8 formas sorprendentes de importar datos a Microsoft Word

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Microsoft Word es el programa estándar de facto para documentos de Microsoft Office, desde trabajos de investigación hasta informes profesionales Cómo crear informes y documentos profesionales en Microsoft WordEsta guía examina los elementos de un informe profesional y revisa la estructuración, el estilo y la finalización de su documento en Microsoft Word. Lee mas . Pero a veces tiene datos en otro programa que necesita referenciar; podría estar en Microsoft Excel, podría ser un PDF, incluso podría ser otro documento de Word. Saber cómo importar esos datos puede ahorrarle mucho tiempo.

En este artículo, cubriremos ocho formas diferentes en que puede importar información en sus documentos de Microsoft Word; algunos serán útiles para cosas como informes, otros serán buenos para formularios y proyectos similares, y otros solo ahorrarán tiempo en algunas situaciones específicas cuando necesite algo fuera de lo común 10 Hacks simples de Microsoft Word que todos pueden hacerNuestro conocimiento sobre Microsoft Word se prueba cada vez que obtenemos un documento para trabajar. Cada pequeño consejo aprendido en el camino ayuda. ¿Qué tal diez trucos más para tu productividad diaria?

Lee mas .

Dado que Microsoft Excel es el recurso más versátil para importar datos, comenzaremos allí.

Importar una tabla desde Microsoft Excel

Formateo de tablas en Microsoft Word 8 consejos de formato para tablas perfectas en Microsoft WordLas tablas de Microsoft Word son herramientas de formato esenciales. Descubra cómo hacer una tabla y formatearla perfectamente con estos simples consejos. Lee mas es terrible. Por eso existe Microsoft Excel, ¿verdad? Afortunadamente, Microsoft tuvo la previsión de permitirle incluir tablas directamente desde Excel en su documento de Word para que pueda formatear todo en Excel, donde es mucho más fácil.

Para comenzar, seleccione las celdas que desea copiar en Microsoft Excel, presione Editar> Copiary vuelve a Microsoft Word.

Ir Editar> Pegado especial... (o haga clic derecho y seleccione Pegado especial…) y seleccione Pegue el enlace en la barra lateral izquierda. En el Como… menú, seleccione Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Excel, luego golpear Okay.

Ahora verá las celdas que seleccionó directamente en su documento de Microsoft Word. Y porque seleccionaste Pegue el enlace en vez de Pegar, esas celdas se actualizarán cada vez que realice cambios en su hoja de cálculo de Microsoft Excel.

Si seleccionas Pegar en vez de Pegue el enlace, sus celdas no se actualizarán cuando realice cambios en la hoja de cálculo. Sin embargo, tiene la ventaja de trabajar si la hoja de Excel está presente o no. Por lo tanto, si no va a necesitar actualizaciones, si está imprimiendo o si va a enviar el archivo por correo electrónico a otra persona y necesita mostrar los datos correctos, por ejemplo, puede usar Pegar.

Importar una sola celda de Microsoft Excel

También puede usar el mismo método que el anterior para las celdas individuales:

En este caso, en lugar de seleccionar Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Excel, Yo seleccioné Texto sin formato; Es por eso que el número viene con el mismo formato que el resto del documento de Microsoft Word. Todavía se actualizó de la misma manera, pero no tiene que tratar de colocar el cuadro de texto en el lugar correcto.

Puede usar esta misma estrategia con una tabla completa, si desea mantener el formato consistente con su documento de Word también. Si esto no funciona, o necesita un comportamiento más complicado de su celda individual, puede intentar usar Visual Basic para integrar datos de Excel Cómo integrar datos de Excel en un documento de WordDurante su semana laboral, probablemente haya muchas veces que se encuentre copiando y pegando información de Excel a Word, o al revés. Así es como la gente a menudo produce informes escritos ... Lee mas en su documento de Word.

Importar un gráfico o gráfico de Microsoft Excel

Al igual que importar una tabla, puede ser muy conveniente importar un gráfico o cuadro de Microsoft Excel a Word, para que se actualice automáticamente cada vez que realice cambios en la hoja de cálculo de Excel. Esto podría ser especialmente útil si tiene que crear informes regulares que incluyan gráficos. Afortunadamente, Microsoft ha hecho este proceso extremadamente fácil: simplemente copie y pegue el gráfico de Microsoft Excel en Word.

