Anuncio
Tarde o temprano, la bandeja de entrada de Gmail de todos se convierte en un desastre abrumador. Hay muchos trucos para lidiar con la sobrecarga de correo electrónico, pero hay uno justo debajo de tus narices que quizás no estés usando: buenas viejas etiquetas de Gmail.
Las etiquetas han existido durante mucho tiempo, por lo que casi se han convertido en puntos ciegos para muchos de nosotros. He sido usuario de Gmail desde su inicio, pero nunca he usado etiquetas hasta hace poco. Ha cambiado completamente la forma en que me acerco al correo electrónico, y finalmente me ayudó a domar mi bandeja de entrada.
El uso exitoso de las etiquetas depende de algunos principios básicos de productividad, al igual que cualquier sistema de gestión de tareas pendientes. Aquí están los trucos que me ayudaron y que también pueden ayudarte.
Las etiquetas no deberían hacerte pensar
La aplicación de una etiqueta debe ser mecánica; La acción que realice en función de una etiqueta debe ser mecánica.
Esta es quizás la parte más importante del uso de etiquetas en Gmail. Inicialmente, se sentirá tentado a crear una larga lista de etiquetas. "Cada tarea o correo electrónico es único", se dirá a sí mismo. Evita caer en esta trampa. Cuantas más etiquetas tenga, más lo harán pensar, más tiempo le llevará. Tienes que
combatir activamente la fatiga de decisión Cómo formar un nuevo hábito cuando parece demasiado difícil seguir adelanteLos hábitos no se forman de la noche a la mañana. Cada año, hacemos estas resoluciones que requieren grandes cambios. Si desea un nuevo hábito, debe estar preparado para las dificultades y cómo superarlas. Lee mas , así que eso es lo que deberían ser las etiquetas.Ten tan pocas etiquetas como puedas. Cada etiqueta debe tener un único propósito. Como regla general, use estas etiquetas principales y agregue cinco más que sean específicas para sus necesidades de trabajo.
Las 5 etiquetas principales: hoy, hecho, esperando, pendientes, responder
Varios expertos de la bandeja de entrada recomiendan haciendo un escaneo diario de su correo electrónico en la mañana Cómo vencer la adicción al correo electrónico mediante el seguimiento de los hábitos de la bandeja de entradaEl correo electrónico está secuestrando tus días, y es astuto al respecto. Puede recuperar el control de su tiempo. Calcule cuánto tiempo dedica al correo electrónico en este momento y vuelva a robarlo. Lee mas , para que sepa qué hacer con cada correo electrónico. Considere este escaneo como el momento de organizar su bandeja de entrada, de la misma manera que organizaría su lista de tareas.
los regla cero de gestión de correo electrónico: si puede eliminarlo, elimínelo. Para los mensajes que no puede eliminar, generalmente puede clasificarlos con estas cinco etiquetas principales:
- Hoy: Marque esto en cualquier correo electrónico que tenga que tomar una acción hoy. Está bien si un correo electrónico está marcado Hoy así como algo más; el punto es saber que este correo electrónico es pertinente para hoy.
- Que hacer: Si un correo electrónico tiene un proyecto o tarea que necesita hacer hoy, márquelo con esta etiqueta. Punto clave: la tarea debe ser más que solo responder a ese correo electrónico. Puedes intentar acoplar esto con Ordenado para convertir Gmail en un tablero de tareas tipo Trello Convierta Gmail en un tablero de tareas similar a Trello con SortdEn la fuerza laboral moderna, su correo electrónico a menudo se convierte en su lista de tareas. Bueno, ahora puede obtener una organización de estilo Trello directamente en Gmail con una nueva extensión de Chrome, Sortd. Lee mas .
- Respuesta: Marque esto en cualquier correo electrónico que necesite una respuesta. Por lo tanto, un correo electrónico podría marcarse como "Hoy + Tarea + Respuesta", lo que indica que contiene una tarea que no es de correo electrónico y debe responderse antes del final del día.
