9 formatos de archivo de Office raros que tienes que saber

Anuncio

DOC, XLS, PPT: veamos qué miente más allá Estos tipos de archivos de Microsoft Office que hemos estado utilizando durante años.

¿Ha prestado atención a algunas de las opciones de formato de archivo desconocidas que aparecen en su suite de oficina cuando intenta guardar un archivo? ¿O ha recibido archivos de alguien en uno de estos formatos y ha encontrado que los archivos son "ilegibles"? Estamos aquí para contarte más sobre esos tipos de archivos de aspecto extraño Cómo abrir tipos de archivos extraños en WindowsLas computadoras conocen miles de diferentes formatos de archivo. A veces, tanto usted como Windows no tienen idea de cómo abrir un archivo extraño. Aquí es cómo puede descubrir cómo abrir esos archivos. Lee mas .

Nota: Las opciones de formato de archivo disponibles pueden variar según la suite de oficina que usas ¿Qué suite de oficina es mejor para ti?Te presionarán para encontrar una ocupación que no requiera procesamiento de palabras o números de algún tipo. Y quizás se pregunte, ¿es Microsoft Office realmente la mejor solución? Aquí están tus opciones. Lee mas

. Las suites de oficina en línea generalmente tienen menos opciones. Microsoft Office, el programa original de Office, los tiene todos.

Algunos términos útiles relacionados con la oficina para tener en cuenta

Antes de explorar varios formatos de archivo, echemos un vistazo rápido a algunos "Officespeak" que serán útiles cuando trabaje con programas de Office. Tome nota si aún no está familiarizado con estos términos.

1. Formatos de archivo heredados: Estos se refieren a formatos de archivo que ya no se están desarrollando (pero que podrían seguir en uso).

2. OOXML u OpenXML: OOXML significa Office Open XML, un formato de archivo que Microsoft introdujo en 2007. No lo confunda con Open Office XML, que era un formato de archivo desarrollado como parte de la suite ofimática de código abierto Oficina abierta.

3. Libro de trabajo: Un libro de trabajo es solo un archivo de Excel que contiene una o más hojas de cálculo u hojas de cálculo.

4. Macro: Una macro es un pequeño programa que puede ayudarlo a automatizar tareas repetitivas en Excel. Cuando grabas una macro, es como si estuvieras creando una secuencia de instrucciones usando las teclas y las acciones del mouse. Una vez que guarde y ejecute la macro, ejecuta esa secuencia sin solicitar su entrada.

5. Complemento: Un complemento amplía la funcionalidad de su programa de Office con algunas características adicionales útiles. Por ejemplo, este complemento de Office 2003 / XP [Ya no está disponible] le permite eliminar datos ocultos (como comentarios) de los documentos.

DOCX, XLSX, PPTX

Este conjunto de extensiones de archivo, que están en OpenXML, se convirtió en el predeterminado en Microsoft Office 2007, reemplazando los formatos DOC, XLS y PPT en Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint, respectivamente.

Si siempre ha usado DOC, XLS y PPT, este nuevo conjunto puede llevar un tiempo acostumbrarse.

Estimado Powerpoint:
Como usuario de Mac, estoy cansado de lidiar con problemas de conversión en conferencias.
.xlsx y .docx lo han resuelto, ¿por qué no tú?

- Curry Cunningham (@CurryCunningham) 16 de febrero de 2016

Notará que los archivos en los formatos más nuevos son más pequeños que los correspondientes en los formatos heredados. Eso es porque vienen con un mecanismo de compresión sin pérdidas. Para compartir estos archivos con personas que usan versiones anteriores de Microsoft Office, puede elegir guardar el archivo OpenXML en la versión heredada correspondiente a través de Archivo> Guardar como.

Si eres ejecutar una versión anterior a 2007 de Microsoft Office Todavía puede comprar Microsoft Office 2003 en línea y le mostramos dóndeMientras se implementa Office 2016, algunas personas todavía anhelan Office 2003. Aquí le mostramos cómo obtener su corrección de 2003. Lee mas , puede ver y editar archivos OpenXML fácilmente instalando este Paquete de compatibilidad de Microsoft Office [Ya no está disponible]. O podrías dejar que Saikat te convenza de actualizar a Microsoft Office 2016 Más de 13 razones por las que debe actualizar a Microsoft Office 2016Microsoft Office 2016 está aquí y es hora de que tome una decisión. La pregunta de productividad es: ¿debería actualizar? Le brindamos las nuevas funciones y las razones más frescas para ayudarlo ... Lee mas .

Algunas otras suites de oficina como Google Docs también admiten formatos OpenXML, por lo que no debería tener problemas para importar, por ejemplo, un archivo XLSX a Google Docs.

Por cierto, estos formatos OpenXML son esencialmente archivos comprimidos que contienen carpetas separadas para medios, archivos XML, etc. Esto significa que puede, por ejemplo, ver el contenido de un archivo DOCX cambiando el nombre de la extensión de DOCX a ZIP. Eso es bastante conveniente cuando necesita acceder a una imagen incrustada en el archivo DOCX sin en realidad tener que leer el archivo en ese formato.

ODT, ODS, ODP

Este trío de tipos de archivo está en el formato de documento abierto (ODF), que es un formato de archivo estandarizado que está libre de restricciones de uso de cualquier tipo. Esto significa que cualquier empresa puede implementar este formato como parte de su software. No es de extrañar que ODF se use en varios programas de oficina, tanto de propiedad como de código abierto, incluidos Oficina abierta, Google Docs, LibreOffice, Zoho Office Suitey AbiWord.

