Cómo solo 4 pasos pueden ayudarlo a disfrutar de un día de trabajo de 5 horas

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Es bastante raro conocer a alguien que desearía poder trabajar. más.

Supongo que tampoco eres una de esas personas. De hecho, un día de trabajo tradicional de 8 horas está muy desactualizado y rara vez ayuda productividad en comparación con una jornada laboral más corta. Siempre que seas inteligente con tu tiempo.

Siempre que seas inteligente con tu tiempo.

Con eso en mente, aquí es por qué no es necesario pasar largas horas en el trabajo, y cómo puede usar algunos métodos y herramientas probados para ayudarlo a lograr un día laboral de 5 horas.

La maldición del día laboral de ocho horas

Cuando la Revolución Industrial estaba en pleno apogeo durante el siglo XIX, los días hábiles de más de 12 horas eran la norma. Esto mantuvo las ruedas de fábrica girando y la productividad creciendo.

No fue hasta algún tiempo después que activistas como Robert Owen hizo una fuerte campaña por un horario de trabajo más humano. Su eslogan era:

"Ocho horas de trabajo, ocho horas de recreación, ocho horas de descanso".

Este fue un sueño para la mayoría de los trabajadores. Pero cuando otras organizaciones vieron el éxito logrado por Henry Ford después de que introdujo un día laboral de ocho horas en sus fábricas en 1926, otras siguieron su ejemplo.

Seis años después, el crítico social y activista político Bertrand Russell escribió su famoso ensayo: En alabanza de la ociosidad. Argumentó que

"Si el asalariado ordinario trabajara cuatro horas al día, habría suficiente para todos y sin desempleo, suponiendo una cantidad muy moderada de organización sensata".

Economista líder de la época, John Maynard Keynes se hizo eco más científicamente de los pensamientos de Russell en un ensayo de 1930 titulado Posibilidades económicas para nuestros nietos. En ese ensayo, Keynes esperaba que debido al progreso tecnológico, para 2030, tendríamos que trabajar no más de 15 horas por semana.

Hoy trabajamos 8.9 horas por día

En realidad, de acuerdo con la OCDE, el estadounidense promedio ahora pasa 34.4 horas por semana en el trabajo. Este es un promedio de tiempo completo y trabajadores a tiempo parcial. La cifra real para los trabajadores a tiempo completo es más probable que sea 44.5 horas (8.9 horas por día), según lo informado por el Oficina de estadísticas laborales.

Irónicamente, en las últimas décadas, hemos visto aumentar continuamente la productividad. Pero nuestros días de trabajo se han mantenido en gran medida de la misma longitud. Esta desconexión entre las horas trabajadas y la productividad alcanzada se muestra en el cuadro a continuación (OCDE).

Lo que estamos viendo aquí es que la productividad (PIB por hora trabajada) disminuye a medida que aumenta el número de horas trabajadas. Este es un punto que Adam Smith dejó claro en Sobre los salarios del trabajo allá por 1776.

También es un punto que las personas implementaron ideas encontradas en Tim Ferriss " La semana laboral de 4 horas. Cuando la energía se enfoca en qué lo hacemos, en lugar de cuanto tiempo pasamos en él, se puede aprovechar el tiempo para obtener resultados desproporcionados. Resultados que pueden permitirnos liberarnos del 9–5, y en realidad lograr un día de trabajo de cinco horas (o menos).

"Concéntrese en ser productivo en lugar de ocupado". (Tim Ferriss)

Esto es particularmente útil para los millones de trabajadores del conocimiento cuyo trabajo aparente puede expandirse para llenar fácilmente ocho horas. Pero, puede no ser práctico para las personas a las que se les paga por estar literalmente presentes durante un cierto número de horas (enfermeras, policías, etc.).

Llegue a un día de trabajo de 5 horas

Si sus horas de trabajo son de 9 a 5, reducir esto a cinco horas por día es una 37.5% de reducción. Eso significa que por cada hora que pasa en el trabajo, necesita eliminar 22.5 minutos, mientras sigue completando sus tareas esenciales con un alto nivel.