- Esperando: Marque esto en cualquier correo electrónico donde sea importante para usted, pero debe esperar a que otra persona tome medidas. Aprendí este truco del fundador de ActiveInbox Consejos de Andy Mitchell sobre la gestión de la sobrecarga de correo electrónico Cómo lidiar con la sobrecarga de la bandeja de entrada y las listas de tareas en los correos electrónicosEl correo electrónico no es solo comunicación, también dicta en gran medida tu lista de tareas pendientes. Hablemos de los mejores consejos para vincular la bandeja de entrada a nuestra productividad con Andy Mitchell, el fundador de ActiveInbox. Lee mas .
- Hecho: La etiqueta más importante. Cualquier correo electrónico donde ya no se requiera su entrada, márquelo como Listo. No soy fanático de eliminar correos electrónicos ya que prefiero tener ese rastro en papel; e incluso si está archivando un correo electrónico, una respuesta del remitente lo devolverá a su bandeja de entrada. Necesitas ese "¡Listo!" etiqueta, especialmente si eres fanático del método de productividad Lista de finalizados.
¡Las etiquetas son geniales como placebos!
Cada vez que recibía una nueva notificación por correo electrónico, mi primer instinto era abrir, leer, responder o eliminar. Fue perjudicial para mi flujo de trabajo. Pero esa notificación desatendida me molestaría, así que terminé interrumpiendo lo que estaba haciendo para solucionarlo.
Ahora, solo aplico una etiqueta y vuelvo al trabajo. Me dirijo al correo electrónico más tarde, una vez que mi trabajo actual está terminado. La aplicación de una etiqueta me da la satisfacción mental de haber interactuado o dirigido el correo electrónico, sin perder la cantidad de tiempo que tendría de otra manera.
Las etiquetas son un placebo fantástico para aquellos que compulsivamente necesitan hacer algo con respecto a los correos electrónicos entrantes.
Las etiquetas deben ser fáciles de acceder, aplicar e identificar
Gmail tiene muchas herramientas para hacer que las etiquetas sean lo más fáciles de usar posible. Dedique un poco de tiempo a personalizar la apariencia de las etiquetas, lo que aumentará su uso.
Ir Icono de engranaje> Configuración> Etiquetas para ver todas tus etiquetas y administrarlas. Aquí también recomiendo ocultar la mayoría de los otros elementos que ves en la barra lateral izquierda Gmail actualiza las etiquetas con dos extensiones de laboratorio [Noticias] Lee mas , como Correo enviado, Borradores, Importante, Categorías, Círculos y más. Si sus etiquetas aparecen primero, se hace más fácil detectarlas y arrastrarlas y soltarlas en los correos electrónicos.
También, codifique por color sus etiquetas. Haga clic en el pequeño menú desplegable en cualquier etiqueta de la barra lateral para elegir los colores. Los colores simples aplicados a sus etiquetas principales lo ayudarán a identificarlos fácilmente. Utilizo una etiqueta verde para "¡HECHO!". Es satisfactorio mirarlo y saber que ya no tengo que molestarme con ese correo electrónico. Del mismo modo, marco el "HOY!" etiqueta con rojo brillante para que siempre me llame la atención.
Sin extensiones, sin lujos
La belleza de las etiquetas es que está integrado en Gmail. No necesita extensiones de masticación de RAM que pueda usar en Chrome pero no en la aplicación móvil de Gmail. Funciona perfectamente cada vez que abre su bandeja de entrada. Los mejores sistemas de productividad son aquellos que se salen de su camino, y eso es lo que son las etiquetas.
Si tiene un truco para usar las etiquetas de manera más efectiva en Gmail, ¡nos encantaría saberlo! Deja tus sugerencias en los comentarios o haz cualquier pregunta que tengas.
Créditos de imagen: El Cairo
Mihir Patkar escribe sobre tecnología y productividad cuando no está atrapado viendo repeticiones.