Si ejecuta Office 2010 y superior, podrá abrir archivos ODT (para procesamiento de textos), ODS (para hojas de cálculo) y ODP (para presentaciones) con facilidad, porque estas versiones vienen con soporte nativo para archivos ODF. Para versiones anteriores de Microsoft Office, este complemento gratuito de traductor OpenXML / ODF disponible en SourceForge es útil.

Por supuesto, si desea leer un archivo ODF único, también puede subirlo a Google Docs y verlo allí. Incluso puedes descargar archivos de Google Docs en ODF.

Microsoft Office no admite algunas de sus funciones habituales (o las admite solo parcialmente) en archivos ODF.

XLSB

XLSB, que significa Excel Binary Workbook, se comporta más o menos como el formato XLSX, excepto que guarda datos en formato binario. Su principal ventaja sobre XLSX es que el primero reduce el tamaño del archivo por un margen significativo y, en consecuencia, acelera las operaciones de lectura y escritura.

¿Si puedes? t enviar un archivo de Excel porque? s demasiado grande, guárdelo como .xlsb. ¡Esto reducirá el tamaño!

- Consejos de Google (@GoogleTipsFacts) 17 de enero de 2016

Si desea comprimir una hoja de cálculo para ahorrar espacio de almacenamiento y facilitar las transferencias de archivos, XLSB es una buena solución. Es posible que desee guardar un archivo de prueba como XLSB antes de usar este formato de forma regular.

El problema es que XLSB rara vez es compatible con las suites ofimáticas más allá del dominio de Microsoft, por lo que debería hacerlo bueno, adherirse a un formato universal como XLS en caso de que planee compartir el archivo que está ahorro. Si tu saber ese destinatario utiliza una suite ofimática que admite XLSB, no dude en enviarla en ese formato para acelerar las cosas.

Si recibe un archivo XLSB, no lo abra a menos que confíe en el remitente, porque los archivos XLSB admiten macros y pueden contener código malicioso. Por supuesto, la configuración de seguridad predeterminada de Microsoft de macros deshabilitadas está ahí para mantenerlo a salvo, pero ¿por qué invitar a problemas?

PPS, PPSX

PPS o PowerPoint Slide es el modo de presentación para archivos PPT (Plantilla de PowerPoint). Esto significa que cuando hace clic en un archivo PPS, se abrirá como una presentación de diapositivas directamente, lo cual es muy conveniente cuando desea inicie una presentación sin tener que buscar la opción de presentación de diapositivas.

Sugerencia Sugerencia para que las personas piensen que eres un mago: cambia el nombre de tus archivos de PowerPoint para que terminen en .pps antes de tu presentación.

- Paul Briërley (@paulopadopalos) 9 de diciembre de 2015

Un PPS no es editable, es decir, se ve solo si lo abre haciendo doble clic en el archivo. Afortunadamente, convertir un PPS a un PPT (editable) y viceversa es tan fácil como cambiar el nombre de la extensión de archivo .pps a .ppt o viceversa, según sea necesario.

Por supuesto, no necesita la conversión anterior para editar el PPS. Puede arrastrar y soltar el archivo PPS desde el Explorador de Windows en una ventana vacía de PowerPoint. Alternativamente, puede usar el Archivo> Abrir opción en PowerPoint para abrir una versión editable del PPS. Esto también se aplica a la edición de archivos PPSX.

Para el combo PPTX-PPSX, las conversiones son un poco más complejas. Tendrá que abrir Microsoft PowerPoint, use el Archivo> Abrir opción para abrir el archivo PPSX y luego usar el Guardar como diálogo para guardar el archivo de presentación como un PPTX.

Hablando de conversiones de archivos, marcador nuestra guía del convertidor de archivos de Microsoft Office La guía completa del convertidor de archivos de Microsoft OfficeSi alguna vez ha convertido un archivo de texto, como PDF a Word, está familiarizado con el desafío. A veces es tan fácil como imprimir, otras veces necesitas herramientas especiales. Ingrese esta guía de convertidor. Lee mas para obtener información detallada sobre la conversión entre varios formatos de archivo.

Hacer que los formatos de archivo se comporten

Si desea una forma rápida y confiable de ver archivos en línea en varios formatos, pruebe una solución como rollMyFile o Docs Online Viewer. Si está buscando un software de conversión, le recomendamos Zamzar. Es uno de nuestros favoritos. herramientas gratuitas de conversión de formatos de archivo Cómo convertir cualquier formato de archivo en línea con herramientas gratuitasSi necesita convertir un archivo, esta es la lista definitiva de sitios a los que debe recurrir. Lee mas .

Otros productos de Microsoft Office como Access tienen su propio protocolo para guardar archivos, pero por ahora hemos optado por centrarnos en el trío más popular de Microsoft Office: Word, Excel y PowerPoint.

Cuando se trata de suites de oficina, una cosa está clara: los formatos heredados centrales en Microsoft Office no se irán en silencio. Incluso en 2016, DOC, XLS y PPT parecen ser los formatos más confiables y compatibles para guardar archivos, especialmente si planea compartirlos con otros.

¿En qué formatos guarda sus archivos de Microsoft Office? ¿Suele surgir problemas de compatibilidad cuando los comparte con otros? ¿Cómo los resuelves? ¡Nos encantaría saberlo!

Créditos de imagen: Concepto de hoja de cálculo de informe contable de planificación financiera por Rawpixel.com a través de Shutterstock, Ponente en la Conferencia de Negocios y Presentación. Audiencia en la sala de conferencias. por Matej Kastelic a través de Shutterstock