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Las consultas son la base del poder en una base de datos. Le dan la capacidad de hacer preguntas, registrar las preguntas para más tarde y tomar medidas sobre las respuestas.
Como seguimiento de mi introducción publicación resumida Una guía rápida para comenzar con Microsoft Access 2007 Lee mas en el producto, y una publicación más reciente en mesas Un tutorial rápido sobre tablas en Microsoft Access 2007 Lee mas , este tutorial de Microsoft Access es el siguiente paso ideal en su viaje con Access. Prepárate para hacer preguntas.
Preparación
Creamos dos tablas en la publicación anterior. Tendrá que volver a hacerlo por sí mismo, abrir el que guardó la última vez o seguir un ejemplo similar.
En cualquier caso, necesitas una mesa que se parezca un poco a esto ”¦
Cierre la tabla y podemos comenzar con las consultas.
Un tutorial de Microsoft Access - Conceptos básicos de consulta
Las consultas son la segunda estructura en Access. Las tablas contienen la información, las consultas contienen preguntas almacenadas. Vamos a crear uno. Es mucho más fácil de esa manera.
Haga clic en el Crear pestaña, y luego el Diseño de consulta botón en el extremo derecho.
Si alguna vez necesita ayuda para crear una consulta, también puede usar el Asistente para consultas. Pero por ahora, tomaremos la ruta directa.
Access le pregunta sobre qué tablas desea hacer preguntas. En primer lugar, echemos un vistazo a Libro mesa. Podemos agregar el Autor mesa después.
El verdadero poder en Access es la capacidad de manejar fácilmente varias tablas a la vez, pero paso a paso.
Haga clic en Libro, y haga clic en Añadir botón. La ventana permanece abierta, así que haga clic en Cerrar botón.
Access le presenta la página de diseño de la consulta.
Puede hacer algunos ajustes en la apariencia del diseño arrastrando el divisor central hacia arriba o hacia abajo, y Hay accesos directos en la parte inferior derecha, en la barra de estado, que le permiten cambiar el tipo de vista que es utilizando. Más sobre eso más tarde.
La parte superior de la pantalla contiene todas las tablas incluidas, con una lista de los campos. La parte inferior es donde se hacen las preguntas.
Primero, debe elegir cuál de los campos en la tabla desea hacer preguntas o desea incluir en la respuesta. Para elegir, haga doble clic en el campo o arrástrelo a la cuadrícula de abajo.
Para nuestro ejemplo queremos elegir Autor, Título & Clasificación.
Una vez que tenga los campos en la cuadrícula, debe tomar muchas decisiones. Trabajan línea por línea.
Ya hemos elegido el campos, y el mesas Se agregan automáticamente. Lo siguiente es el ordenar. Para ordenar los libros por clasificación, por ejemplo, haga clic en el cuadro de clasificación de esa columna y cambie la configuración a Ascendente o Descendente.
Puedes ordenar por múltiples columnas. La prioridad es de izquierda a derecha, por lo que si desea ordenar por Clasificación y entonces Título, necesitaría reorganizar las columnas. Simplemente puede seleccionar por la barra gris en la parte superior y arrastrarlos.
los Criterios la fila es un poco más compleja, pero es muy fácil de usar una vez que te acostumbras. Los criterios son especificaciones para qué registros (filas) de la tabla mostrar. Y para la lectura de tipos técnicos, estos son generalmente lo que se conoce como Y criterios Es decir, todos de los criterios deben cumplirse. Si en cambio deseas usar O critera (eso significa que alguna de los criterios que se pueden cumplir) y luego coloque los criterios en diferentes filas. Puede usar tantas filas como desee de la etiquetada Criterios hacia abajo.
En nuestro caso, solo queremos ver libros donde el Título comience con "˜S", y la calificación sea mejor que 2. El criterio "S" también incluye lo que se conoce como comodín. Es decir, el título debe comenzar con la letra S, pero se permite cualquier cosa después de eso.
Los criterios numéricos pueden definirse como límites, en lugar de valores específicos, por lo que en el caso podemos usar el operador "˜>".
Podríamos pasar todo el día hablando de criterios y comodines, pero sigamos adelante.
Ahora que hemos definido la pregunta que deseamos hacer, podemos plantearla a Access y ver la respuesta. Haga clic en el botón Ver en la cinta de opciones o en el botón de vista de la hoja de datos en la barra de estado. Puede desplazarse de un lado a otro entre el diseño y la hoja de datos para realizar más cambios en la consulta.