Alemania se las arregla para ser más productiva que Estados Unidos mientras trabaja menos, por lo que esto no debería ser demasiado difícil, ¿verdad?

Una buena heurística para trabajar hacia este objetivo es TERA: Seguimiento, eliminación, reducción y automatización. Esta es una evolución de la heurística DEAL de Ferriss (definición, eliminación, automatización, liberación)

Paso 1: seguimiento

Antes de que puedas entender dónde para ahorrar tiempo, primero debes saber cómo tu tiempo se está gastando Pase al menos una semana rastreando el tiempo que pasa trabajando. Tenga en cuenta lo que estaba haciendo y cuánto tiempo lleva.

Para hacer esto manualmente, use un hoja de cálculo de Excel o Hoja de cálculo de Google. Este es el método que recomendaría, ya que puede clasificar sus tareas con mucha más precisión.

Alternativamente, use una herramienta multiplataforma como RescueTime para realizar un seguimiento automático de cuánto tiempo pasa en aplicaciones y sitios web específicos (hay disponibles otras herramientas de seguimiento de tiempo para ventanas Cómo dejar de perder tanto tiempo rastreando el uso de Windows¿Realmente sabes cuánto tiempo pierdes en tu computadora? Usando algunas herramientas gratuitas, puede dar cuenta de cada segundo desperdiciado en Facebook y similares; así es cómo. Lee mas y para Mac El mejor software de seguimiento de tiempo para Mac OS X¿A dónde va el tiempo? Descúbrelo con estos rastreadores de tiempo de Mac. Lee mas ).

Una vez que haya creado una imagen de cómo se está gastando su tiempo, comenzará a notar ineficiencias. En la mayoría de los casos, se sorprenderá por el poco tiempo que realmente está trabajando.

Si desea llevar su seguimiento un paso más allá, siga esto método para determinar qué horas del día es más productivo Descubra sus horas más productivas con este método simpleConstruya su día de trabajo perfecto en torno a sus niveles de energía. Esta simple hoja de cálculo de Excel y unos pocos segundos de trabajo cada día podrían ayudarlo a cambiar sus hábitos y hacer más cosas. Lee mas y enfocado, y planifique sus días en torno a sus hallazgos.

Paso 2: eliminación

Ahora que tiene una imagen bastante detallada de cómo se gastan sus días de trabajo, probablemente haya varias cosas en su rutina que no necesitan estar allí. Cuando intentas ahorrar tres horas por día, no hay lugar para ser valioso.

Si está en la afortunada posición de dejar el trabajo una vez que termine su trabajo diario (si trabaja por cuenta propia, ¡huzzah! Si no, hable con su gerente sobre esto), comience a revisar su hoja de seguimiento de tiempo sin piedad, eliminando todo lo que no necesite estar allí.

Si solo tiene 5 horas en el trabajo, ¿realmente necesita esa pausa para el almuerzo? 45-60 minutos ahorrados.

Si está revisando el correo electrónico con demasiada frecuencia, traiga cierta autodisciplina y establezca reglas estrictas para su bandeja de entrada. Hemos cubierto evitar el correo electrónico sin resultados negativos Cómo eliminar su aplicación de correo electrónico sin resultados negativosProhíbe el correo electrónico de tu vida y haz más. ¿Es una solución práctica para eliminar la aplicación de correo electrónico de su dispositivo y no vivir más en la bandeja de entrada? Lee mas en detalle. Utilice respuestas automáticas o coloque una nota en su firma para que las personas sepan que solo revisa el correo electrónico un par de veces al día. Si es urgente, haga que la gente lo llame.

Muchas personas también verán sus tareas dispersas durante todo el día. Las llamadas se toman a todas horas, y usted está reaccionando esporádicamente a las cosas que aterrizan en su escritorio. Para combatir esto, use bloqueo de tiempo Bloqueo de tiempo: el arma secreta para un mejor enfoque¿Está buscando una manera más eficiente de organizar sus días de trabajo? Prueba el bloqueo de tiempo. Esta táctica de gestión del tiempo puede ayudarlo a mantener el rumbo mientras mantiene a raya las distracciones, las dilaciones y la multitarea improductiva. Lee mas . Aquí es donde se agrupan tareas similares, lo que le ayuda a mantener el enfoque durante todo el día.

