Cómo crear informes y documentos profesionales en Microsoft Word

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Si Microsoft Office hubiera sido un país, habría sido el tercer país más poblado del mundo. 1.2 billones de personas El uso de un único conjunto de aplicaciones es alucinante. ¡Y ellos "hablan" 107 idiomas!

Pero en este momento, usted y yo estamos hablando en inglés y vamos a hablar sobre la herramienta más popular en el arsenal de Microsoft Office: Microsoft Word Sí, obtenga Microsoft Word gratis: así es cómo¿No quieres pagar por la experiencia completa de Microsoft Word? No se preocupe, aquí hay algunas maneras de cómo puede usar Microsoft Word de forma gratuita. Lee mas 2016.

Este editor de documentos se usa para escribir una variedad de documentos. Desde una simple aplicación hasta el currículum necesario. Desde una simple lista de deseos hasta una nota de oficina. Creemos que podemos trabajar con Word. Pero es cuando nos sentamos a escribir un informe profesional serio, descubrimos un hecho importante.

La redacción de informes profesionales necesita un conjunto diferente de habilidades.

Entonces, pregúntate esto - ¿Puedes pasar de un solo documento a un informe extenso? Vos si Conozca todas las características de Microsoft Word 9 consejos para aprender todo sobre Office 2016Microsoft Office 2016 está entre nosotros. ¿Cómo está dominando la última versión por el bien de su productividad? Te recomendamos los mejores enlaces para el aprendizaje de Office Robar una marcha con estos ... Lee mas que ayudará a gestionar este proyecto de documentos a gran escala? ¿Puedes colaborar en el trabajo con otros miembros del equipo?

Puede ser estudiante, propietario de una pequeña empresa o empleado de oficina... deberá crear un informe o un documento con formato profesional de algún tipo. Esta guía MakeUseOf lo ayudará a actualizar sus técnicas y agudizar su enfoque de diseño.

En esta guia:

Escribir un informe — Introducción | La lista de verificación del informe

Herramientas útiles de Microsoft Word — Pegado especial | Investigador | Congelar partes de su documento

Trabaja en el diseño y diseño — Introducción | Portada | Tabla de contenido | Encabezado y pié de página | Número de páginas | Estilo de fuente | Estilo de párrafo | Saltos de página | Estilos y temas | Subtítulos | Partes rapidas | Bordes de página

Referencias y Colaboración — Índice | Bibliografias | Referencias cruzadas | Comentarios

Finaliza tu informe — Firmas | Marcas de agua | Solo lectura | Imprimir a PDF

El siguiente paso — Conclusión

Escribir un informe

La redacción de informes implica una investigación y luego publicar el resultado de ese análisis. En el mundo profesional, la "apariencia" o apariencia de lo que publica es primordial. El resultado final agradable a la vista podría pulir su reputación y mejorar su marca personal.

Los pasos a continuación lo guiarán a través de las funciones expertas en Microsoft Word 2016. Pase mucho tiempo en un plan. Comience con estas pautas ...

Paso 1: Decidir el propósito

Antes de comenzar el informe, primero debe saber por qué lo está escribiendo. Los informes son de muchos tipos, pero están destinados a informar o persuadir. Puede ser para describir un proceso técnico, compartir información de fondo o demostrar el progreso de un proyecto.

Pregúntese - Qué y Por qué. Esto te ayudará a destilar el propósito al punto principal y a cumplirlo en lugar de divagar con detalles innecesarios.

Paso 2: identifica a tu audiencia

La segunda consideración importante es evaluar a su audiencia. ¿Serán capaces de entender de qué estás hablando? ¿Existen diferentes niveles de lectores que leerán el informe? El conocimiento del lector sobre el tema influirá en gran medida en la información que debe incluir.

Decida la audiencia principal y luego escriba el informe en el nivel técnico adecuado. El público secundario puede recibir información complementaria al final del informe.

Paso 3: conoce tu tema

Debes saber de qué estás hablando. Por lo tanto, investigue el tema e incluya toda la información relevante para demostrar su punto. Asegúrese de llegar a una conclusión basada en hechos y no en opiniones personales. La información debe ser correcta, actual y bien referenciada.

También use una variedad de recursos, como revistas, artículos de periódicos, libros, sitios web, folletos, datos en bruto, informes anuales y discursos para ayudar a respaldar su punto. Simplemente no te quedes con Wikipedia.

Paso 4: Esquema del informe

Has hecho la investigación. Hay un montón de información que está esperando ser escrita e impresa. ¡Pero espera! No te ahogues antes de entrar al agua. Prepare el bosquejo final del informe, que será la tabla de puntos de referencia para ayudarlo a navegar de principio a fin. El bosquejo es el plano. Le dará una vista panorámica de la tierra y también le mostrará dónde debe completar los detalles.

La estructura de un informe de ideas puede incluir los siguientes elementos:

• Pagina del titulo
• Resumen Ejecutivo
• Tabla de contenido
• Introducción
• El cuerpo del informe
• Conclusión
• Recomendaciones
• Apéndice
• Bibliografía y referencias

Microsoft Word Esquema del documento es una característica poderosa que puede ayudarlo a organizar un documento incluso antes de comenzar a llenarlo con investigación. Tomar ventaja de plantillas de lluvia de ideas y mapas mentales 8 plantillas de MS Word que te ayudan a intercambiar ideas y mapear tus ideas rápidamenteLas plantillas de Word gratuitas no son solo documentos hermosos, currículums perfectos y portadas. También pueden ser vitales para la lluvia de ideas y los mapas mentales. Aquí hay ocho plantillas de Word para sus necesidades de ideación. Lee mas también.

Paso 5: escribir, editar, corregir y terminar

Una vez que haya estructurado su informe, es hora de completar los encabezados con contenido. Personalmente, considero que es mejor abordar un poco de cada sección y luego agruparlo con información. Puede hacerlo si lo desea, o terminar cada sección a medida que avanza en la estructura del informe. Asegúrese de centrarse en presentar sus ideas y utilizar evidencia de apoyo en lugar de ortografía y gramática primero. Resume tu argumento y escribe algunas oraciones que arrojen tus ideas principales. Si encuentra algo que vale la pena citar, cítelo.

Una vez que la mayoría de su texto está escrito, es hora de leerlo y asegurarse de que fluya bien. Asegúrese de guiar la comprensión del lector con palabras de transición como "Esta información muestra ...", "En otras palabras ...", "De manera similar ..." y resalte los puntos relevantes y clave.

