Sin papel: pros, contras y soluciones digitales

Anuncio

los oficina sin papel El futuro está aquí: su guía para tener una vida sin papel hoySin papel: un término que se usa con bastante frecuencia hoy en día. Pero, ¿qué significa? ¿Y en qué medida se aplica? Ciertamente, todos usamos papel hasta cierto punto a pesar de los avances ... Lee mas Parece que finalmente se está dando cuenta. En parte, esto puede deberse a que aún más idea popular del minimalismo Cómo ser un minimalista efectivo en tu vida diariaCada vez más personas eligen abrazar el minimalismo. En ciertas situaciones, esto puede causar estragos frustrantes en su vida cotidiana. Con una planificación mínima, no tiene que llegar a eso. Lee mas . ¿Pero es todo un nirvana salvador de árboles o una pesadilla de proporciones A4?

Investigamos los pros y los contras, junto con consejos prácticos, para que pueda tomar su propia decisión y seguir adelante de inmediato.

Los pros de una oficina sin papel

Primero echemos un vistazo a las ventajas de decir adiós al papel.

Deshacerse de la máquina de fax obsoleta

A pesar de que la máquina de fax se ha convertido en un dispositivo arcaico, todavía hay algunos que insisten en aferrarse a ella por las uñas. Estas son las personas que tienen su número de máquina de fax en un lugar destacado en su tarjeta de visita. Estas son las personas que no pueden aceptar que se inventó algo llamado "correo electrónico" y, como resultado, se están ahogando bajo un mar de papel de fax.

Si alguien así insiste absolutamente en que algo DEBE enviarse por fax, entonces hay formas de acomodarlos, sin tener que lidiar con atascos de papel y árboles caídos en su conciencia. Numerosos servicios en línea pueden asignarle un "número de fax virtual" y la otra persona puede enviarle un fax a ese número. Luego, el fax se convierte en un archivo adjunto de correo electrónico y se le envía a través de los interwebs.

La desventaja es que los planes gratuitos para estos sitios son increíblemente limitantes. Para obtener un servicio decente, deberá pagar un plan mensual.

Algunos para mirar incluyen Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFaxy FreeFaxtoEmail.

Tener más espacio para el tango

En este momento, tengo varias cajas llenas de documentos que datan de hace 15 años. Están sentados en mi oficina esperando ser escaneados para que finalmente pueda triturar los originales en papel. Mientras tanto, mientras mi mejor amigo, Procrastinate, se queda conmigo, constantemente tropiezo con las cajas, golpeo mis caderas contra ellas y, en general, les juro que no les doy la cabeza.

Cuando finalmente pueda escanear el papel, voy a tener una gran fiesta de trituración y una bebida cada vez que un documento pase por la trituradora (al final, estaré totalmente sin piernas). Pero lo que realmente estoy soñando es tener una gran cantidad de espacio en mi oficina. Puedo usar ese espacio para comenzar a bailar o luchar con el perro. Y recordarme de qué color es mi piso.

Si es una empresa que gasta mucho dinero en espacio de almacenamiento para sus documentos, piense en cuánto ahorrará, escaneando esos documentos y quemando todo el lote. La moral de los empleados irá por las nubes.

Salvando el medio ambiente de nosotros mismos

La ventaja más obvia es, por supuesto, el medio ambiente. Se están cortando demasiados árboles y la selva amazónica está desapareciendo en parte para alimentar a la industria de la pulpa y el papel. Cualquier cosa que podamos hacer para frenar eso es obviamente una buena noticia para el planeta en que vivimos. Imprimimos demasiado y se desperdicia demasiado papel. Al mudarse a un entorno sin papel, puede hacer su parte por la Madre Naturaleza.

