Consejos y plantillas para crear un horario de trabajo en Excel

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Crear un horario de trabajo es no fácil. Ya sea que su equipo de empleados sea tan grande como unas pocas docenas o tan pequeño como un puñado, encontrar una manera de adaptarse a las horas de todos, alcanzar los mínimos y mantener feliz al equipo es difícil. Afortunadamente, Excel puede ayudar a que sea un lote más fácil.

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5 consejos importantes al hacer un horario

Antes de sumergirse en el proceso de programación real, tenga en cuenta las siguientes consideraciones. Facilitarán todo el proceso y reducirán la cantidad de estrés que se acumula en ti. La programación nunca será fácil, pero no tiene que ser una pesadilla.

Conozca las preferencias de sus empleados. El tipo de preferencias que puede tener en cuenta al programar diferirá de un campo a otro (por ejemplo, minorista vs. almacén), pero es importante al menos intentar acomodar a sus trabajadores.

¿Algunos empleados tienen una inclinación hacia las mañanas? O tal vez las tardes? ¿Cuántas horas quiere cada empleado por semana? ¿Existen restricciones de tiempo, como la falta de voluntad para trabajar los domingos? ¿Ciertos empleados tienen sinergia y compatibilidad?

No puedes acomodar todo el mundo, pero es un buen objetivo para alcanzar porque puede mejorar la productividad y la atmósfera, pero lo más importante es que generará confianza, y la confianza va de la mano con el respeto.

Rastree las solicitudes de ausencia de los empleados. Como si no fuera lo suficientemente difícil hacer malabares con todas las preferencias de sus empleados, hay problemas urgentes que aparecerán de vez en cuando. Por ejemplo, alguien necesita unos días para tomarse unas vacaciones o llorar a un familiar perdido.

Afortunadamente, esto se puede mantener simple usando un herramienta versátil como Google Calendar 10 impresionantes funciones de Google Calendar que deberías probar Lee mas o un complemento de calendario para Thunderbird 5 extensiones para agregar calendarios y administrador de tareas a Thunderbird 3 Lee mas . Una aplicación de lista de tareas de calidad como Todoist (razones para actualizar a Todoist Pro ¿Cuánto más productivo es ToDoist Premium? Aquí hay 6 buenas razones para actualizarSeguí usando ToDoist gratis por un tiempo. Pero seguía encontrándome con cosas que quería hacer y no podía. Recordatorios por correo electrónico. Agregar notas a la tarea. Cosas que realmente agregarían mucho ... Lee mas ), WorkFlowy (nuestra Revisión de WorkFlowy Listado de estilo zen y gestión de proyectos con WorkFlowy Lee mas ) o Wunderlist (nuestra Revisión de Wunderlist Wunderlist: Administrador de listas de tareas fáciles de usar, versátil y multiplataforma Lee mas ) también puede funcionar bien.

Haga el horario con anticipación. Obviamente no puedes hacerlo también mucho antes de tiempo en caso de que las situaciones cambien, pero definitivamente evite esperar hasta el día anterior. Una buena regla general es aproximadamente una semana de anticipación.

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Al hacer sus horarios con anticipación, se da un respiro en caso de que sea necesario realizar cambios repentinos.

Asigna los turnos más importantes primero. Por "más importante", nos referimos a "no negociable". Si alguien necesita trabajar un turno en particular, complételo primero y póngalo en piedra. Una vez que se hayan completado todos los turnos necesarios, es más fácil mezclar y combinar los turnos restantes con los empleados disponibles.

Y siempre tenga en cuenta al menos una contingencia. Lo ideal sería crear varios horarios (por ejemplo, Plan A, Plan B, etc.), pero eso puede llevar mucho tiempo, por lo que al menos debe identificar a los empleados que tienen más probabilidades de fracasar y tener un plan de respaldo en caso de que hacer.

Haga el horario fácilmente accesible. Permitir que sus trabajadores vean el cronograma de antemano es bueno por dos razones: pueden señalar cualquier error y apreciarán los avisos para que puedan planificar sus propias semanas alrededor del cronograma.

Como vamos a utilizar plantillas de Excel para crear nuestros horarios de trabajo, la opción preferida es subirlos directamente a Google Drive Iniciar sesión en Google Drive y compartir archivos de manera fácilGoogle Drive es un servicio de almacenamiento en la nube y de oficina en línea que viene con 15GB de almacenamiento gratuito y opciones ingeniosas de colaboración. Le mostramos cómo acceder a él y compartir documentos con otros. Lee mas . Se convertirá a Alternativa de hoja de cálculo de Google Excel vs. Hojas de cálculo de Google: ¿cuál es mejor para usted?¿Realmente necesitas Excel? Tanto las soluciones de escritorio como las en línea tienen sus ventajas. Si tiene problemas para elegir entre Excel y Google Sheets para administrar sus hojas de cálculo, permítanos ayudarlo a decidir. Lee mas y le permite compartirlo para que otros puedan verlo. Presta atención a estos consejos para hojas de cálculo colaborativas de Google 5 Configuración de Hojas de cálculo de Google esenciales para el trabajo en equipoGoogle Sheets tiene más funciones para admitir el procesamiento y la entrada de datos colectivos de lo que piensas. Le presentaremos las funciones y características de Hojas de cálculo de Google que son esenciales para los proyectos grupales. Lee mas si eres nuevo en eso

Y no te preocupes por la seguridad. A menos que estés manejando secretos del gobierno, Google Sheets es lo suficientemente seguro ¿Qué tan seguros son sus documentos en Google Drive? Lee mas para usuarios cotidianos como tú y yo.