Finalmente, pasa tiempo para corregir, comprobar gramática y ortografía Cómo deletrear y revisar la gramática en Microsoft WordPuede personalizar las herramientas integradas de corrección ortográfica y gramatical de Microsoft Word para satisfacer sus necesidades. Incluso puede usar la Autocorrección para acelerar su escritura. Lee mas y vuelva a verificar toda la información relevante y su flujo lógico. Es mejor dejar al menos un día para revisar y corregir su trabajo. No intentes editarlo inmediatamente después de que creas que has terminado, ya que tenderás a perder la lectura de lo que has escrito. Duerma un poco y corríjalo al día siguiente.

La lista de verificación del informe

Antes de ir y enviar o entregar su informe en el que ha trabajado tan duro, asegúrese de haber hecho lo siguiente:

• Completó la página de título con el Título, Su nombre, Fecha, Para quién es el informe y una posible descripción de qué trata el informe.
• La página de contenido tiene encabezados apropiados y los números de página son correctos.
• Asegúrese de que la introducción cubra puntos clave, el alcance del informe y el objetivo que desea alcanzar.
• Ha agregado subtítulos encima de las tablas y debajo de las imágenes / gráficos.
• ¿El contenido del informe presenta la información de manera clara, lógica, objetiva, se mantiene en el tema, va al grano?
• ¿La conclusión establece los resultados, reafirma la idea principal y no incluye ninguna información nueva?
• ¿Están los títulos y subtítulos claramente etiquetados?
• ¿Las citas son relevantes, actualizadas y referenciadas correctamente?
• ¿Has usado saltos de página donde sea apropiado?

Ahora, iniciemos Microsoft Word y lo llevaremos a través de las características que ayudarán a armar el borrador de su informe y presentarlo como un documento profesional.

Funciones útiles de Microsoft Word para redactar informes

Tómelos como consejos pequeños y domínelos uno por uno.

Microsoft Word es un gran obús con muchos detalles prácticos. Centrémonos en los conjuntos de habilidades clave y las herramientas que necesitará para planificar, preparar y presentar el informe profesional. Las características de Microsoft Word que cubriremos a continuación también son accesos directos de productividad que facilitarán su trabajo.

Propina: Use el asistente "Cuéntame" de Microsoft Word 2016 para obtener más información sobre las nuevas funciones de la suite Office.

Comencemos con tres herramientas preliminares ...

Usar pasta especial

Para la mayoría de nosotros, cuando necesitamos copiar texto o una imagen en Word, el atajo CTRL + V funciona bien. Pero a veces podríamos querer pegar los datos copiados en otro formato, como los datos de Excel como una imagen. Con el Pegado especial comando puede descartar o especificar el formato cuando pega una imagen, datos de presentación, tabla u objeto de cualquier otro programa en Word.

Trabajará mucho con tablas y gráficos de Excel en un documento profesional.

Si solo copia lo que desea y hace clic en pegar, notará que insertará los datos como tablas. Pero, si desea pegar una gran área de celdas y no desea editarla, puede pegarla como una imagen, con la opción adicional de editarla.

En Microsoft Excel: Seleccione y resalte las celdas que desea copiar> Presione CTRL + C.

En Microsoft Word: Ir Inicio> Pasta> Pasta especial. Seleccione Pegado especial y desde el diálogo seleccione Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Office Excel.

Puede cambiar el tamaño de los datos como si fueran una imagen, y si hace doble clic, podrá editar los valores. Puede cambiar la tabla o el gráfico y rediseñarlo. Y, si actualiza los datos en el gráfico o la tabla en Excel, puede actualizar automáticamente el gráfico en Word.

Pruebe el menú contextual del botón derecho también. Aparece el menú Pegado especial:

Hay mas opciones para importar datos de Excel a Word 8 formas sorprendentes de importar datos a Microsoft WordSaber cómo importar datos a Microsoft Word desde cualquier fuente, incluidos Excel, archivos PDF u otros documentos de Word, puede ahorrarle mucho tiempo. Te mostraremos todos los trucos. Lee mas . los Soporte de Microsoft Office La página también los describe en detalle.

Usa el investigador

Sí, hay Google y Wikipedia. Pero cambiar constantemente de Word a su navegador puede obstaculizar su productividad. Office 2016 aporta una poderosa integración de investigación a este trabajo duro. El investigador no solo puede ayudarlo a encontrar contenido desde Microsoft Word, sino también a agregar citas rápidamente. Utiliza el Gráfico de conocimiento de Bing para encontrar el contenido adecuado para respaldar su documento.

Ir Cinta de opciones> pestaña Referencias y c elegir Investigador. Se abrirá un panel a la derecha con las opciones de búsqueda.

Escriba una palabra clave para el tema que desea buscar y presione Entrar.

El panel Resultados muestra una lista de fuentes que puede usar en su documento. Elija un tema para explorar en detalle.

Agregue el tema a su documento de Microsoft Word con un clic en el signo más en la esquina superior derecha. También puede hacer clic en el signo más en cualquier resultado para citar la fuente en su documento de investigación. La fuente de citas le ayuda a respaldar su investigación con fuentes web y libros.

Como veremos más adelante, una bibliografía anotada es una de las partes más difíciles de un documento. El investigador es un asistente inteligente que interviene.

Congelar parte de su documento de Word

Supongamos que su informe profesional será un trabajo largo y complejo. Puede dividir la ventana de Word en dos paneles para poder ver dos partes diferentes de un documento al mismo tiempo. Es un valioso ahorro de tiempo cuando desea copiar y pegar partes de un lugar a otro o hacer referencia a una parte del documento mientras trabaja en otro.

Ir Cinta de opciones> pestaña Ver> División.

Para eliminar la división, haga clic en Eliminar división en la misma pestaña

El grupo de Windows le ofrece varias opciones para cambiar la forma en que trabaja con dos o más documentos. Las características se explican por sí mismas.

Para desplazarse por ambos documentos al mismo tiempo, haga clic en Desplazamiento sincrónico en el grupo Ventana en la pestaña Vista. También puedes hacer clic en Ver lado a lado poner dos partes del documento una al lado de la otra.

Propina: Use la Vista dividida para mostrar dos diseños diferentes, por ejemplo, Imprimir y Esquema. Establecer la división. Luego, haga clic en el panel que desea cambiar y luego seleccione un diseño diferente en la pestaña Vista.