Es importante tener en cuenta que, como regla general, la vista de la hoja de datos de una consulta está activa. Es decir, si realiza cambios en los resultados de la consulta, realiza cambios en los datos de la tabla.
Finalmente, puede guardar la consulta para más tarde. Hay cierta confusión con esto a veces. Guardar la consulta guarda la pregunta, no la respuesta. Eso significa que la próxima vez que ejecute la consulta, si los datos en la tabla han cambiado, entonces la respuesta también podría cambiar. Hay algunas otras opciones para tomar una instantánea de los datos más adelante si es necesario.
Haga clic en el Salvar botón en la barra de herramientas rápida en la parte superior izquierda de la ventana de acceso. Recuerde que las consultas se guardan junto con las tablas dentro del único archivo de Access en su disco duro.
A menudo necesita conectar tablas juntas en consultas. Por ejemplo, en este caso, podríamos agregar el Autor tabla para que podamos hacer uso de la información que contiene para clasificar u otros criterios.
De hecho, la búsqueda que configuramos para la tabla Autor significa que ya tenemos acceso a Apellido del autor, pero supongamos que queríamos ordenar la salida por el nombre del autor en lugar. Después de todo, estos tipos (o al menos los pocos que aún están vivos) son lo suficientemente amigables. Vamos a llamarlos Isaac y Robert, ¿verdad? Oh, espera. Esos dos están muertos.
Para que esto funcione, agregue la tabla Autor a la consulta.
Mientras está en la Vista de diseño, haga clic en el Mostrar tabla botón y agregue el Autor tabla a la cuadrícula.
Debido a la búsqueda que se configuró, Access ya sabe cómo se relacionan las tablas, por lo que no debe preocuparse por eso. Arrastrar el Nombre de pila campo hacia abajo en el bloque de criterios, luego arrástrelo hacia la izquierda para que pueda ordenarlo como una prioridad.
Haga clic en el botón Ver hoja de datos para ver la diferencia.
Un tutorial de Microsoft Access sobre tipos de consulta
La consulta que acabamos de construir, el tipo predeterminado en Access, se llama Seleccione consulta. Es esencialmente una vista de la respuesta a una pregunta. Los otros tipos hacen una serie de cosas específicas que podrían ser útiles más adelante. No voy a entrar en demasiados detalles aquí, pero algunos consejos pueden ayudar.
La mayoría de estas otras consultas son lo que se conoce como Acción consultas Eso es porque realmente cambian los datos en las tablas. No se realizan cambios hasta que hace clic en correr (la vista Hoja de datos solo muestra una vista previa de los resultados) y se le advertirá que los cambios están a punto de realizarse.
Actualizar
Un actualizar La consulta se utiliza para realizar cambios en los datos de la tabla de un solo golpe, en lugar de tratar los registros uno por uno. Por ejemplo, quizás un autor podría cambiar su nombre o admitir haber escrito una pila de libros bajo un nom-de-plume. Una consulta de actualización le permitiría seleccionar los registros apropiados y luego cambiarlos todos a la vez.
Hacer mesa
UN Hacer mesa La consulta funciona de la misma manera que una actualización, pero coloca los resultados en una nueva tabla. Esto puede ser útil cuando, por alguna razón, necesita mantener ambos conjuntos de datos por separado.
Adjuntar
Un Adjuntar La consulta le permite seleccionar registros de una tabla y agregarlos al final de otra. El uso más común para esto es archivar registros de una tabla principal a una secundaria.
Eliminar
Una consulta Eliminar es extremadamente útil, pero se debe tener cuidado al usarla. Esta consulta le permite seleccionar algunos registros de una tabla y luego eliminarlos.
Otro
Los otros tipos de consulta (Unión, Tablas cruzadas, Transferencia y Definición de datos) son para uso avanzado, y no los cubriré aquí.
Eso es todo por ahora, hasta que regrese con una publicación en Access Forms.
Hágame saber cómo va con las consultas y si hay alguna dificultad con la que pueda ayudar en los comentarios.
Jim trabaja duro en TI durante el día, y lo ha estado haciendo desde DOS 3.0, pero hace todo lo posible para pasar las horas mágicas con una cámara o dos. Vive en Nueva Zelanda con su encantadora esposa ludita y sus tres hijos. Puedes imaginar lo confundidos que están.
