Reuniones vs. Reuniones: dos aplicaciones de Mac para administrar agendas y minutos

Anuncio

Si necesita agendas y minutas de reuniones extensas y detalladas, dos aplicaciones de Mac Store, ambas llamadas Reuniones, ofrecen soluciones útiles que no están disponibles en otro software OS X.

Reuniones ($ 12.99) por Exquisitus Inc y reuniones ($ 19.99) por Command Guru cada uno ofrece un conjunto de características similares, con algunas funciones diferenciadoras importantes para distinguirlos. A pesar de descubrir recientemente el poder de Evernote para organizar reuniones Cómo usar Evernote para administrar sus reuniones¿Sabía que las últimas herramientas y características de Evernote lo convierten en una aplicación muy útil para gestionar reuniones? Lee mas , cada una de estas aplicaciones incluye funciones que aún no ofrece el gigante de la toma de notas.

Ambas aplicaciones se pueden sincronizar entre OS X y sus aplicaciones de iOS equivalentes, pero hoy me centraré en las versiones de OS X.

Meeting by Exquisitus Inc ($ 12.99) [Ya no está disponible]

Exquisitus 'Meetings es una aplicación dividida en tres partes: una sección para agendas y actas (administrada bajo el

Temas activos sección), un calendario dedicado (etiquetado Tablero), y un Entrada sección para obtener una lista de recordatorios, elementos de acción y temas de reuniones.

La aplicación puede ser un poco difícil de entender cuando comienzas por primera vez. Para configurar una nueva reunión, seleccione Archivo> Nuevo tema de reunión, o haga clic en el botón más "+" en la barra lateral. A diferencia de las reuniones de Command Guru, este programa le permite agregar los nombres y las respectivas direcciones de correo electrónico de sus contactos, lo que, como verá, facilita el envío de agendas y actas.

Haga clic en el pequeño "+ Ítem de agenda"Para agregar el primer elemento de la agenda de una reunión. Aunque también puede usar el método abreviado de teclado Mayús + Comando + G para agregar un nuevo elemento, sería aún mejor si los usuarios pudieran presionar la combinación Mayús + Retorno para agregar rápidamente elementos de la agenda a medida que escriben.

Tenga en cuenta que los elementos de la agenda para esta aplicación incluyen la capacidad de agregar una nota adhesiva y un archivo adjunto a cada elemento, y un botón para sangría selectiva de elementos de agenda, dos destacados únicos para esta aplicación en particular. Los elementos de la agenda individual también se pueden enviar por correo electrónico directamente desde la aplicación a todos los participantes de la reunión o a los seleccionados.

Una de las ventajas de usar esta aplicación sobre el enfoque de Evernote es que los elementos de la agenda se pueden mover fácilmente. Esto es útil cuando se crean agendas y se realizan cambios en la agenda al comienzo o durante la reunión.

Crear minutos

Después de agregar todos los elementos de su agenda, haga clic en el Nueva reunión botón para configurar los minutos. Después de crear las minutas de la reunión, cualquier cambio en la agenda deberá editarse manualmente en las minutas de la reunión, por lo que puede ser una buena idea crear solo las minutas. después los participantes aprueban la agenda.

Otra ventaja de este enfoque es que si sus reuniones utilizan regularmente los mismos elementos de agenda para cada reunión, simplemente puede hacer clic en los botones Nueva reunión para crear un nuevo conjunto de minutos para futuras reuniones Por supuesto, la agenda también se puede modificar para cada nueva reunión.

Al igual que con los elementos de la agenda, las actas pueden enviarse por correo electrónico, exportarse a PDF o RTF, copiarse al portapapeles o configurarse para Reducción Markdown aquí: use el texto Markdown en Gmail y haga que se procese [Chrome] Lee mas Formato HTML. Cuando se envían agendas o actas por correo electrónico, Meetings inserta automáticamente las direcciones de correo electrónico, así como el contenido de la reunión. Esta es una característica que falta en la aplicación revisada a continuación.