Trabaja en el diseño y diseño

La presentación de un informe es lo que hace que alguien lea un informe en primer lugar, y es por eso que es crucial que su informe esté bien presentado. Si tuviera la opción de leer cuatro informes, ¿qué elegiría?

1. Un informe escrito a mano.
2. Un documento impreso en blanco y negro.
3. Un informe impreso en papel A4 normal en color.
4. ¿Un informe impreso en color, con una página de título pegadiza, perfectamente delimitada y pulida?

Recogerá el cuarto informe porque lo atraerá hacia él solo por la apariencia visual.

La portada no es la única razón. Un informe bien diseñado es más fácil de leer. También es más fácil escanear cuando no tienes tiempo para leer. Es por eso que necesita pasar un tiempo en sus encabezados y pies de página, y los diferentes estilos y temas. En resumen: el formato de cada elemento en el informe.

El formateo puede parecer una tarea difícil, pero es un ejercicio divertido que ejercitará todos sus músculos creativos. Las conclusiones clave serán las habilidades que puede aplicar a cualquier cosa en Microsoft Office en el futuro. Y el tiempo que ahorrará con todos los consejos de productividad aprendidos aquí.

Microsoft Word 2016 tiene un rico conjunto de características. Estas son solo algunas de las formas en que el diseño de su informe puede destacarse del resto y ser profesional. Entonces, analicemos las habilidades de diseño y diseño.

Esta sección cubrirá estas características paso a paso:

• Comience con una portada
• Hacer una tabla de contenido
• Crea tu encabezado y pie de página
• Agregar números de página

(Formatear el contenido)

• Elija las fuentes correctas
• Dale estilo a los párrafos
• Saltos de página de control
• Usar estilos y temas
• Subtítulos
• Use piezas rápidas
• Decorar con bordes de página

1. Comience con una portada

La primera página es el primer punto de contacto con su lector. También es su oportunidad de causar una impresión favorable. No permita que su falta de habilidades artísticas sea una excusa porque Word asume el trabajo con su galería integrada de páginas de título. Todo lo que tiene que hacer es casar uno con el tema del informe.

Microsoft Word 2016 te ofrece 16 plantillas preformateadas y tres más en Office.com.

Ir Insertar> Grupo de páginas> Página de portada.

La portada aparece al principio del documento de forma predeterminada.

Como solo se ofrecen 16 plantillas "oficiales", es posible que todos los demás tengan la misma portada. Entonces, ¿por qué no personalizarlo y hacerlo un poco más único?

Usted puede diseñar una página de título (o portada) en Microsoft Word Cómo hacer una portada personalizada en Microsoft WordUn diseño de portada sólido es una excelente manera de estilizar su documento. Le mostramos cómo hacer su propia portada en Microsoft Word. Lee mas eso puede ser un original en la pila. Guárdelo como plantilla o cambie fácilmente el diseño sobre la marcha.

2. Hacer una tabla de contenido

Lectores casuales escaneados. Los buenos lectores escanean primero y luego se sumergen profundamente. Una tabla de contenido proporciona los puntos de referencia que ayudan a ambos. Cuando se trata de un documento largo y complicado, ¿no preferiría comprobar la disposición del terreno antes de dirigirse a la sección que le interesa?

Considere una tabla de contenido (TOC) si su documento tiene más de 10 páginas. Primero debe asegurarse de que no necesita reorganizar las páginas de su documento 3 formas de mover y reorganizar páginas en Microsoft WordCuando trabaje en Word, tendrá que reorganizar las páginas. Puede que no sea intuitivo, pero no es difícil con estos tres consejos aquí. Lee mas antes de crear el TOC.

En Microsoft Word, no tiene que escribir todo el TOC a mano. Hay una Tabla de contenido herramienta automática bajo la Referencias pestaña que toma su esquema y lo diseña para usted. Además, puede mantenerlo actualizado fácilmente cuando desee cambiar algo.

También hay plantillas que puede descargar y ajustarlas a la naturaleza del contenido. Por ejemplo, un TOC para una tesis tendrá un aspecto diferente al del informe anual de una empresa.

Tenemos un tutorial completo sobre cómo crear una página de tabla de contenido en Word Cómo crear una tabla de contenido en Word y plantillas gratuitasLa tabla de contenido es una excelente manera de mantener sus documentos organizados y mejorar la navegación. Le mostramos cómo crear su propia tabla de contenido en cuatro sencillos pasos. Plantillas gratuitas incluidas. Lee mas .

La esencia de esto es esto:

Cree el esquema y use estilos de encabezado para organizar la jerarquía. Aplique la herramienta TOC automática a los estilos de encabezado. Word 2016 busca esos encabezados y luego inserta la tabla de contenido en su documento. Luego, puede actualizar automáticamente su TOC si realiza cambios en su documento.

Para un control más práctico, también puede usar el Tabla de contenido manual estilo. Word inserta texto de marcador de posición y debe insertar y formatear cada contenido en la lista.

3. Crea tu encabezado y pie de página

Los encabezados y pies de página son importantes en los informes, ya que el objetivo principal es proporcionar información sobre el informe en cada página. Son las áreas de visualización comunes para los números de página. El encabezado del documento debe contener el título del informe y posiblemente el nombre de quién lo creó. El título de la sección actual es útil.

El pie de página, por otro lado, debe incluir los números de página, la fecha de publicación y otra información administrativa que se requiera. Tenga en cuenta que algunos las guías de estilo tienen pautas especiales para encabezados y pies de página Cómo agregar notas al pie de estilo Chicago en Microsoft WordLas notas al pie pueden ayudarlo a complementar el texto con detalles adicionales. Agregar notas al pie en Microsoft y usar estilos como Turabian, MLA, APA o Chicago, es muy fácil. Le mostramos lo que necesita saber sobre las notas al pie. Lee mas .

Comencemos con el encabezado en su documento y dele un aspecto único.

Seleccione Insertar, luego seleccione Encabezamiento o Pie de página del grupo La galería incorporada le muestra varias opciones entre las que puede elegir.

El espacio de encabezado y pie de página se inserta en su documento con texto o tabla de marcador de posición. los Herramientas de encabezado y pie de página se abre en la cinta de opciones para otro trabajo de formateo como la fecha, la hora o la imagen.

