Si trabaja desde casa, probablemente haya oído hablar de Zoom, una herramienta de reunión que recientemente ha aumentado su popularidad. Pero es posible que no esté familiarizado con lo que hace Zoom o cómo usarlo.

Echemos un vistazo a lo que ofrece Zoom, cómo unirse a las reuniones de Zoom y también cómo aprovechar al máximo el servicio.

¿Qué es el zoom?

Enfocar es una herramienta de comunicación remota que permite a los equipos trabajar juntos a pesar de estar en diferentes ubicaciones. La compañía ofrece una variedad de soluciones, que incluyen salas de conferencias virtuales, sistemas de softphone y seminarios web en video. Sin embargo, la mayoría de la gente conoce Zoom por sus herramientas de videoconferencia.

Su empresa podría usar uno o todos los servicios de Zoom. Sin embargo, para sus propósitos como usuario, aquí nos centraremos en el video chat de Zoom para plataformas de escritorio. También puede unirse a las reuniones utilizando las aplicaciones móviles de Zoom si lo prefiere.

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Descargar: Zoom para Androide | iOS (Gratis)

¿Qué es una reunión de zoom?

Una reunión de Zoom es una reunión virtual de personas. Cada persona se une al uso de su computadora de escritorio, computadora portátil o dispositivo móvil. Gracias a las cámaras web y los micrófonos (a menudo integrados), todos pueden chatear y tener una reunión sin estar físicamente juntos.

Por supuesto, Zoom proporciona herramientas adicionales para fomentar la colaboración y facilitar algunos de los obstáculos de la reunión digital. Si ha utilizado otras herramientas de reunión de video como Google Hangouts, Webex o GoToMeeting, Zoom le resultará familiar.

Cómo unirse a una reunión de Zoom

Si alguien te ha invitado a una reunión en Zoom, entrar es simple. Es posible que le hayan enviado un correo electrónico con una URL de reunión única. Si ese es el caso, puede hacer clic en ese enlace para ir directamente a la página de la reunión sin preocuparse por una ID de reunión.

Si no, no te preocupes. Solo dirígete a la Zoom Únete a una página de reunión, al que puede acceder haciendo clic Únete a una reunión en la esquina superior derecha de la página de inicio de Zoom. Aquí, deberá ingresar un número de reunión. El organizador de la reunión debería haberle enviado esto por correo electrónico u otro medio. Ingrese el número y elija Unirse.

Suponiendo que esta sea la primera vez que se une a una reunión de Zoom, verá un mensaje para instalar la aplicación de Zoom, que debe hacer para obtener el mejor rendimiento. En caso de que no se cargue correctamente, haga clic en Descargar y ejecutar Zoom aquí.

Reunión de lanzamiento de Zoom

Una vez que se instala, elija un nombre para mostrar y presione Unirse a la reunión para saltar

Uso de herramientas y opciones en una reunión de zoom

Ahora, deberá asegurarse de que la configuración de audio y video funcione correctamente. En el Unirse al audio caja, puedes elegir Prueba de altavoz y micrófono para asegurarse de que todo esté configurado, luego haga clic en Únete con el audio de la computadora para entrar en la sala Marque la casilla en la parte inferior para omitir este paso en el futuro.

Zoom Unirse al audio

Una vez hecho esto, te has unido completamente a una reunión de Zoom. Ahora puede ajustar algunas opciones y usar algunas de las funciones de Zoom si es necesario.

Haz clic en la flecha al lado de Mudo en la parte inferior izquierda para cambiar tu micrófono o altavoz. También puedes elegir Configuraciones de audio desde este menú para ver todas las opciones disponibles de Zoom, incluidos ajustes generales, métodos abreviados de teclado, estadísticas y mucho más.

Panel de configuración de zoom

Si necesita mostrar un video y aún no lo está, haga clic en Iniciar video en la parte inferior izquierda Al igual que las opciones de audio, puede cambiar el dispositivo de video y acceder a las opciones aquí, si es necesario.

También a lo largo de la barra inferior, verá opciones para invitar a otros, ver la lista de participantes y el chat de texto, compartir su pantalla y grabar la sesión. Es posible que algunas de estas opciones no estén disponibles, según lo que haya configurado el host.

Acercar Reunión Inicio

Cuando haya terminado, haga clic en Salir de la reunión y confirma. La próxima vez, puede unirse a una reunión de Zoom utilizando la aplicación en su PC. Buscar Enfocar usando el menú Inicio para iniciarlo, luego elija Únete a una reunión e ingrese la ID de la reunión.

