6 maneras de garantizar ofender, enojar y molestar con cada correo electrónico que envíe

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Los correos electrónicos son difíciles. Es muy difícil entender lo que realmente quieres decir en un correo electrónico, y la mayoría de las veces la gente casi siempre te malinterpreta. Gran parte del problema se debe al hecho de que las personas a las que les escribe no pueden ver su cara. No pueden ver la sonrisa en tu rostro y tú no puedes ver la expresión en su rostro, lo natural la capacidad humana de comprender la emoción en palabras a través de la expresión facial es completamente nula en un Email.

Entonces, ¿qué puede reemplazar la expresión facial y el tono de voz? ¿Cómo puedes transmitir tu mensaje de manera efectiva sin que todos tus amigos o todos en la oficina te molesten de verdad?

El escritor Peter Drucker escribió una vez: "Lo más importante en la comunicación es escuchar lo que no se dice. " Iría un paso más allá y diría que lo más importante al enviar un correo electrónico es aclarar lo suficiente para que el destinatario no escucha lo que no se dice. De hecho, lo que causa la mayoría de los problemas con la comunicación por correo electrónico es cuando la persona que recibe el correo electrónico interpreta todo tipo de cosas terribles que has implicado, incluso cuando solo has escrito una sola línea.

Esto es lo que lleva al odio y al descontento. Esto es lo que genera resentimiento. Esta es la razón por la que el tipo que está al otro lado de la mesa en la reunión de la mañana te está mirando furiosa, porque lo enviaste en un correo electrónico que enviaste ayer por la tarde y lo tomó como un ataque personal.

Creando tu correo electrónico perfecto

Aquí en MUO, hemos cubierto mucho sobre el aspecto técnico del envío de correos electrónicos, como enviar correos electrónicos de forma anónima Cómo enviar correos electrónicos anónimos: 5 métodos sigilososEnviar un correo electrónico anónimo no es difícil. Y existen razones legítimas para usar una cuenta de correo electrónico anónima. Te mostramos cómo. Lee mas o mi correo electrónico en enviando correos electrónicos desde Excel Cómo enviar correos electrónicos desde una hoja de cálculo de Excel con secuencias de comandos VBANuestra plantilla de código lo ayudará a configurar correos electrónicos automatizados desde Excel utilizando Collaboration Data Objects (CDO) y scripts VBA. Lee mas . Pero, ¿qué pasa con el lado emocional del correo electrónico? ¿Qué hay de cómo te encuentras en tus correos electrónicos y mejores formas de presentarte en la palabra escrita que no hará que todos estén tan molestos contigo todo el tiempo?

Bueno, no es sin mucho dolor y sufrimiento que puedo estar aquí hoy y decirte que ahora estoy en condiciones de ayudar. He cometido casi todos los errores que se pueden cometer con el correo electrónico, desde los primeros días en universidad, cuando intenté iniciar un negocio de marketing multinivel enviando correos electrónicos masivos a todos instalaciones. En un día, cerré mi cuenta durante 24 horas y recibí una gran y desagradable advertencia del administrador de mainframe de IBM sobre lo que define el "spam".

No fue tanto una lección de etiqueta de correo electrónico, ya que fue una llamada de atención que el correo electrónico realmente puede meterte en problemas si lo manejas mal. A través de los años he ofendido a la gente, me he ofendido y me he metido en épicas batallas de tala y quema con las personas. Me gustaría decir que alguien ganó, pero nadie gana nunca. Es por eso que estoy aquí hoy, con la esperanza de ayudar a futuras legiones del público de correo electrónico a preparar mejor esos correos electrónicos antes de hacer clic en el botón Enviar.

1. Enviar una novela

Uno de mis primeros pecados de culpabilidad cuando comencé a trabajar como ingeniero fue que casi siempre escribía correos electrónicos que abarcaban tres o cuatro párrafos. La razón no fue solo porque puedo escribir bastante rápido, sino porque siempre sentí que si dejaba algún detalle, la gente realmente no entendería de lo que estaba hablando. Eso puede ser cierto hasta cierto punto, y recibiremos correos electrónicos que son demasiado breves en un minuto, pero hay algo que decir por simplicidad.

Cuando escribe correos electrónicos tan complicados, no puede transmitir su mensaje de varias maneras. Primero, el hecho de que escribiste tanto implica para la persona que tienes poco respeto por su tiempo, y si lo haces con demasiada frecuencia seguramente te molestará. Segundo, mientras que un correo electrónico de 500 palabras organizado en varios párrafos tiene mucho sentido para usted, lo más probable es que estés confundiendo a todos, y dándoles una migraña.

Si eres un experto en palabras y tiendes a sobreescribir, entonces siempre regresa y ponte manos a la obra para "cortar" esas oraciones. Piense en formas nuevas y creativas para acortarlos, o tal vez pueda eliminarlos por completo. Tal vez estás ofreciendo demasiada información. Dile a la gente lo que ellos necesitar saber, no lo que quieres que sepan usted saber. ¿Ya sabes?

2. Enviar un correo electrónico de dos palabras

El delito opuesto al correo electrónico novedoso son los correos electrónicos de una o dos palabras que no explican nada en absoluto. Es similar a cuando le pregunto a mis hijos en la mesa, "¿Así que cómo estuvo tu día?"Después de un momento, una respuesta renuente, "Multa."No estoy seguro de por qué me molesto, sigo adelante. “¿Qué hiciste, algo divertido?"La respuesta inevitable, "No en realidad no.”