Ingrese su texto y luego seleccione Cerrar encabezado y pie de página.

Puede comenzar con un encabezado y pie de página en blanco. Si tiene las habilidades de diseño, use el Herramientas de encabezado y pie de página para diseñar el tuyo. Domine el espacio de encabezado y pie de página si desea crear membretes personalizados para su organización. Puede utilizar elementos de marca como logotipos de empresas u organizaciones en la parte superior y notas al pie de página bien formateadas en la parte inferior

Probemos y modifiquemos uno de los encabezados incorporados. Yo seleccioné Faceta de la galeria.

El aspecto final tardó dos minutos en combinarse con simples efectos de texto y un ícono procedente de la galería de íconos de Microsoft Office.

El encabezado y el pie de página están en su lugar. Pero, ¿cómo sabes dónde estás en el documento? Inserte números de página como el próximo cartel importante.

4. Agregar números de página

Los números de página se ven mejor en el pie de página (a diferencia del encabezado como en la imagen de arriba). Puede agregar un número de página básico desde Insertar> Número de página botón en la cinta. También puede agregarlo desde Diseño pestaña que aparece cuando agrega el encabezado y el pie de página.

Tienes mucho control sobre los números de página. Elija entre una amplia gama de formatos de números y personalícelos según sus necesidades. En este caso, estamos agregando el número al pie de página, pero puede colocarlos en la parte superior o incluso en los márgenes. En este ejemplo, he colocado el número de página en la parte inferior izquierda. Pero me gustaría cambiar el aspecto predeterminado y el formato.

Por ejemplo: el uso de una "Página X de XXX" es un mejor indicador en un documento largo.

Selecciona el número de página. Ir Insertar> Piezas rápidas. En el menú desplegable, seleccione Campo. También puede acceder al cuadro de diálogo Campo desde la pestaña Diseño de encabezado y pie de página.

Escoger NumPages de la larga lista de nombres de campo. Desde el cuadro de la derecha, puede elegir un formato específico. Seleccioné el habitual 1, 2, 3. Hacer clic Okay, y aparecerá la cantidad de páginas. Ahora todo lo que tiene que hacer es agregar su texto, como la página X de XXX, y cambiar el aspecto de los números con las herramientas de formato de texto habituales disponibles en la pestaña Inicio.

Ahora se ve así:

Diseñe el aspecto en cualquier número de página en su documento y Word actualiza todo el resto automáticamente. Los números de página son los elementos más comunes en un pie de página, pero también puede contener cualquier otra información como el encabezado. Desde las opciones en el grupo Insertar, puede agregar la fecha y hora, información del documento, imágenes y más a su encabezado o pie de página.

A continuación, nos dirigimos a formatear el contenido.

El sorteo visual de su informe profesional se combina con el "embellecimiento" que aplica al contenido. El formateo también es un paso esencial para un documento que fluye bien. Por lo tanto, debe concentrar mucha energía en elegir la fuente correcta, el espacio de párrafo y los colores.

No te preocupes Incluso, los desafiados artísticamente encontrarán esta parte fácil porque Microsoft Word viene empaquetado con temas y estilos visuales predeterminados. Comencemos con el elemento más básico de un documento.

5. Elige y dale estilo a la fuente correcta

Tu elección de fuente en un informe profesional de Word Cómo aplicar estilo a las fuentes en Microsoft Word para que su texto se destaqueUn texto bien formateado puede captar la atención de su lector y ayudarlo a fluir a través de su documento. Le mostramos cómo agregar ese toque final en Microsoft Word. Lee mas no solo determina cómo se destaca el texto, sino también cómo se imprime. Desea ambos para obtener el máximo impacto.

Puede aplicar un tipo de letra (es decir, el aspecto visual de la fuente) a un documento completo o a partes específicas de un documento. Todas las opciones de fuente están disponibles en la pestaña Inicio. Ir Inicio> Fuente.

La fuente predeterminada en Microsoft Word 2016 es Calibri. Mire más allá de eso, ya que tiene muchos otros para elegir. Si elige Times New Roman, puede ser considerado perezoso, si elige Windings, bueno... no creo que necesite explicar eso. Así que asegúrese de elegir una fuente que sea fácil de leer y que se adapte al informe. Para ir a lo seguro, elija uno de estos fuentes de Google de aspecto profesional Las 10 mejores fuentes gratuitas de Google para presentaciones profesionalesLa tipografía puede hacer o deshacer una presentación. Aquí están las mejores fuentes gratuitas de Google perfectas para presentaciones profesionales. Lee mas ; están disponibles de forma gratuita.

Propina: Baskerville y Georgia son buenas alternativas a los tiempos usados ​​New New Roman

Pruebe diferentes pares de fuentes para el cuerpo del texto y los encabezados (y subtítulos). Varios sitios web como FontJoy y TypeWolf te ayudará a experimentar con combinaciones de fuentes. Usted puede descargar y usar fuentes personalizadas también. Pero recuerde la regla del pulgar: nunca use más de tres tipos de letra diferentes en un documento.

Para ese extra de pizazz, pruebe con soltar cap para mejorar su texto Cómo usar las mayúsculas para mejorar su texto en Microsoft WordUn capitular es una adición estilística a cualquier documento. Exige atención. ¿Cómo se crea un capitular en un documento de Microsoft Word? Veamos el simple proceso creativo. Lee mas .

6. Dale estilo a los párrafos

Si desea que sus líneas tengan doble espacio o espacio simple, debe cambiar el formato de los párrafos. Al cambiar el espaciado, puede hacer que un documento sea más fácil de leer o dar la impresión de que es más largo y de que ha puesto más trabajo en él.

Para cambiar el párrafo de todo el documento, es mejor que seleccione cada bloque de texto; de lo contrario, si está utilizando encabezados en su informe, también cambiarán. Otra mejor opción es si personaliza el estilo particular que está utilizando para formatear el párrafo.

Para hacer esto, vaya a Hogar> Estilos. Haga clic derecho en el estilo que desea cambiar y seleccione Modificar. Haga clic en Formato> Párrafo que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diálogo. Ahora, cambie el espaciado, la sangría y la alineación del párrafo. Hacer clic Okay para cerrar los cuadros de diálogo.

Cuando desee cambiar una porción más pequeña del documento, seleccione lo que desea cambiar. Haga clic derecho en el texto resaltado y seleccione Párrafo. Aparecerá el mismo cuadro de diálogo que el anterior.