Agregar acciones y tareas pendientes

Uno de los propósitos más importantes de las reuniones es identificar lo que hay que hacer y asignar fechas de vencimiento. Las reuniones de Exquisitus incluyen tres formas útiles de agregar recordatorios. Puedes usar el Archivo> Nueva acción elemento del menú, haga clic en el Artículos de acciones en la parte superior derecha de la sección de reuniones, o agregue recordatorios en el Tablero.

El uso de la función Panel de control permite asignar fechas de vencimiento a los elementos, así como presentar otros eventos y recordatorios del calendario.

Lo que también es útil sobre Meetings es que todos sus temas, agendas y actas se guardan en una sola aplicación y se exportan a la aplicación Meetings iOS equivalente ($ 4.99) [Ya no está disponible].

Meetings by Command Guru ($ 19.99) [Ya no está disponible]

Las reuniones de Command Guru para Mac tienen un diseño limpio pero colorido, con una interfaz que me pareció intuitiva. A pesar de que cuesta $ 7 más que la aplicación Exquisitus, no es tan completo para configurar y compartir agendas y minutos. Afortunadamente, se puede descargar una versión de prueba de 30 días de esta aplicación desde el sitio web del desarrollador.

Para crear una nueva reunión, seleccione Archivo> Nuevoy agregue el título, la fecha y la ubicación de la reunión. Hay secciones de la interfaz de usuario para agregar nombres de participantes de reuniones, elementos de preparación y agenda, notas de discusión, decisiones y tareas. También puede seleccionar para ocultar secciones que no necesita. Estos son muy útiles, y algunos de ellos no están disponibles en la aplicación Exquisitus.

Lamentablemente, esta aplicación no se conecta a la aplicación Contactos de su Mac, por lo que deberá ingresar manualmente los nombres y direcciones de los asistentes. Tampoco hay atajos de teclado para agregar elementos de la agenda, aunque hay una característica llamada "Tarea inteligente" que cuando está habilitada le permite ingresar y agregar elementos usando una tecla de acceso rápido asignada.

Otro inconveniente de esta aplicación es que no hay una función para usar los elementos de la agenda para configurar las actas. Entonces, esencialmente, debe volver a crear los elementos de la agenda para las discusiones, si elige ese enfoque.

La única característica de exportación para esta aplicación es enviar un correo electrónico, y la exportación finalizada se ve mejor que el diseño producido por la aplicación Exquisitus. Como se mencionó, este programa no inserta direcciones de correo electrónico y también enumera los nombres de los participantes verticalmente, lo que ocupa una cantidad innecesaria de espacio.

Al igual que la aplicación Exquisitus, Meetings también se sincroniza con la aplicación iOS Meetings equivalente ($ 4.99) a través de iCloud.

Conclusión

Ambas aplicaciones de reuniones proporcionan una solución muy necesaria que no estaba disponible previamente en la plataforma Mac. Y aunque hay varios fuertes Aplicaciones para reuniones de iOS MinuteTaker y Meetings lo ayudan a producir informes de minutos profesionales para iPadEn mi Guía gratuita de reuniones en línea MakeUseOf en línea, donde proporcioné algunos consejos para planificar y celebrar reuniones en la Web, también hice referencia a algunos minutos para tomar aplicaciones. Mientras que muy pocos de nosotros ... Lee mas , es genial que estas aplicaciones de escritorio estén acompañadas de versiones móviles que sincronizan datos, ya que escribir iPad no es idea de todos para pasar un buen rato. Por otro lado, las versiones de iPad son geniales para revisar contenido.

Descargar: Reuniones de Exquisitus [Ya no está disponible] ($ 12.99) / Reuniones de Command Guru [Ya no está disponible] ($ 19.99)

Para otras sugerencias sobre la planificación y la celebración de reuniones, consulte nuestro programa gratuito guía de reunión en línea descargable Guía de reuniones en línea: software y estrategiaLos servicios modernos de videoconferencia son fáciles de usar y están disponibles para casi cualquier persona con una computadora o teléfono inteligente. La capacidad de conectarse y reunirse con personas en línea significa que ya no estamos limitados por la ubicación geográfica. Lee mas . También nos encantaría conocer las características que le gustaría ver agregadas a estas aplicaciones de reuniones.