Si tu DEBE imprimir algo Consejos y herramientas principales para ayudar con la impresión de páginas webNo importa cuánto intente dejar de usar papel, a veces solo necesita imprimir esa página web. Puede ser para instrucciones, un artículo para la clase, un folleto para una reunión en el trabajo, etc. Como... Lee mas , entonces hay formas de minimizar la cantidad de papel y tinta que usa. Servicios como PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Cerdo hormigueroy El Printliminator lo ayudará a eliminar los elementos innecesarios de una página antes de imprimirla, como los anuncios. Pero siempre que sea posible, escanee y envíe correos electrónicos.

El papel no dura para siempre, pero los archivos digitales sí

Es un hecho de la vida que el papel no dura para siempre. La Carta Magna probablemente no se ve tan fresca como cuando se escribió por primera vez. El diario de Anne Frank está empezando a dorarse y rizarse en los bordes. El papel simplemente comienza a descomponerse, dado que ha pasado suficiente tiempo.

En otras palabras, es una forma terrible de almacenar información a largo plazo. Nunca puede estar seguro de cuándo se dorará, se rasgará, se desvanecerá, se enrollará o simplemente se le echará una taza de café. Pero un archivo digital? Siempre que lo mantenga en un formato popular como PDF o TXT y hacer copias de seguridad periódicas 5 datos básicos de copia de seguridad que todo usuario de Windows debe saberNunca nos cansamos de recordarle que haga copias de seguridad y mantenga sus datos seguros. Si se pregunta qué, con qué frecuencia y dónde debe hacer una copia de seguridad de sus archivos, tenemos respuestas directas. Lee mas , siempre estará allí cuando lo necesite. En veinte o treinta años, se verá igual que cuando lo hizo por primera vez.

Los empleados pueden trabajar de forma remota

El problema con el papel es que, en un entorno de oficina, si desea que los colegas de otras ubicaciones geográficas tengan una copia, debe enviarla por correo postal. Eso lleva tiempo (aún más si la oficina de correos lo pierde). El tiempo en muchos casos significa dinero perdido, oportunidades retrasadas y una creciente frustración.

Sin embargo, si los archivos se digitalizan, se pueden poner en línea en una empresa. intranet Configure rápidamente su propia intranet doméstica con ocPortal¿Alguna vez ha pensado en cómo sería tener una "página de portal" para su familia, al igual que muchas compañías ofrecen a los empleados? ¿No sería conveniente tener un repositorio central basado en la web ... Lee mas o wiki 4 de los mejores wikis personales para mantenerte organizado¿Qué pasaría si hubiera un software wiki diseñado para ayudarte a nivel personal? Puede usarlo para cualquier cosa, por ejemplo, para describir su novela, realizar un seguimiento de los proyectos de mejoras para el hogar o planificar ... Lee mas . O pueden enviarse por correo electrónico o colocarse en una carpeta de almacenamiento en la nube. Esto permite a los colegas de la otra oficina obtener su copia de inmediato, sin necesidad de esperar. Si el documento se carga en un sitio de colaboración Más de 10 herramientas de colaboración sin registro que puede usar en 10 segundosColaborar en línea puede ahorrarle a usted y a su equipo tiempo y dinero. Colaborar rápidamente puede ahorrar un poco más. Estas herramientas están listas para usar cuando usted lo esté. No se requiere registro. Lee mas como Google Docs o Dropbox, entonces todos en todas las ubicaciones pueden comenzar a dejar comentarios en tiempo real.

Los contras de una oficina sin papel

Pero ir sin papel no siempre es el paraíso que se supone que es. ¡Tecnología al rescate!

Escaneando cada. Soltero. Pieza. De. Papel.

De buenas a primeras, esto es lo más molesto de toda la empresa. Encontrar la energía y la inclinación a sentarse y escanear cada pedazo de papel. Es tedioso, consume mucho tiempo y, francamente, preferiría estar viendo repeticiones de vigilantes de la playa en TV.

Pero hay algunas cosas que puede hacer para facilitar un poco el trabajo. Primero, revise cada hoja de papel y póngala en una de las tres pilas: definitivamente escanear, tal vez escaneary desgarrar. los desgarrar cosas... bueno... destrúyelo y deshazte de él.