7. Saltos de página de control

Un salto de página, por su propio nombre, divide un bloque continuo de texto en dos páginas. Los saltos de página son elementos estructurales importantes para documentos largos. Word inserta automáticamente un salto de página al final de la página. Pero en un documento largo, puede colocar saltos de página donde los desee.

Para insertar un salto de página manual, haga clic en Insertar> Salto de página. (Método abreviado de teclado: CTRL + Intro)

Un salto de página se ve así cuando hace clic en Mostrar ocultar comando en el Grupo de párrafos.

Pero, ¿qué sucede si desea mantener un montón de líneas juntas en una página o columna y no separarlas debido a un salto de página? El diseño está bajo su control. Haga clic en la pequeña flecha que ve en la parte inferior derecha del grupo Párrafo.

En el Cuadro de párrafo, haga clic en Saltos de línea y de página. Seleccione entre estas cuatro opciones de paginación:

• Viuda / Huérfana El control coloca al menos dos líneas de un párrafo en la parte superior o inferior de una página.
• Seguir con el siguiente evita saltos entre párrafos que desea permanecer juntos.
• Mantener las líneas juntas evita saltos de página en el medio de los párrafos.
• Salto de página antes agrega un salto de página antes de un párrafo específico.

También hemos mostrado cómo eliminar saltos de página 2 formas de eliminar un salto de página en Microsoft WordLos saltos de página son parte de documentos de Word bien diseñados. Veamos cómo crearlos y también eliminarlos rápidamente con dos métodos. Lee mas cuando sea necesario.

8. Usar estilos y temas

Los estilos y los temas son quizás dos de los más características infrautilizadas en Microsoft Word 7 características de Microsoft Word infrautilizadas y cómo usarlas¿Estás pasando por alto algunas de las características más útiles de Microsoft Word? Esta aplicación presenta una sorprendente cantidad de herramientas y opciones infrautilizadas. Hemos desenterrado siete y le mostraremos cómo usarlos. Lee mas . Pero creo que debería usarlos en cada oportunidad para ahorrar mucho tiempo.

Pero, ¿cuál es la diferencia entre un tema y un estilo? Microsoft dice:

Los temas proporcionan una forma rápida de cambiar el color y las fuentes generales. Si desea cambiar el formato de texto rápidamente, los estilos de Word son las herramientas más efectivas.

Entonces, como los temas controlan el aspecto general con color, efectos y fuentes, primero comience con un buen tema para su documento. Luego, use Estilos para profundizar en las porciones específicas para las que desea cambiar la apariencia.

por Temas: Ve a la Diseño lengüeta. Elige un tema de la galería. Puede ver vistas previas de cómo es la combinación de colores.

por Estilos: Seleccione la parte del texto que desea cambiar. Ve a la Estilos grupo en el Hogar lengüeta. Puedes ver vistas previas de cómo se ven. Elija el estilo que sea adecuado para su contenido. Por ejemplo, elija un estilo de título para los títulos en su documento. O, un estilo particular para cualquier cita. También puede modificar un estilo existente y crear nuevos estilos desde cero.

9. Subtítulos

Cada imagen, gráfico o ilustración necesita un título para describirlo claramente. Es una sola línea de texto, generalmente ubicada debajo de un gráfico. Los subtítulos también son una referencia importante cuando necesita mencionarlos en otro lugar. Muchos documentos omiten este pequeño detalle.

Es fácil agregar un subtítulo. Haga clic con el botón derecho en la ilustración a la que desea agregar un título. Seleccione Añadir un subtitulo.

En el cuadro de diálogo, agregue el texto del título y configure las opciones restantes. Los subtítulos se pueden referenciar automáticamente en Word.

10. Use piezas rápidas

Los documentos profesionales pueden volverse repetitivos. Es por eso que debe comenzar a usar Quick Parts para el contenido repetitivo que reutiliza todo el tiempo. Por ejemplo, supongamos que hay una cláusula contractual que incluye con cada documento. O, alguna información introductoria. En lugar de copiar y pegar repetidamente, guárdelos como Quick Parts y reutilícelos una y otra vez.

Quick Parts también es un tipo de bloque de construcción. Puede ver la galería de todos los bloques de contenido reutilizables en el Organizador de bloques de construcción.

Guarde y reutilice sus propias piezas rápidas en dos pasos:

1. Seleccione la frase, oración u otra parte de su documento que desea guardar en la galería.
2. Ir Insertar> Grupo de texto> Piezas rápidas> Guardar selección en la Galería de piezas rápidas. Cambie el nombre y agregue una descripción si lo desea. Hacer clic Okay.

Con la misma facilidad, puede reutilizar el fragmento de contenido guardado.

Coloque el cursor donde desee insertar una selección de la Galería de piezas rápidas. Ir Insertar> Grupo de texto> Piezas rápidas. Luego haga clic en la oración, frase u otra selección guardada que desea reutilizar.

Notará otras tres categorías en el menú de partes rápidas.

Texto automático: Word 2016 ha conservado lo viejo Texto automático característica. Funciona como Quick Parts para cualquier bloque de texto que utilice mucho. Ejemplo: una nota que desea usar con cada documento.

Propiedad del documento: Un conjunto de propiedades constantes que puede incluir con cada documento. Ejemplo: nombre de la empresa o autor.

Campos: Estos son elementos predefinidos que se actualizan automáticamente. Ejemplo: fecha, hora, números de página, etc.

Recuerde, las entradas para la propiedad del documento a veces pueden incluir información que no desea compartir con todos. Por lo tanto, vigile de cerca estos campos y elimine los datos personales ocultos cuando sea necesario.

11. Decorar con bordes de página

Los bordes de la página se ven bien no solo en volantes e invitaciones. Si se hace correctamente, pueden agregar un toque de clase a un documento. Una variedad de estilos de línea y anchos y bordes de arte están disponibles en el menú Diseño en la cinta de opciones.

Ir Diseño> Bordes de página.

En el Bordes y sombreado caja, use el Borde de página pestaña para diseñar su borde.

La configuración se explica por sí misma. Pruebe Shadow o 3-D con los colores correctos para agregar un borde sutil pero elegante. Los estilos artísticos con sus bordes de imágenes prediseñadas pueden ser demasiado llamativos para documentos profesionales.

