7 consejos realmente simples para administrar sus archivos y carpetas en Google Drive

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A veces es fácil ignorar algo que está disponible y accesible de forma gratuita. Google Drive se ajusta a esa factura. Está conectado como una relación con lo que sea que hagamos con Google. Al igual que una relación, no nos damos cuenta de su valor hasta que realmente hagamos el esfuerzo de acercarnos y personalizarnos. Una de las formas es entender cómo administrar archivos y carpetas en Google Drive. En realidad, es algo simple, pero aún es algo que necesita algunos consejos para animar nuestro interés al respecto.

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Establecer permisos compartidos específicos para archivos dentro de carpetas compartidas

Google Drive es un entorno colaborativo con carpetas compartidas y acceso público. Puede abrir una carpeta en Google Drive para personas específicas de su equipo con direcciones de correo electrónico como se muestra en la captura de pantalla a continuación.

Pero, ¿qué sucede si desea compartir cada archivo dentro de la carpeta compartida de manera diferente con una combinación diferente de personas? Es fácil. Comparta su carpeta con los miembros de su equipo como lo haría normalmente. Luego, abra cada archivo individual y elimine selectivamente los miembros a los que no desea dar acceso. Este es un truco fácil para ocultar archivos particulares incluso dentro de una carpeta compartida.

Indica cuántos archivos hay en una carpeta

Windows facilita ver cuántas subcarpetas y archivos hay dentro de una carpeta con un simple clic derecho y seleccionando Propiedades en el menú contextual. Google Drive no lo hace tan fácil, pero aún puede ver el número con un clic derecho.

1. Haga clic derecho en una carpeta y seleccione Descargar.

2. En el cuadro de diálogo Descargar, haga clic en Todos los artículos para revelar el número total de archivos. Haga clic en Cancelar si no planea descargar los archivos. La ventaja de este acceso directo sobre otros es que también incluye la cantidad de archivos en las subcarpetas.

Nota: Tú también puedes instalar la aplicación Google Drive y úselo para encontrar la cantidad de archivos a través del Explorador de Windows.

Buscar en la unidad

Es posible que no le brinde una manera fácil de saber la cantidad total de archivos, pero Google Drive, en el mejor espíritu de la Búsqueda de Google, hace que sea fácil buscar en todos sus archivos almacenados. En el cuadro de búsqueda, haga clic en el icono del menú desplegable para mostrar los parámetros de búsqueda: Tipo, Visibilidady Propiedad. Ingrese la frase de búsqueda y comience su búsqueda.

También puede usar los operadores de búsqueda de Google para ajustar su búsqueda. Un operador de búsqueda que es particularmente útil es el operador de fecha que le permite limitar su búsqueda según la fecha del archivo. Es un ahorro de tiempo útil cuando tienes cientos de archivos encerrados en la nube.

Formato:

antes: AAAA-MM-DD [p. antes: 2012-12-01]

después: AAAA-MM-DD [p. después: 2013-01-01]

Agregar archivo (s) a varias carpetas

En ocasiones, la organización de archivos puede implicar agregar rápidamente un archivo en particular a varias carpetas. Supongamos que está creando conjuntos de carpetas para diferentes equipos, y cada carpeta debe tener un archivo de guía común. Siga los sencillos pasos para agregar múltiples archivos a múltiples carpetas.

1. En Google Drive, seleccione los archivos que desea agregar a varias carpetas haciendo clic en la casilla de verificación de los archivos.

2. Selecciona el Mover a botón o, alternativamente, puede hacer clic en el menú desplegable para Más y luego haga clic en Mover a.

3. Seleccione las múltiples carpetas a las que desea mover los archivos manteniendo presionada la tecla "Control" para Windows o la tecla "Comando" para Mac.

4. Haga clic en Moverse.

Si tomamos el caso del ejemplo anterior, Google Drive no crea copias múltiples de los archivos que se mueven. Cualquier cambio realizado en los archivos en una carpeta se reflejará en los otros archivos en las otras carpetas.

Eliminar archivos duplicados de Google Drive

No recomendaría la función Ordenar que se encuentra en la esquina superior derecha de Google Drive. La búsqueda manual de duplicados al ordenar los archivos de acuerdo con su nombre podría ser un ejercicio de frustración si tiene unos cientos cargados allí. Un consejo más fácil proviene de Marco Meerman en su publicación de Google+. Deberá descargar y sincronizar sus archivos en su escritorio con la aplicación Google Drive y luego usar un buscador de archivos duplicados Elimine archivos duplicados rápidamente con estas herramientasUna de las formas más rápidas de obstruir su disco duro es almacenar archivos duplicados. La mayoría de las veces, probablemente ni siquiera se dé cuenta de que tiene archivos duplicados. Vienen de una variedad ... Lee mas en la carpeta de Google Drive en su disco duro local. La carpeta de Google Drive generalmente se encuentra en esta ruta: C: \ Usuarios \ Tu nombre \ Google Drive

Eliminar automáticamente las versiones de archivo y ahorrar espacio de almacenamiento

Google Drive mantiene versiones anteriores de un archivo. Esto puede tener un costo del espacio total de almacenamiento en la unidad, ya que se acumula si tiene muchos de ellos almacenados en la nube. Puede habilitar Google Drive para eliminar automáticamente versiones anteriores cuando tengan más de 30 días o cuando haya más de 100 versiones anteriores del mismo archivo.

1. Seleccione un archivo en Google Drive en la web.

2. Haga clic en el Más desplegable y seleccione Administrar revisiones.

3. Para las versiones de archivo que desea eliminar automáticamente, desmarque No eliminar automáticamente ajuste. Las versiones anteriores se eliminarán automáticamente y Google Drive solo conservará las últimas versiones.

Convierta su carpeta de Google Drive en la carpeta de documentos predeterminada

Los usuarios en movimiento pueden usar este consejo para hacer que la carpeta de Google Drive en el escritorio sea su carpeta de documentos predeterminada. El uso de la carpeta Google Drive como otra ubicación de la Biblioteca hace que sea más fácil guardar documentos con un clic en lugar de mover físicamente los archivos.

1. Haga clic derecho en la carpeta Documentos y seleccione Propiedades.

2. Seleccione Incluir una carpeta y localice su carpeta de Google Drive. Seleccione Google Drive como en la captura de pantalla a continuación y seleccione Establecer ubicación de guardado. Haga clic en Aplicar.

Ahora, cuando desee guardar cualquier archivo, puede elegir entre las ubicaciones en el cuadro de diálogo Abrir / Guardar y elegir si desea guardar el documento en su carpeta Documentos o en Google Drive.

Google Drive no es difícil de dominar en absoluto. Lo que hace falta es cambiar nuestros hábitos de escritorio y adoptar uno para la computación en la nube. Tienes más consejos y trucos para Google Drive 7 consejos y trucos para aprovechar al máximo Google DriveGoogle Drive es un gran servicio, pero instalar la aplicación Google Drive y sincronizar algunos archivos es solo el primer paso. Estos trucos te ayudarán a aprovechar Google Drive, tanto en el escritorio ... Lee mas que ayuda con la productividad de la nube? ¿Te ayudaron estos siete consejos?