También puede hacer clic y arrastrar el gráfico de Microsoft Excel a Word para incrustarlo en el archivo. De cualquier manera, el gráfico ahora se actualizará automáticamente cada vez que realice cambios en la hoja de cálculo original.

Combinar correspondencia de Microsoft Excel

Una combinación de correspondencia le permite crear una gran cantidad de letras, etiquetas, sobres o casi cualquier otra cosa en Microsoft Word usando datos de Excel. El artículo de Brad sobre cómo combinar correspondencia con Microsoft Excel y Word Cómo imprimir etiquetas con combinación de correspondencia en Microsoft Word y Excel¿Sigue utilizando copiar y pegar para crear etiquetas, tarjetas de identificación u otras comunicaciones masivas personalizadas? Mail Merge, una sencilla herramienta de automatización de Microsoft Office, le permitirá imprimir sus etiquetas en segundos. Lee mas cubre el tema con más detalle que nunca, pero la versión corta es que usarás Herramientas> Administrador de combinación de correspondencia para seleccionar su fuente de datos y crear la plantilla en Microsoft Word.

Si está utilizando una versión anterior de Microsoft Office, esto tutorial de combinación de correspondencia con Office 2007 Automatice Office con combinación de correspondencia para crear etiquetas de direcciones profesionales, credenciales de nombre y más¿Sigue utilizando copiar y pegar para crear etiquetas, tarjetas de identificación o documentos personalizados? Permítanos mostrarle una sencilla herramienta de automatización de Microsoft Office que le ahorrará horas. Lee mas podría ser útil e incluso puedes usar combinación de correspondencia para correos masivos en Outlook Cómo enviar correos electrónicos masivos personalizados en Outlook con combinación de correspondencia Lee mas . Puede tomar un tiempo acostumbrarse al uso de la combinación de correspondencia, pero una vez que lo obtenga, será una de las herramientas más útiles en su arsenal de Office.

Importar archivos PDF

Una advertencia rápida: cuando importa un PDF a Microsoft Word, básicamente viene como un archivo de imagen y no como texto. Si desea poder seleccionar o modificar texto, deberá copiarlo y pegarlo desde el archivo PDF. Sin embargo, si solo desea incrustar un PDF en su documento de Microsoft Word, presione Insertar> Objeto, luego seleccione Desde el archivo… y elige tu PDF.

Terminarás con el PDF incrustado de esta manera:

No es ideal para archivos PDF basados ​​en texto, pero si hay imágenes en el archivo, es más fácil que copiar y pegar o encontrar una manera de convertir el PDF en un archivo de imagen para insertarlo en su Microsoft Word documento.

Importar texto automáticamente desde otros documentos de Word

Si necesita escribir lo mismo de forma regular, puede ahorrar tiempo colocándolo en un documento de Microsoft Word y simplemente haciendo referencia a él desde otro documento.

Supongamos que tiene un montón de cartas de formulario que debe enviar y todas deben incluir su nombre y la empresa para la que trabaja, pero su empleador cambia regularmente. No desea cambiar cada carta cada vez que obtiene un nuevo contrato, por lo que puede almacenar su firma en un documento y hacer que todos los demás se actualicen cada vez que realice un cambio.

Pasar por un ejemplo ayudará a aclarar esto. Aquí hay un documento de "texto actualizable" que he guardado:

Quiero incluir cada uno de estos, un cierre de sesión, información de contacto y una cotización, en cada una de las cartas. Para hacer esto, crearé un marcador en cada uno. Para crear un marcador, resalte el texto que desea vincular en otros documentos, luego haga clic Insertar> Marcador.

Escriba el nombre de su marcador y haga clic Añadir.

Ahora, guarde el archivo y tome nota de la ruta completa a donde está guardado. Para insertar el texto guardado, vaya a otro documento de Microsoft Word y presione Insertar> Campo. Seleccione Incluir texto desde el Nombres de campo menú.