Use los cuatro botones de esquina en Avance ventana para seleccionar los lados de la página para dibujar bordes. Haga clic en estos botones para eliminar o agregar bordes, como lo desee.

Coloque el cursor en la primera página de un documento si desea poner un borde solo alrededor de la primera página. También puede poner bordes alrededor de ciertas páginas en una sección. Coloque el cursor en la sección, ya sea en la primera página de esa sección o en una página posterior.

Referencias y Colaboración

Un informe de Word puede parecer una tarea inmanejable. Es como organizar un millón de montones de heno en pequeñas pilas ordenadas. La idea es saber con precisión qué pila tiene el pin que está buscando. Estas características están destinadas a facilitarlo.

1. Crear un índice

Al escribir documentos grandes, como un informe que contiene mucha información, una página de contenido puede no ser suficiente. Un Índice debe aparecer al final del documento, con números de página para palabras clave e información en el informe. Cree un índice para ayudar al lector a hacer referencia a la información correcta con solo el número de página.

Haga un índice si su documento tiene más de 20 páginas. Microsoft Word 2016 no deja que el proceso te abrume. Básicamente tiene dos partes:

• Seleccione las palabras o la información que desea incluir en el índice.
• Coloque el índice en el lugar correcto de su documento.

Puede desplazarse por el documento terminado y marcar las palabras o frases que desea incluir en el índice o marcarlas a medida que avanza. De cualquier manera, seleccione el texto que desea utilizar como entrada de índice o haga clic donde desee insertar la entrada.

1. Hacer clic Referencias > Marcar entrada.

2. Edite el texto en el Marcar entrada de índice caja de diálogo. También puede agregar una entrada secundaria que define aún más la palabra principal que utilizó en el índice. Puede agregar varios niveles y cada uno aparece sangrado debajo de la entrada principal.

3. Debajo Opciones, también puede crear una referencia cruzada a otra entrada principal. Un lector puede usar esto para referir información relacionada en otra parte del mismo documento.

4. Use el formato de número de página para decidir la apariencia de los números de página en el índice.

5. Hacer clic marca para marcar la entrada del índice. Para marcar este texto en todas partes que aparece en el documento, haga clic en Marcar todos.

6. Repita el proceso para todas las palabras y frases que desea incluir en el índice.

Ahora ha creado su índice. Insértelo en el lugar correcto hacia el final del documento.

1. Haga clic en la página donde desea insertar el índice.

2. Hacer clic Referencias> Insertar índice.

3. los Índice Se muestra el cuadro de diálogo. Aquí puede elegir formatear las entradas de texto, los números de página, las pestañas y los caracteres líderes.

4. Elija la apariencia de los diferentes formatos en la lista y verifique la ventana Vista previa a la derecha. Recuerde, la ventana Vista previa no muestra el índice real. Es solo una "simulación" de cómo se verá.

5. Hacer clic Okay. Su índice ya está listo.

A veces, es posible que deba agregar más entradas al índice después de haberlo insertado en la página. Marque la entrada y vaya a Referencias> Actualizar índice para incluir las nuevas menciones.

Además, agregue un encabezado para el índice porque Word no lo hace automáticamente.

2. Creando Bibliografías

Su documento está casi listo. Ahora, debe acreditar todos los demás trabajos e ideas de investigación a los que ha hecho referencia en su documento. Es hora de una bibliografía.

Es posible que un informe de la empresa no necesite una bibliografía, pero un artículo académico no está terminado sin una. La bibliografía es uno de los trabajos más minuciosos en un informe académico. Debe tener todas sus citas en orden antes de sentarse a enmarcar la bibliografía. Además, decida sobre el estilo de cita (típicamente MLA, APAo Estilo Chicago) según las pautas de su tema.

No dudes en aprovechar generadores de citas y bibliografía de terceros 5 aplicaciones de citas automáticas que hacen que las bibliografías sean más fáciles de escribirLas herramientas gratuitas de bibliografía y citas en línea admiten cualquier tipo de escritura. Estas aplicaciones también le ahorran tiempo con citas automáticas. Lee mas para construir esta sección.

Pero, Microsoft Word 2016 tiene un conjunto completo de herramientas para hacer que este proceso sea lo más sencillo posible. Entonces, vaya al punto en el documento donde le gustaría colocar la bibliografía. Es bueno si tiene al menos una cita para incluir, pero incluso si no lo hace, Word 2016 le permite usar una cita de marcador de posición y completar las fuentes más adelante.

Hacer clic Referencias> Bibliografía.

Word ofrece algunos estilos de bibliografía que difieren solo en sus nombres de encabezado. Elija el estilo apropiado y luego inserte citas del botón en el Grupo de citas y bibliografía.

La herramienta de bibliografía tiene unos pocos pasos. En aras de la brevedad, te dirigiré a la excelente Página de ayuda de Microsoft Office que es una guía paso a paso.

Algunos trabajos académicos te pedirán crear una bibliografía anotada Cómo crear una bibliografía anotada en Microsoft WordUna bibliografía anotada es una parte importante de cualquier documento de investigación. Veamos cómo crear uno con la ayuda de Microsoft Word. Lee mas . Es una versión más detallada de una bibliografía con una lista de citas de revistas, libros, artículos y otros documentos, seguida de un breve párrafo. El párrafo es una descripción de la fuente y cómo respalda su trabajo.

3. Referencias cruzadas

Puede usar una referencia cruzada para ayudar al lector a navegar a través de un documento largo. En cualquier punto de un documento, puede decirle al lector que consulte el encabezado, el número de página, la imagen, el gráfico, la nota al pie, la nota final y el párrafo. Un enlace de referencia cruzada es una forma ordenada de conectar información relacionada. El lector solo tiene que hacer clic en el enlace para acceder a ese fragmento de información.

Así es como comienzas:

1. Seleccione el lugar para la referencia cruzada y escriba el texto que le dice al lector al respecto. Por ejemplo: "Consulte el Cuadro 3 para conocer las tendencias futuras".

2. Ir Insertar> Referencia cruzada.

3. En el Tipo de referencia cuadro, haga clic en la lista desplegable para seleccionar lo que desea vincular.

4. Las opciones en el Insertar referencia a desplegable cambiará de acuerdo a su elección anterior.

5. En el Para cual, revise las opciones y dígale a Word la información exacta para vincular.

6. Comprobar la Insertar como cuadro de hipervínculo para crear el hipervínculo para la información referenciada.

7. Haga clic en Insertar para incluir la referencia cruzada en el documento.

Recuerde, nuestra mención de subtítulos? Puede hacer referencias cruzadas a ecuaciones, figuras, gráficos y tablas si utilizó subtítulos debajo de ellos.