Si leer es parte de tu trabajo, exprímelo todo en una ventana de 30 minutos.

Si las personas desean programar una llamada, infórmeles que solo recibe llamadas entre la 1 y las 2 p. M.

Establezca períodos de tiempo ininterrumpido para centrarse en un proyecto importante sin distracciones. Use auriculares para disuadir a sus colegas de interrumpirlo.

Y a veces te distraerás con sitios como Facebook o Reddit. Usa herramientas como Mantente enfocado (Chrome), Leechblock [Ya no está disponible] (Firefox) o Pavo frío (Windows) para bloquearlos mientras estás en el trabajo. De hecho, por qué no convertir toda su computadora en una máquina libre de distracciones? Cómo obtener una computadora sin distracciones en 10 sencillos pasosTu atención es consumida por distracciones. Elimínelos para aumentar su enfoque y productividad. Le mostramos los succionadores de tiempo más comunes relacionados con la computadora y cómo deshabilitarlos o bloquearlos. Lee mas

Paso 3: reducción

Ahora ha eliminado las tareas superfluas que lo obligaban innecesariamente a pasar más tiempo en el trabajo del necesario. Fuera de las tareas restantes, todavía hay algo de tiempo perdido.

Por ejemplo, si sus llamadas duran un promedio de 15 minutos, intente reducirlas a 10 minutos. Por lo general, esto se puede hacer al informarle a la persona con la que está chateando al comienzo de la llamada que necesita desconectarse del teléfono en 10 minutos. Es así de simple. Esto introduce una sensación de escasez y, por lo tanto, la conversación será más eficiente.

Si sus reuniones duran demasiado, envíelas reglas para reuniones eficientes ¿Harto de reuniones ineficientes? Envíe estas 8 reglas a su jefeSi una reunión está bien organizada, no hay razón para que no pueda mejorar la productividad, el sentido del propósito y la moral. Aquí hay algunas reglas a seguir para reuniones efectivas. Lee mas a su gerente Incluso podrías enviarlos anónimamente.

Cuando se trata de correo electrónico, manténgase dos pasos por delante de su destinatario, para que pueda reducir la cantidad de correos electrónicos que debe recibir. En otras palabras, anticipe su respuesta e intente cubrir todas las bases en su correo electrónico original. Esto significa que enviará correos electrónicos un poco más largos, pero contendrán más detalles, evitando el molesto y alternativo enfoque de ida y vuelta.

Paso 4: automatización

Finalmente, eche un vistazo a las tareas restantes y descubra qué partes de estas se pueden automatizar.

En el extremo del espectro, podrías comenzar a subcontratar Cómo volverse superproductivo subcontratando sus tareas del día a díaHaz más en un día. Al aprender lo que puede externalizar, además de algunos consejos de 'mejores prácticas' para delegar sus tareas cotidianas, usted también puede volverse superproductivo. Lee mas tareas no calificadas pero necesarias (solo aconsejable si trabaja por cuenta propia). Estas tareas podrían incluir el filtrado de correo electrónico, la organización de citas, la investigación, la entrada de datos, etc.

Si hay tareas de rutina que necesita realizar una y otra vez, vea si estas pueden ser al menos parcialmente automatizadas. Si realiza estas tareas en Excel, aprenda a crear Macros de Excel 4 errores a evitar al programar macros de Excel con VBAEl código simple es vital para los usuarios avanzados de Microsoft Excel. Pero, ¿cómo puede hacer o salir de forma segura de un bucle for usando VBA en Excel? Lee mas para realizar estas tareas por ti. Si usa una variedad de aplicaciones web, vea si puede conectar esas aplicaciones con IFTTT o Zapier así que ya no tienes que realizarlas tú mismo.