Cómo configurar una reunión de zoom

Unirse a una reunión a la que está invitado es fácil, pero ¿qué sucede si necesita configurar una reunión de Zoom usted mismo? El alojamiento tiene un poco más de trabajo, pero no es difícil.

Primero, deberá registrarse para obtener una cuenta de Zoom. Dirigirse a Página de registro de Zoom, que puede encontrar haciendo clic en el Registrese, es gratis botón en la esquina superior derecha. Ingrese su dirección de correo electrónico del trabajo o regístrese con su cuenta de Google o Facebook si lo prefiere.

Recibirás un correo electrónico con un enlace para continuar registrándote. Cree una contraseña, luego puede omitir el paso de invitar a otros al servicio. A partir de ahí, verá la nueva URL de su reunión personal. Al hacer clic en este, se abrirá la aplicación Zoom en su computadora y se iniciará esa sala de reuniones.

Una vez dentro de la sala, tendrá una interfaz casi idéntica a las reuniones en las que participa, como se describió anteriormente. La única diferencia importante es que ahora tiene control total sobre los participantes de la reunión, la grabación y otras funciones.

Haga clic en el Administrar participantes botón para abrir el panel lateral. Allí puede revisar quién está presente y hacer los cambios necesarios. Use las opciones debajo de Más para evitar que los participantes se desactiven, cambien sus nombres o incluso bloqueen toda la reunión.

Zoom Administrar participantes

Cómo programar una reunión de zoom

Puede comenzar una reunión rápida en cualquier momento enviando la URL o ID de su reunión personal. Pero la mayoría de las veces, querrá programar una reunión de zoom con anticipación para que todos puedan prepararse.

Para hacer esto, visite tu página de Zoom Meetings haciendo click Mi cuenta en la esquina superior derecha de la página de inicio de Zoom y seleccionando Reuniones desde la barra lateral izquierda. Allí verás el botón para Programe una nueva reunión.

Zoom Calendario de reuniones

Haga clic aquí para completar toda la información, incluido el tema, el tiempo, la duración y otras preferencias. Una vez que hagas clic Salvar, utilizar el añadir botones para ponerlo en su calendario de Google, Outlook o Yahoo, a través del cual puede invitar a otros. También puedes hacer clic Copia la invitación para un bloque de texto que puede pegar en un correo electrónico u otro servicio de mensajería.

Escoger Comience a reunirse para comenzar una reunión programada. Para mayor comodidad en el futuro, puede instalar un complemento para Microsoft Outlook o una extensión de Chrome en la página Reuniones para programar reuniones desde esos calendarios.

Mientras esté en la configuración, le recomendamos que eche un vistazo a las muchas opciones de Zoom. Esto le permitirá programar reuniones exactamente como desee para que no tenga que alternar las mismas opciones cada vez.

Cómo grabar una reunión de zoom

Grabar una reunión cuando usted es el organizador es simple. Haga clic en el Grabar botón en la parte inferior de la pantalla para comenzar a grabar de inmediato. Una vez que termine su reunión, encontrará un archivo MP4 en el directorio de grabación de Zoom en su sistema.

Para ajustar esta configuración, haga clic en la flecha al lado de Mudo y elige Configuraciones de audio para abrir la página de configuración de Zoom. Allí, cambia al Grabación pestaña para elegir una ubicación de grabación y cambiar otras opciones relacionadas.

Opciones de grabación con zoom

Cómo compartir tu pantalla en Zoom

Haga clic en el Compartir pantalla botón en Zoom para comenzar a compartir la pantalla. Allí, puede elegir qué monitor desea compartir, o elegir compartir solo la ventana de una determinada aplicación. Encontrará más opciones en la parte inferior, así como el Avanzado lengüeta.

Mencionamos compartir pantalla anteriormente; Como organizador, usted tiene control total sobre si los participantes pueden compartir sus pantallas o no. Para cambiar las opciones de uso compartido de pantalla, haga clic en la flecha junto a Compartir pantalla, seguido por Opciones avanzadas de uso compartido.

Allí puede decidir si los participantes pueden compartir, si más de una persona puede compartir su pantalla a la vez, y si los participantes pueden comenzar a compartir cuando alguien más ya lo está.