Word no puede crear una referencia cruzada para algo que no existe. Word le informará acerca de estos errores y también actualizará las referencias cruzadas automáticamente cuando cambie el número de página o el texto del elemento referenciado.

Un informe profesional puede ser un trabajo solitario o puede tomar la ayuda de un equipo para preparar el primer borrador. El humilde Comentario es una de las herramientas más infrautilizadas de un documento de Word. Se muestra como un globo de color rectangular en el margen o en el Panel de revisión.

Puede usar los comentarios como pequeños "adhesivos" o auto-notas. Deje pequeñas notas en los márgenes mientras escribe, edita y revisa su camino a través de un informe o un manuscrito. Sea creativo: agregue enlaces adicionales a otros recursos, utilícelos para obtener consejos y sugerencias, enlace a diferentes partes de un documento o configure un enlace de comentarios para sus lectores. Y cuando finalices, puedes fácilmente eliminar todos los comentarios en Word Cómo quitar comentarios y aceptar todos los cambios en WordSi trabaja con colaboradores, debe saber cómo eliminar comentarios en Word. Veamos cómo administrar los comentarios en un documento. Lee mas .

Microsoft Word 2016 también es una herramienta de escritura colaborativa mejorada. Los comentarios juegan un papel muy importante en la comunicación de comentarios a través de un equipo. Así es como funciona el sistema de comentarios ...

1. Resalte el texto al que desea agregar un comentario o haga clic al final de un bloque de texto.

2. Ir Insertar> Comentario. Escriba su comentario en el cuadro. Los comentarios aparecen en el área de marcado a la derecha. La vista Diseño de impresión suele ser la mejor manera de ver los comentarios junto con el texto.

3. Ve a la revisión pestaña y ver más opciones para comentarios. Esta pestaña también muestra todos los controles para seguimiento de cambios y comentarios en un documento colaborativo. Use las opciones de Marcado para mostrar u ocultar los comentarios. Por ejemplo: Sin marcado ocultará los comentarios y el área de marcado a la derecha.

Finaliza tu informe

Una vez que se haya completado y guardado la mayor parte de su informe, es hora de finalizar su informe. Cuando digo finalizar, no me refiero a corregirlo. Eso también debería hacerse. Ahora, debe tomar las medidas de seguridad para proteger el informe de cambios no autorizados y plagio.

Estas medidas de seguridad le darán un nivel adicional de autenticidad a su archivo electrónico antes de compartirlo.

Esta sección cubrirá:

• Firmas
• Insertar marcas de agua
• Haga que el documento sea de "solo lectura"
• Protege con contraseña tu documento
• Imprima su documento a PDF

1. Firmas

Puede agregar una firma de texto para darle un toque personal al informe. Pero una firma de texto simple no necesita ninguna autenticación. Una firma digital es la mejor manera de proteger su documento del acceso no autorizado. UN firma digital ¿Su firma electrónica es legal en todo el mundo?¿Las firmas electrónicas son válidas y legales en todo el mundo? ¿Son más preferibles a la firma manuscrita entintada en un mundo sin papel? Nos fijamos en lo que dice la ley a nivel mundial. Lee mas confirma que el documento proviene del firmante y no ha sido manipulado de ninguna manera.

Creemos una línea de firma en Microsoft Word 2016.

En el documento, coloque el cursor donde desee crear una línea de firma.

1. Ir Insertar > Textogrupo > Línea de la firma y haga clic Línea de firma de Microsoft Office.

2. los Configuración de firma Se muestra el cuadro de diálogo. Rellene los campos como se indica. Si envía el documento a otra persona para que lo firme, agregue instrucciones para el firmante en el campo reservado para él (Instrucciones para el firmante). El firmante también puede agregar dar el propósito de la firma si el Permita que el firmante agregue comentarios en el cuadro de diálogo Firmar está chequeado.

3. Haga clic en Okay y el documento ahora mostrará un marcador de posición para la firma.

Ingrese una firma:

Cuando necesite firmar un documento con una firma digital, vaya a la línea de firma y haga clic derecho sobre ella.

Se le pedirá que firme con una identificación digital. Si no tiene uno, Microsoft le dirá que obtenga uno de un socio de servicios de firma.

Si no tiene una identificación digital, puede simplemente insertar una representación textual de una línea de firma. Puede usar una firma escrita o una imagen que no requiera autenticación.

2. Insertar marcas de agua

Una marca de agua de Microsoft Word es un indicador visual "falso" pero aún útil para el estado del documento. Por ejemplo, puede usar una marca de agua que diga "Borradores" para diferenciarla de la versión final del documento. O utilice la marca de agua para sugerir que el documento tiene "Copyright" o "Confidencial".

La marca "Borrador" es la más común. Pero, Microsoft Word le ofrece varias otras marcas de agua para elegir.

1. Ir Diseño > Fondo de la página y elige Filigrana. El botón Marca de agua se habilitará solo en la vista Imprimir.

2. Puede elegir una imagen o una marca de agua de texto de la galería. Ambas versiones horizontales y diagonales están disponibles. El cuadro de diálogo le brinda todas las opciones de personalización para el aspecto final de la marca de agua. Pruebe diferentes fuentes, diseños, tamaños y colores.

3. Puede escribir su propio texto en el campo Texto para crear su marca de agua personalizada.

4. Escoger Okay para aplicar la marca de agua a su documento. Word aplica automáticamente la marca de agua a cada página, excepto la página de título.

3. Hacer documentos "solo lectura"

Un informe profesional por su naturaleza no debería ser editado por sus lectores. Convertir el documento a PDF es unidireccional. Pero también puede aplicar algunas restricciones más en Microsoft Word y evitar modificaciones u omisiones accidentales de cualquier tipo.

Hay tres formas de proteger un documento.

Primero: haga su documento “solo lectura”.

Esto garantiza que su documento solo se pueda leer o copiar. No evitará que nadie copie el archivo y realice cambios en la copia.

1. Ve a la Expediente pestaña> Informacion > Proteger documento > Marcar como final.

2. Cuando los lectores abren un documento, una barra en la parte superior indicará a los lectores que traten este documento como de solo lectura. Pero pueden hacer clic en "Editar de todos modos" para abrir el documento en modo Editar.