Probablemente pueda deshacerse de las facturas pagas, recibos de cosas donde la garantía ha expirado por mucho tiempo, manuales de instrucciones (es probable que sea el fabricante ha subido una versión en PDF ¿No puede encontrar un manual de usuario para su equipo? Buscar en estos sitios web especializadosEl tipo meticuloso con previsión escaneará un manual de usuario y guardará una copia en su computadora, o buscará una copia en papel que generalmente está disponible como PDF en el sitio del fabricante. Hay un tercero ... Lee mas en su sitio web), boletas de depósito bancario (pero NO las declaraciones), y así sucesivamente. Simplemente echa un ojo crítico sobre él y decide "¿REALMENTE necesito mantener esto?“.

Quizás escanear es para cosas de las que aún no estás seguro y no quieres apresurarte a tomar una decisión. Mantenlos a un lado.

Encontrará entonces que el Definitivamente Escanear La pila es probablemente más manejable. Ahora cree carpetas en su computadora (Impuestos, seguros, nóminas, etc.), y cuando escanee un documento, muévalo inmediatamente a la carpeta correspondiente y agregue un nombre descriptivo.

Hay aplicaciones que dicen acelerar el proceso para usted (los resultados son mixtos en mi opinión). Evernote tiene Escaneable, que detecta los bordes del documento cuando apunta la cámara de su teléfono inteligente. También hay Photomyne, si está escaneando fotos. AlternativeTo tiene algunos buenas alternativas a Scannable si buscas algo más Me gusta especialmente ScanBot Las mejores aplicaciones de recibo para escanear, rastrear y administrar facturasEstas aplicaciones de escáner de recibos lo ayudarán a escanear, guardar y organizar cada factura para sus necesidades personales o comerciales. Lee mas .

Recordando respaldar todo

Cuanto más escaneas, más importante es que respaldarlo todo La guía de copia de seguridad y restauración de WindowsLos desastres suceden. A menos que esté dispuesto a perder sus datos, necesita una buena rutina de copia de seguridad de Windows. Le mostraremos cómo preparar copias de seguridad y restaurarlas. Lee mas . Porque si su computadora decide suicidarse o autodestruirse, no tener copias de seguridad significa no tener absolutamente ningún archivo. Y en muchos casos, eso puede ser un desastre no mitigado (especialmente si ha perdido el papeleo de impuestos). En mi experiencia, muchas compañías ofrecen copias de reemplazo de documentos por un precio, y usted bien puede decidir hacerlo. Pero puede dormir más fácilmente por la noche si tiene una solución de respaldo cerca o de forma remota (o ambas).

Como mínimo, debe tener un disco duro portátil (obtenga al menos 1 terabyte de espacio). Si usted tiene una PC con Windows La mejor guía de copia de seguridad de datos de Windows 10Hemos resumido todas las opciones de copia de seguridad, restauración, recuperación y reparación que pudimos encontrar en Windows 10. ¡Utilice nuestros simples consejos y nunca más se desespere por la pérdida de datos nuevamente! Lee mas , descargue y use SyncToy, SyncToy: la solución simple de respaldo y sincronización de Microsoft [Windows]Si tiene archivos en su computadora, necesita hacer una copia de seguridad. Llano y simple. Muchos de nosotros estamos familiarizados con las copias de seguridad y hay muchos métodos y programas para usar. Otro aspecto que ... Lee mas Una herramienta de copia de seguridad extremadamente fácil. Usuarios de Mac La última solución de copia de seguridad triple para su Mac [Mac OSX]Como desarrollador aquí en MakeUseOf y como alguien que obtiene todos sus ingresos trabajando en línea, es justo decir que mi computadora y mis datos son bastante importantes. Están configurados perfectamente para la productividad con ... Lee mas probablemente gravitará a Máquina del tiempo Particione y use su disco duro Time Machine para almacenar archivos tambiénSi el disco duro de su Mac es pequeño y su disco duro Time Machine es grande, puede valer la pena usar el disco tanto para copia de seguridad como para almacenamiento. Lee mas . Independientemente de lo que decida usar, debe configurar algún tipo de sistema automatizado para realizar copias de seguridad de sus archivos a la misma hora todos los días, sin falta.