Las plantillas también son una excelente manera de automatizar partes de sus tareas. Si son Plantillas de Evernote Cómo 6 plantillas simples de Evernote aumentan mi productividad diariaCrea plantillas personalizadas en Evernote. Con estas plantillas, puede aumentar su productividad en el trabajo y en su vida personal. Veamos cómo puedes hacer tus propias plantillas de Evernote personalizadas rápidamente. Lee mas , Plantillas de Google Drive 24 plantillas de Google Docs que te harán la vida más fácilEstas plantillas de Google Docs que le permitirán ahorrar tiempo lo ayudarán a terminar sus documentos en lugar de tener problemas para armarlos. Lee mas o Plantillas de oficina Use las plantillas de Microsoft Office para cautivar a su audiencia y entregar información de manera eficienteUna plantilla es como una cartelera virtual, que refuerza visualmente el texto o los datos. Aquí ofrecemos una descripción básica de las plantillas de Microsoft Office y sus opciones. Lee mas , cada uno de estos le permitirá sumergirse en sus tareas principales sin perder tiempo en el formateo de documentos.

Incluso puede ahorrar tiempo al aprender atajos de teclado útiles para sus programas más utilizados. Hemos creado listas de algunos de los accesos directos más productivos para panorama Más de 25 atajos de teclado de Outlook para hacerlo más productivoOutlook es uno de los clientes de correo electrónico de escritorio más populares actualmente en uso. Si es uno de esos muchos usuarios de Outlook, los siguientes métodos abreviados de teclado seguramente le ahorrarán mucho tiempo. Lee mas , Sobresalir 35 Atajos de teclado diarios de Microsoft Excel para Windows y Mac¡Los atajos de teclado pueden ahorrarle mucho tiempo! Use estos accesos directos de Microsoft Excel para acelerar el trabajo con hojas de cálculo en Windows y Mac. Lee mas y cualquier navegador web 32 atajos de teclado para acelerar su flujo de trabajo en cualquier navegadorNavegar más rápido no es un objetivo difícil de alcanzar, ni necesita cambios drásticos en su flujo de trabajo. Adoptar algunos nuevos hábitos simples como los atajos de teclado debería ser el truco. Así es cómo. Lee mas . Cada pequeña ayuda, después de todo.

Disfrutando de 3 horas extra por día

Sin duda, algunos de ustedes que lean esta publicación afirmarán que incluso si ahorraron tres horas por día, aún no podrían reducir su jornada laboral a cinco horas. Su gerente simplemente lo inundaría con más tareas. En ese caso, ¡negocie un aumento salarial! Me lo puedes agradecer después.

Pero para muchas personas, ya sea que trabaje en horario flexible, trabaje por cuenta propia o tenga un gerente más comprensivo, utilizar estas herramientas y estrategias podrá ahorrarle mucho tiempo.

Como se mencionó anteriormente, con "una cantidad muy moderada de organización sensata", debería poder completar sus tareas diarias en una fracción del tiempo que le ha estado llevando hasta ahora. Esto no solo incluye eliminar, reducir y automatizar tareas como se indicó anteriormente, sino también pasar algún tiempo planear cómo necesitas pasar tu tiempo cada semana Cómo prepararse para su día perfecto con aplicaciones gratuitasEl día perfecto es cuando te sientes lleno de energía y navegas por tu lista de tareas pendientes con tiempo y energía de sobra. Te mostramos las aplicaciones que pueden ayudarte a entrar en la zona. Lee mas para minimizar el tiempo de permanencia en la oficina.

Si todavía tienes dudas, mira cómo Suecia introdujo un día laboral de 6 horas durante 2016 y cómo esta compañía de $ 9 millones por año introdujo un día de trabajo de 5 horas.

¿En cuánto cree que podría reducir su jornada laboral utilizando la información de este artículo?

Credito de imagen: 20150613_woc538_0 a través de The Economist, niña utilizando teléfonos inteligentes por Maridav vía Shutterstock, acostado en el banco por Marjan Apostolovic vía Shutterstock