Segundo: proteja con contraseña su documento.

Proteja su documento de ediciones no deseadas con una barrera de contraseña.

1. Debajo Proteger documento, escoger Cifrar con contraseña. Escriba una contraseña y haga clic Okay.

2. En el Confirmar contraseña cuadro, escriba la contraseña nuevamente y luego haga clic en Okay. El documento se abrirá con el lector solicitando una contraseña.

Microsoft usa el AES (Advanced Encryption Standard), longitud de clave de 128 bits, SHA1 (un algoritmo de cifrado criptográfico que genera una clave casi única de 160 bits para reemplazar el texto sin formato) y CBC (encadenamiento de bloques de cifrado) para dar a un hacker un merecido dolor de cabeza.

Tercero: restringir la edición.

Esta función de control le ayuda a usted como autor a decidir qué partes del documento pueden editar otros y cuáles se bloquearán. Piense en ello como el portero que deja entrar a los VIP pero que de otra manera cierra la puerta a la gente común.

1. Ir revisión > Restringir edición.

2. Debajo Edición de restricciones, cheque Permitir solo este tipo de edición en el documentoy asegúrese de que la lista diga Sin cambios (solo lectura).

Sin cambios (solo lectura) es el tipo de restricción predeterminado. Para un nivel de restricción diferente para el documento, haga clic en el menú y seleccione de Cambios rastreados, Comentarios o Completar formularios.

3. Para liberar algunas secciones del bloqueo de edición, seleccione las secciones para editar sin restricciones. Para seleccionar más de un área, haga clic en CTRL mientras selecciona el área con el mouse.

4. Puedes revisar Todo el mundo bajo Excepciones (opcional) en el panel Restringir edición. O haga clic Más usuarios... y permite que solo usuarios específicos modifiquen las secciones. Las áreas permitidas se marcarán con corchetes.

5. Hacer clic Sí, comience a aplicar la protección.

Ahora, escriba una contraseña única en el cuadro que se abre. Tienes que volver a escribirlo para confirmarlo.

La contraseña es opcional. Pero asegura que nadie pueda hacer clic Detener la protección y edite el documento. Si todavía estás paranoico, sigue adelante y cifrar su documento de Microsoft Word Cómo proteger con contraseña y cifrar sus archivos de Microsoft Office¿Le importaría si alguien mirara a través de sus cuadernos de OneNote o tuviera acceso a sus documentos de Word? Si su respuesta es sí, permítanos mostrarle cómo proteger sus archivos de Office. Lee mas como hicimos en el segundo proceso anterior.

4. Imprima su informe en PDF

El formato de documento portátil tiene muchas ventajas. No menos importante es su compatibilidad multiplataforma en todas las computadoras. Su documento está listo y ahora necesita compartirlo o enviarlo para imprimirlo. Muchos informes profesionales, por ejemplo, un documento legal, deben conservar el formato según lo previsto.

Guarde o convierta una copia a PDF. Microsoft Word 2016 no necesita ningún complemento de terceros.

Ir Expediente > Exportar > Crear PDF / XPS.

Recuerde, su documento de Word puede contener información confidencial que no desea que se incluya en el PDF. Elimínelo antes de publicar en PDF. En el Publicar como PDF o XPS ventana, elija Opciones. Luego seleccione Documento Y limpio Propiedades del documento. Establezca cualquier otra opción que desee y elija Okay.

Busque el lugar donde desea guardar el archivo y haga clic en Publicar.

El siguiente paso…

Estás cerca de la línea de llegada. El informe está listo para ser entregado a sus lectores. Pero queda un último trabajo.

Pase las páginas y asegúrese (nuevamente) de que su informe sea fácil de leer. Acérquese con el ojo del lector. ¿Has organizado tus pensamientos y escrito persuasivamente? ¿La información fluye bien con los cuadros y las ilustraciones? ¿Pueden echar un vistazo y encontrar la información rápidamente? ¿Es legible el texto? Utilice el puntaje de legibilidad para medir el nivel de legibilidad de sus documentos como paso final.

También es posible que haya notado que no cubrimos algunos aspectos de Microsoft Word. Por ejemplo, Tablas de Microsoft Word 8 consejos de formato para tablas perfectas en Microsoft WordLas tablas de Microsoft Word son herramientas de formato esenciales. Descubra cómo hacer una tabla y formatearla perfectamente con estos simples consejos. Lee mas son una herramienta importante para la visualización de datos. O la poder de las listas Cómo formatear y administrar listas en Microsoft WordNo importa cuántas listas numeradas o con viñetas haya creado con Microsoft Word en su vida hasta ahora, ¡apuesto a que aprenderá algo nuevo de esta guía! ¿O extrañamos algo? Lee mas en gestión de la información.

Microsoft Word tiene más de un cuarto de siglo y está repleto de pequeñas características. En MakeUseOf, hemos cubierto todos los rincones de esta bestia. Por lo tanto, utilice nuestros recursos para obtener más información sobre este software de forma gratuita. Cada nueva característica de Microsoft Word 10 características ocultas de Microsoft Word que te harán la vida más fácilMicrosoft Word no sería la herramienta que es sin sus características productivas. Aquí hay varias características que pueden ayudarlo todos los días. Lee mas aprendido le hará la vida más fácil.

Haga que su informe brille

Como dijo el autor Nathaniel Hawthorne:

Lectura facil es muy dificil de escribir

¿No es esto cierto también para la redacción de informes profesionales? Después de todo, si se le da la opción, nadie puede querer leerlo. Escribir un informe comercial y usarlo para comunicarse son dos cosas diferentes. Microsoft Word es solo una herramienta: es su trabajo participar.

Para algunas alternativas, echa un vistazo los mejores procesadores de texto en línea Los 8 mejores procesadores de texto en línea gratuitosLos procesadores de texto en línea vienen en todas las formas y tamaños. Use estas selecciones para elegir la herramienta de escritura adecuada para usted. Lee mas . Y para obtener más ayuda con la escritura profesional, eche un vistazo a cómo disculparse en un correo electrónico y decirlo en serio El arte de la disculpa: cómo pedir perdón con un correo electrónico (y decirlo en serio)Disculparse adecuadamente no es fácil. Te mostramos cómo disculparte profesionalmente en un correo electrónico para que puedas corregir tus errores. Lee mas .

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