Sinceramente, no entiendo por qué algunas personas incluso se molestan en usar el correo electrónico. Si tiene suerte, un correo electrónico de esta persona contendrá una sola oración completa. Si no tienes suerte, la persona te pedirá que hagas algo por ellos, pero no se molestará en explicar exactamente lo que quiere que hagas. Es algo así como enviar un mensaje de socorro por radio cuando te pierdes en medio del desierto y no informar al equipo de rescate cuáles son tus coordenadas.

Es extremadamente frustrante, porque las personas tienen que luchar para entender de qué demonios estás hablando. Peor aún, puede obligarlos a perder el tiempo respondiendo a su correo electrónico, solo para pedirle que explique un poco más.

Sospecho que la mayoría de las personas con este problema escriben correos electrónicos tan cortos porque escribir es un ejercicio muy laborioso. No todos pueden escribir entre 60 y 70 palabras por minuto, por lo que debes simpatizar un poco con este grupo.

3. Enviar un mensaje de correo electrónico masivo para una persona

¿De verdad quieres molestar a la gente? Envíe un correo electrónico masivo a todos en su oficina simplemente para reprender a una sola persona por algo que hicieron mal. Yo llamo a esto el correo electrónico de "humillación pública". Por lo general, todos en la oficina ya pueden saber que una persona en particular cometió un error, pero el gerente no puede dejarlo solo. Por lo tanto, envían un correo electrónico masivo a todos explicando con gran detalle insoportable por qué una acción en particular es tan incorrecta, o por qué ese error en particular es tan malo.

Tengo que admitir que en algunos de mis roles de gestión en el pasado, me metí en este comportamiento. También he visto a otros colegas míos hacerlo. Es un error fácil de cometer, porque es posible que desee asegurarse de que todos los demás que está administrando no cometan el mismo error. La realidad es que si todos ya lo saben, la persona que cometió el error es humillada. Si no lo saben, todo el mundo está confundido e inseguro de si estás hablando de ellos o no.

Hágalo simple: hable sobre el problema específico con la persona que cometió el error. Luego, si cree que es lo suficientemente importante para todos, envíe un aviso pero hágalo sonar como si fuera solo un "FYI" general enviado desde la alta gerencia: esto elimina el tono acusatorio y lo hace menos personal.

4. Usando adverbios dramáticos

Otro comportamiento muy común en los correos electrónicos, generalmente de personas apasionadas por su trabajo en general o por un proyecto específico que se está discutiendo. Ese comportamiento es el uso excesivo de adverbios muy dramáticos. Oraciones como, "Ese diseño es terriblemente incorrecto"O"Ese enfoque es dolorosamente vago " solo sirven para introducir emoción en la discusión.

Cuando miras esas oraciones sin los adverbios, puedes ver lo mucho más comerciales y mucho menos antagónicos que son. De lo contrario, te encontrarás como un mocoso excesivamente dramático y malcriado.

Pruébalo sin los adverbios. Ese diseño está mal. Ese enfoque es vago.

Es posible que no complazca al destinatario, pero tampoco los ataca y los pone a la defensiva. Es más profesional y es posible que puedas hacerte pasar por un adulto maduro, incluso cuando no estés de acuerdo con alguien.

5. Uso excesivo de voz pasiva

En realidad, no fue hasta el final de mi carrera de escritor que realmente, realmente aprendí y entendí la voz pasiva. El problema con aprender sobre esto es que comienzas a verlo en todas partes. Uno de los usos más frecuentes de la voz pasiva es en el correo electrónico, porque la voz pasiva permite a una persona separarse de una acción.

En lugar de decir, "Conduje al cliente al aeropuerto ”, que pone la responsabilidad directamente sobre tus hombros, en su lugar podrías escribir "El cliente fue llevado al aeropuerto ".

Este es un comportamiento común entre las personas que están nerviosas por asumir la responsabilidad de casi cualquier cosa, porque si algo sale mal, no quieren ser culpadas. Estas son las mismas personas que se quejan cuando los tomadores de riesgos, los que se responsabilizan de hacer las cosas, reciben reconocimiento o promociones. La verdad es que la gente ve a través de la voz pasiva en los correos electrónicos. Si ha terminado una tarea o logrado una meta, ¡no tenga miedo de tomar crédito!

6. Dándote palmaditas en la espalda

Curiosamente, el extremo opuesto de las personas que usan la voz pasiva en el correo electrónico todo el tiempo, son las personas que casi siempre escriben sobre todo en primera persona. Al leer sus correos electrónicos, uno pensaría que un proyecto no fue un esfuerzo grupal, fue un logro personal. ¡Pensarías que la persona que envía el correo electrónico hizo absolutamente todo el trabajo!

¿Cómo reconoces estos correos electrónicos? Cuente las ocurrencias de la palabra "yo".

Al leer un correo electrónico de este tipo de persona, está claro que sienten que el mundo entero gira en torno a ellos, y que todos deberían felicitarles constantemente por todo el trabajo que han realizado solos consumado. Estos correos electrónicos invariablemente dejan a los compañeros de equipo sintiéndose desanimados y completamente no apreciados. Este enfoque es la vía rápida hacia la ira y el aislamiento de sus compañeros.

Estoy seguro de que hay muchos otros tipos de correos electrónicos que realmente molestan y ofenden a las personas. ¡Apuesto a que también tienes tu propia lista! ¿Qué tipo de correos electrónicos realmente te excitan? ¿Qué tipos son tus manías? Comparte tus pensamientos en la sección de comentarios a continuación.

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