ¡IFTTT coloca ese evento en el horario a las 8 p.m. de mañana en su calendario!

Ahí tienes. Cualquier evento se puede agregar al calendario grupal automáticamente con el asunto correcto en el correo electrónico.

El único inconveniente aquí es que el correo electrónico de Google con el que usa IFTTT debe ser el que se usa para el calendario de grupo compartido. Siempre que lo haya configurado con la misma cuenta de Google, esta receta funcionará muy bien.

Crear evento en Google Calendar a través de SMS al número IFTTT

La siguiente receta es otra forma de insertar un evento en el Google Calendar compartido, excepto que esta vez es a través de un mensaje de texto SMS. Simplemente configure un disparador de SMS IFTTT con un mensaje etiquetado y haga que el hashtag sea algo así como #GroupEvent.

El activador será un evento de Google Calendar nuevamente, y todo lo que necesita incluir es el mensaje de texto en sí.

Se aplica la misma regla. Si el texto menciona un cierto día y hora, IFTTT es lo suficientemente inteligente como para insertar ese evento en el intervalo de tiempo correcto en su calendario. Es una forma más conveniente de crear esos eventos grupales en el calendario a través de SMS en lugar de correo electrónico, lo que requeriría que abra su aplicación de correo electrónico en su teléfono cuando esté en movimiento.

Correo electrónico a hoja de cálculo

Otra de mis recetas favoritas de colaboración grupal es la receta de Correo electrónico a hoja de cálculo. Esto es perfecto para aquellos proyectos que involucran a un grupo de personas que se dirigen al campo para recopilar datos.

Todo lo que necesitan los miembros de su grupo es su teléfono móvil con conectividad de correo electrónico. A medida que recopilan información, todo lo que tienen que hacer es enviar un correo electrónico con el asunto "agrega:" seguido del nombre de los datos recopilados.

Al igual que con la herramienta de correo electrónico a calendario, querrás configurar un filtro en tu cuenta de correo electrónico para buscar ese texto dentro del asunto.

Utilice el campo "Tiene las palabras" en lugar de Asunto, porque el asunto también incluirá otra información. Haga que este filtro aplique la etiqueta "ADD-SPREADSHEET" a ese correo electrónico.

Ahora, en IFTTT, cree un activador de correo electrónico que busque correos electrónicos con esa etiqueta que llegue a su bandeja de entrada.

Luego, cree un activador de Google Drive para agregar a una hoja de cálculo. Escriba el nombre de una hoja de cálculo de grupo que haya creado en Google Drive y haga que los datos que se inserten usen los tres campos - la fecha de recepción, el tema (que incluye el elemento de recopilación de datos) y la prueba corporal (que serán los datos sí mismo).

Esto tomará un correo electrónico entrante de los miembros de su grupo e insertará automáticamente sus datos en la hoja de cálculo del grupo sin ningún esfuerzo de su parte.

Esta es una manera conveniente de recopilar datos en un solo lugar mientras todos están en movimiento. Piense en los trabajadores de las centrales eléctricas que salen a las unidades de campo para recopilar información de las máquinas; trabajadores informáticos de oficina corriendo y recolectando información de PC; o trabajadores políticos que toman información de las encuestas de los ciudadanos locales. Estas situaciones podrían beneficiarse de una herramienta automatizada como esta.

Notificaciones de Dropbox

Por supuesto, a veces las líneas simples de texto no lo cortan. Los miembros de su grupo pueden necesitar enviar formularios completos o documentos PDF a la ubicación de almacenamiento del equipo. Esta es una situación que definitivamente requiere una solución automática de Dropbox. Con Dropbox, todo lo que tiene que hacer es crear una carpeta compartida, hacer que todos sus compañeros de equipo vinculen sus dispositivos móviles a ese directorio compartido con una aplicación de Dropbox, y listo.

Pero, ¿cómo se le notifica cuando los miembros de su equipo han enviado nuevos documentos a la carpeta compartida? ¡Ah, ahora hay un trabajo para IFTTT! Primero, cree un activador de Dropbox para la carpeta que creó donde los miembros de su equipo pueden colocar documentos.

La acción será un SMS a su teléfono, que le proporcionará el nombre del archivo y un enlace URL directamente a la ubicación del archivo en DropBox.