Opciones de compartir pantalla de zoom

Planes de precios de Zoom

Dependiendo de sus necesidades, es posible que deba actualizar a una de Planes premium de Zoom. La oferta gratuita le permite organizar reuniones con hasta 100 participantes. Sin embargo, cualquier reunión con más de dos personas está limitada a 40 minutos.

El plan gratuito debería ser suficiente para uso casual, ya que incluye todas las características que discutimos anteriormente, y más. Las empresas pueden consultar los planes Pro o Business si es necesario.

Cómo usar Zoom Meetings

Ahora que hemos visto cómo funciona Zoom, es posible que se pregunte para qué las personas realmente usan Zoom. Estos son algunos usos comunes de Zoom, ya que las personas trabajan desde casa con más frecuencia:

  • Educación:Página de educación de Zoom describe cómo el servicio permite a los maestros ofrecer horarios de oficina remotos, celebrar reuniones administrativas, dar tutorías a los estudiantes y más.
  • Cuidado de la salud:Zoom para la asistencia sanitaria ofrece videoconferencia compatible con HIPAA. Se utiliza para la comunicación importante con los clientes, la capacitación remota y el asesoramiento virtual.
  • Reuniones de negocios: Cuando los empleados trabajan desde casa, las reuniones son más difíciles que cuando todos están en un solo lugar. Como vimos anteriormente, Zoom facilita la reunión de personas para chats individuales o discusiones grupales.

Hay muchos más usos para Zoom, por lo que su empresa podría estar bajo otro caso de uso.

Zoom Privacidad y Seguridad

Con la creciente popularidad de Zoom, muchos han expresado su preocupación por algunos elementos cuestionables en su términos de servicio y política de privacidad. Zoom ha cambiado estos documentos recientemente, haciéndolos difíciles de discutir, por lo que le recomendamos que los lea por sí mismo antes de registrarse en Zoom.

Una característica notable es Seguimiento de atención de asistentes, que permite al organizador de la reunión ver qué participantes no tienen enfocada la ventana Zoom mientras alguien comparte su pantalla. Tenga esto en cuenta si está en una reunión que utiliza el uso compartido de pantalla.

Al igual que otras herramientas de videoconferencia, Zoom ha tenido algunos problemas de seguridad en el pasado ¿Qué tan seguro es Skype y otras herramientas de videoconferencia?¿Crees que tu software de videoconferencia es seguro? Así es como Skype, Zoom, Webex y otros han sido afectados por vulnerabilidades. Lee mas , que la compañía ha remendado. Sin embargo, debe tener en cuenta otro riesgo de seguridad al usar Zoom: los participantes no deseados que se unen a su reunión y muestran material explícito.

Llamada "Zoom-bombardeo", esta práctica involucra a alguien unirse a través de su enlace de reunión Zoom y transmitir contenido inapropiado al compartir su pantalla. Para evitar que esto suceda, es aconsejable evitar compartir la URL de su reunión en cualquier lugar que sea público, como las redes sociales. Cuando aloje, también debe cambiar la configuración predeterminada que permite a las personas compartir sus pantallas sin necesidad de permiso primero.

Bien, entonces alguien comenzó a compartir pornografía extremadamente gráfica durante el hangout Lauv y Chipotle + Zoom y terminó abruptamente jajaja. ¿Quizás estas plataformas deben probarse a fondo primero?

* borroso por razones obvias * pic.twitter.com/9mBlQSia1U

- encuestas de salida (@exitpost) 17 de marzo de 2020

Publicación de blog de Zoom sobre cómo prevenir esto tiene más buenos consejos.

¿Cómo funciona el zoom? Ahora sabes

Hemos analizado qué es Zoom, cómo comenzar y unirse a las reuniones de Zoom, y otros consejos para aprovecharlo al máximo. Esto debería ayudarlo a comenzar con la nueva herramienta favorita para reuniones remotas.

Si Zoom no funciona para sus necesidades, consulte algunos otras aplicaciones gratuitas para hacer videollamadas grupales Las 7 mejores aplicaciones para hacer llamadas de conferencia grupales gratuitas¡Las videoconferencias son fáciles en estos días! Estas son las mejores aplicaciones para videollamadas grupales gratuitas, tanto para uso personal como comercial. Lee mas .

Ben es editor adjunto y gerente de publicación patrocinado en MakeUseOf. Él tiene un B.S. en Sistemas de Información Informática de Grove City College, donde se graduó Cum Laude y con honores en su especialidad. Le gusta ayudar a los demás y le apasionan los videojuegos como medio.