Idealmente, también debe tener una copia de seguridad remota, en caso de que su lugar se inunde o se incendie. Pero antes de enviar sus valiosos archivos a la nube, asegúrese de encriptarlos en una carpeta especial 5 herramientas efectivas para encriptar tus archivos secretosDebemos prestar más atención que nunca a las herramientas de cifrado y a todo lo que esté diseñado para proteger nuestra privacidad. Con las herramientas adecuadas, mantener nuestros datos seguros es fácil. Lee mas primero. WinRAR y WinZip pueden cifrar archivos, como puede Veracrypt, y su predecesor anticuado, TrueCrypt TrueCrypt está muerto: 4 alternativas de cifrado de disco para WindowsTrueCrypt ya no existe, pero afortunadamente existen otros programas de cifrado útiles. Si bien pueden no ser reemplazos exactos, deberían adaptarse a sus necesidades. Lee mas . Las posibilidades en la nube incluyen Dropbox, Google Drive, Box y SkyDrive.

Encontrar una base de datos con tecnología tipo OCR

Una vez que haya escaneado todo, puede seguir la ruta de tener carpetas y subcarpetas ordenadas en la categoría de fecha y mes (e incluso carpetas de día, si realmente desea ser preciso). O la puerta número dos es encontrar algún tipo de base de datos con Tecnología tipo OCR 4 herramientas gratuitas de OCR en línea puestas a pruebaCon los avances en la tecnología OCR, es más fácil convertir texto e imágenes de su documento PDF escaneado a los formatos de texto editables. Probamos algunas herramientas gratuitas de OCR en línea para que no tenga que hacerlo. Lee mas .

OCR significa reconocimiento óptico de caracteres, y es una tecnología que lee el texto impreso en una página y es capaz de convertir ese texto en texto copiable o puede devolverle resultados, según las palabras clave que proporcione eso. Esta es la tecnología que conduce Evernote Cómo usar Evernote: el manual no oficialAprender a usar Evernote por su cuenta lleva mucho tiempo. Es por eso que hemos reunido esta guía para mostrarle cómo aprovechar al máximo las funciones más importantes de Evernote. Lee mas y es lo que Proyecto Gutenberg utiliza Proyecto Gutenberg: más que libros gratisSitios como el Proyecto Gutenberg, que tiene más de 45,000 libros en oferta (al momento de escribir este artículo), se asegurarán de que ningún libro realmente desaparezca. Descubrir obras oscuras de literatura es ahora más fácil que nunca. Lee mas para escanear todos los textos de dominio público en libros electrónicos. Texto en ambos documentos e imágenes Las 5 mejores herramientas de OCR para extraer texto de imágenesCuando tiene resmas de papel, ¿cómo puede convertir todo ese texto impreso en algo que un programa digital podrá reconocer e indexar? Mantenga un buen software de OCR cerca. Lee mas puede ser encontrado, reconocido y presentado en los resultados de búsqueda cuando ingresa esa palabra.

Con el fin de buscar en sus documentos escaneados, claramente necesita encontrar una manera de poder extraer fácilmente lo que necesita de inmediato. Entonces, si va por la ruta OCR, debe decidir. ¿Le pagará a Evernote una tarifa anual y le confiará sus documentos confidenciales? ¿O vas a descargar algo y guardarlo todo en tu computadora?

¿Eres un experto en papel o un desviado digital?

Siempre hay ventajas y desventajas para todo, pero algunas personas pueden tolerar un engaño más que otras. Entonces todo se reduce a lo que estás dispuesto a aceptar.

Ahora, ¿escanear todo tiene sentido y es una pérdida de tiempo? ¿O es la digitalización el camino del futuro? ¿Qué dicen ustedes, lectores?

Créditos de imagen: Empresario hundido a través de Shutterstock.com, todas las demás imágenes sin atribución de PixaBay