En el momento en que los miembros del equipo arrojen un documento en la carpeta compartida, usted, como gerente, sabrá instantáneamente que el documento está listo para usted. Esta es una buena herramienta para un maestro que administra tareas para una clase grande; un editor que espera artículos; y muchos otros escenarios.

Dropbox también puede notificarle de cambios en tus carpetas en la nube. Esta sencilla receta te ayuda a ampliar tus opciones con otras herramientas de notificación.

Fecha de Notificación y SMS

Otra necesidad común de grupos de personas que trabajan juntas son las reuniones constantes. Es una necesidad desafortunada, pero no hay mejor manera de mantener a un grupo en el camino que las reuniones regulares donde todos se registran para informar el progreso. El problema es que siempre hay personas que olvidan las reuniones.

Si desea remediar esto, un enfoque genial es usar el disparador de Fecha / Hora en IFTTT. Puede usarlo para activar cualquier cosa, desde correo electrónico hasta notificaciones de iPhone, pero en el siguiente ejemplo estoy usando un escenario en el que el grupo se comunica activamente a través de una página de Facebook. Puede activar una notificación en una página de Facebook con IFTTT, pero primero debe crear el activador de día / hora.

Luego, solo elabore el mensaje personalizado que desea lanzar en la página de Facebook cuando se acerque el momento de la reunión.

Si el grupo usa activamente esa página, entonces no debería tener una sola persona ausente en la reunión.

Página de Facebook #Hashtag de ayuda para agrupar correo electrónico

Aquí hay otro escenario. Supongamos que administra un sitio web de alojamiento de negocios y tiene una base creciente de clientes que necesitan su soporte técnico. Su equipo de soporte técnico es excelente, pero sus clientes se quejan de que no siempre es fácil ponerse en contacto con el soporte técnico.

Aquí hay una manera de entusiasmar a sus clientes con su soporte técnico. Ofrezca publicar cualquier pregunta de la mesa de ayuda en su página de Facebook con el hashtag #ayuday que ese mensaje se envíe inmediatamente a todo el grupo de soporte técnico.

El activador en IFTTT es un activador de la página de Facebook donde configura el hashtag.

Ese disparador irá a la salida de notificación por correo electrónico. Haga que el asunto tenga una bandera como "AYUDA DE GRUPO" e inserte el mensaje de la publicación en el cuerpo.

Esto irá a su propia dirección de correo electrónico, así que simplemente cree un filtro en su cuenta de correo electrónico y haga que reenvíe automáticamente ese mensaje a todo su equipo de personal de soporte técnico. ¡Fácil!

La próxima vez que uno de sus clientes se dé cuenta de que sus servidores están caídos, puede confiar en que todo su grupo de soporte técnico lo sabrá exactamente al mismo tiempo, ¡en el momento en que un cliente lo informe!

Toodledo al correo electrónico cuando se completan las tareas

Una de las mejores adiciones a IFTTT en mi opinión fue Toodledo. Necesitará algún tipo de lista de tareas para administrar completamente un grupo, y con Toodledo integrado en IFTTT, puede hacer todo tipo de automatización genial con él.

Por ejemplo, ¿no sería bueno recibir una notificación cada vez que alguien de su equipo complete su tarea?

No hay problema. Cree un desencadenador en IFTTT para cada vez que se complete una tarea.

En el lado de salida, elija el correo electrónico. Lo sorprendente es que este correo electrónico se puede enviar a varias personas, no solo a su cuenta de correo electrónico registrada en IFTTT. Puede escribir hasta cinco direcciones de personas que necesitan saber cuándo el equipo completa las tareas.

Hay otras cosas que puede hacer con Toodledo, como puede ver en la lista de activadores anterior. También puede activarse cuando se crean nuevas tareas, o solo nuevas tareas con ciertas etiquetas.

Comparte tus propios trucos y recetas

Con un poco de creatividad, es notable cuánto puede automatizar la colaboración de miembros individuales en un grupo. Trabajar con otras personas puede ser una serie compleja de tareas, desafíos y éxitos, entonces, ¿por qué no simplificar todo al automatizar toda la comunicación, la programación y la administración como sea posible? De esta manera, puede concentrarse en el proyecto en cuestión, lo que a su vez producirá un resultado final mucho mejor.

¿Alguna vez ha usado IFTTT para automatizar tareas grupales? ¡Comparte algunos de tus propios trucos y recetas en la sección de comentarios a continuación!

Créditos de imagen: Sostenibilidad creativa Via Flickr