Descargas gratuitas de plantillas de Excel

Con esos consejos fuera del camino, aquí hay un puñado de impresionantes plantillas de Excel diseñadas específicamente para ayudar a los empleadores a planificar los horarios de los trabajadores para la semana. Todavía será un trabajo duro, pero más fácil si usa una de estas plantillas.

Las plantillas están disponibles como archivos XLSX para Excel 2007 y versiones posteriores.

Programa completo de turnos de trabajo

Este horario de turno de trabajo por Hoja de cálculo123 es una de las plantillas más completas que existen. Es lo suficientemente bueno como para rivalizar con algunos de los programas de programación disponibles para descargar en la web, pero de alguna manera esta plantilla está disponible de forma totalmente gratuita.

Cuando lo abra, encontrará diferentes hojas para: Registro de empleados, Horario de turnos de trabajo, Tarjeta de tiempo, Presupuesto salarial, Asistencia, Ocupación, Configuración y Ayuda. La hoja de ayuda es un mini tutorial que le mostrará cómo comenzar con el cronograma.

Honestamente, recomendamos encarecidamente este. Tenemos algunas otras sugerencias debajo de esta, pero ninguna es tan buena y solo debe verificar si esta es demasiado complicada para lo que quieres hacer (lo que sin duda es válido queja).

Descargar:Horario de turnos de trabajo

Horario semanal de turnos

Este horario de turno semanal por Sistemas de gestión empresarial Puede que no sea tan completo como el anterior, pero es ideal para equipos más pequeños. Es más simple, lo que significa que es más fácil de aprender y más fácil de usar. Muy recomendable para aquellos que desean un programador intermedio.

Viene con tres hojas: horario, turnos y empleados. Todo lo que tiene que hacer es enumerar a sus empleados y sus tarifas por hora en la hoja de Empleados. Luego defina la hora de inicio y la hora de finalización para cada turno disponible en la hoja Turnos. Posteriormente, la hoja de programación automatizada se explica por sí misma.

El único inconveniente es que solo puede llegar hasta 20 empleados y 9 turnos definidos, lo que lo hace ideal para operaciones pequeñas y medianas, pero inverosímil para empresas más grandes.

Descargar:Horario de trabajo del empleado

Horario de turno diario

Tal vez no necesite todas las campanas y silbatos automáticos que vienen con las dos plantillas mencionadas anteriormente. Tal vez prefiera hacer las cosas lo más manualmente posible y todo lo que necesita es un horario verdaderamente básico para jugar. Si es así, utilice el proporcionado por Vértice42.

Esta plantilla no funciona ninguna trabajo en absoluto. Su único propósito es darle un cronograma prediseñado que puede completar a mano. Cuando termine, puede imprimirlo (o subirlo en línea) para que todos lo vean, y es bastante fácil comenzar de nuevo cada semana.

Descargar:Plantilla de horario de turnos

Excel hace tu vida más fácil una vez más

Siéntase libre de modificar estas plantillas según sus necesidades, si no son absolutamente perfectas para usted (siempre y cuando no las redistribuya). Si desea personalizar, pero no sabe por dónde comenzar, le recomendamos aprender fórmulas de Excel ¿Necesita ayuda con las fórmulas de Excel? 7 recursos para consultarExcel es el estándar de oro de la hoja de cálculo. Si necesita usar Excel y aún así debe familiarizarse con él, estos recursos le presentarán rápidamente los conceptos básicos y más. Lee mas primero.

Y antes de imprimir sus horarios completos, consulte estos consejos para imprimir hojas de Excel 7 consejos de impresión de Excel: cómo imprimir su hoja de cálculo paso a paso¿Tiene problemas para imprimir desde Microsoft Excel? Esta guía le mostrará cómo imprimir una hoja de cálculo Excel perfectamente. Lee mas para asegurarse de que todo salga correctamente.

¿Qué plantilla es tu favorita? ¿Extrañamos algunos buenos? ¿Tiene algún consejo o truco para programar a sus empleados? ¡Comparte con nosotros en los comentarios a continuación!

Créditos de imagen: Hoja de tiempo semanal por Andrey_Popov a través de Shutterstock, Programación de tareas por Faithie a través de Shutterstock, Ilustración de estación de trabajo por Faithie a través de Shutterstock, Horario vacío por xtock a través de Shutterstock