Ahora, en el cuadro de texto debajo del menú, escriba "INCLUDETEXT" [ruta al archivo] "[nombre del marcador]". Cuando lo escribí, se veía así:

INCLUDETEXT "Macintosh HD: Usuarios: dralbright: Documentos: updateable-text.docx" firma

(Si está utilizando Windows, deberá usar la notación estándar para las rutas, que comienza con "C: \\". Tenga en cuenta que debe incluir dos barras invertidas entre cada sección en lugar de una). Ahora presione Okay, y verá el texto insertado en su documento.

De vez en cuando, escribirás algo incorrecto y recibirás un error, como este:

Para solucionarlo, haga clic derecho en cualquier parte del error y seleccione Alternar códigos de campo - Esto le permitirá ver y editar los códigos desde el interior del documento. También puede usar esto en campos que funcionan correctamente si necesita hacer un cambio.

Desde aquí, puede hacer las correcciones que necesite. En este ejemplo, hay un signo igual adicional al comienzo del código.

Después de eliminar el signo igual, el campo funciona correctamente.

Para realizar un cambio en todos los documentos que ha vinculado a su marcador, regrese a su archivo de texto común y simplemente realice los cambios. Aquí, he reemplazado la cita de Groucho Marx con una de Oscar Wilde.

En sus otros documentos, haga clic con el botón derecho en el campo que se ha actualizado y seleccione Campo de actualización.

Y, ahí lo tiene, el campo se actualiza con la nueva información.

Esto puede parecer mucho trabajo, pero si tiene que escribir las mismas cosas regularmente, podría ahorrarle una gran cantidad de tiempo a largo plazo. Lleva un tiempo de configuración en el front-end, pero verá la conveniencia de este sistema de inmediato. No te olvides de ver otros útiles automatizaciones de Office con IFTTT Cómo automatizar tareas de Microsoft Office con recetas IFTTTIFTTT, el servicio de automatización que completará una acción una vez que se cumpla otra condición, ahora tiene 50 recetas de tareas para Microsoft Office. Le mostramos cómo funciona y le ofrecemos una selección de recetas. Lee mas para ahorrar tiempo también.

Importar texto desde un archivo de texto o documento de Microsoft Word

Si desea obtener texto de un archivo de texto o documento de Word, pero no desea abrirlo, seleccione todo, cópielo, regrese a su documento y péguelo (esto puede llevar mucho tiempo si tiene cientos de páginas de texto), puede importarlo directamente. Solo pega Insertar> Archivo y seleccione el archivo de texto o el documento de Word desde el que desea importar texto.

Después de seleccionar el archivo (es posible que deba cambiar el Habilitar desplegable a Todos los documentos legibles), verá el texto completo en su documento de Microsoft Word.

Importar texto desde una página web

Si desea mantener una copia actualizada de una página web en un documento de Microsoft Word, ¡también puede hacerlo! Digamos que quiero un archivo de texto en línea que contenga Un cuento sobre dos ciudades en mi documento Usaré el mismo campo INCLUDETEXT, pero en lugar de usar una ruta local, usaré la URL:

Actualizar el campo trae todo el libro a mi documento.

Obtendrá los mejores resultados con un sitio web con mucho texto. Puede ver lo que sucede cuando intento usar INCLUDETEXT para acceder a la página de inicio de MakeUseof:

Si necesita importar el texto actualizado de un sitio web a su documento, definitivamente vale la pena jugar con él. Puede que tenga que experimentar un poco, pero podría ser una herramienta muy útil.

Qué hacer usted Importar a Microsoft Word?

Hemos cubierto ocho cosas diferentes que puedes importar en Microsoft Word Sí, obtenga Microsoft Word gratis: así es cómo¿No quieres pagar por la experiencia completa de Microsoft Word? No se preocupe, aquí hay algunas maneras de cómo puede usar Microsoft Word de forma gratuita. Lee mas aquí, pero probablemente hay más opciones por ahí. ¿Qué has importado a Microsoft Word? Comparta las cosas más útiles que ha podido importar, para que todos podamos ayudarnos unos a otros a ahorrar tiempo convertirse en maestros de Word 10 rutinas esenciales de Microsoft Word que debes saberLa palabra "rutina" es la imagen misma de aburrido. Excepto cuando se trata de una aplicación de productividad como Microsoft Word. Cada segundo guardado aumenta la comodidad de usarlo para nuestras necesidades diarias. Lee mas !