Un tutorial rápido sobre tablas en Microsoft Access 2007

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La última vez, podrías haber tenido la suerte de tropezar con mi publicación introductoria Una guía rápida para comenzar con Microsoft Access 2007 Lee mas para Microsoft Access 2007, y luego se frustran porque en realidad no muestra cómo hacer nada.

Este es el lugar para obtener la cura. Voy a proporcionar un tutorial de Microsoft Access sobre cómo crear y usar tablas. Lo seguiré con publicaciones sobre consultas, formularios, informes y automatización.

Necesitamos hacer algunas suposiciones para que esto sea lo suficientemente corto como para caber en una sola publicación. En primer lugar, ya sabes cómo usar una hoja de cálculo. probablemente Excel, pero realmente no importa. En segundo lugar, puede relajarse un poco, incluso si tiene una versión diferente de Access. Es posible que deba buscar algunas cosas, pero sobre todo es lo mismo.

Solo para que la pelota ruede, eche un vistazo a esta hoja de cálculo.

Esa es una lista bastante típica de elementos en Excel. Imagine por un momento que esta lista tiene unos pocos miles de filas en lugar de solo las que puede ver aquí, y puede ver que esta no es necesariamente la forma más práctica de lidiar con este tipo de datos.

Esperemos que tenga algunos datos propios con los que pueda experimentar. Un ejemplo práctico siempre es más fácil.

En Access, esta misma información se almacenaría en tablas, pero antes de que podamos hacer eso, debemos asegurarnos de que las cosas sean completamente consistentes. Esa es una de las cosas sobre las bases de datos. Es mucho más difícil lidiar con inconsistencias que en una hoja de cálculo.

Aquí hay un par de ejemplos de cosas que necesitaría corregir. Para empezar, realmente debería leer algunos de estos libros, pero eso no ayudará. Cada columna en Access debe ser coherente. No puedes comenzar a poner fechas, como tenemos aquí en el Terminado columna, y luego ponga la palabra "Nunca" en una de las celdas. Mismo problema con la "˜x" en el Clasificación columna. Arreglalo primero. Tenga en cuenta que en la mayoría de los casos tener las celdas en blanco está bien.

Bien, comencemos Access y comencemos a tomar decisiones. Dos cosas específicas antes de que pueda comenzar con las tablas.

Primero, elija crear una base de datos en blanco en lugar de usar cualquiera de las plantillas preconstruidas. Vuelve y échale un vistazo más tarde para ver más ejemplos

En segundo lugar, debe elegir un nombre para su proyecto de Access al principio. No puede seguir adelante y hacer cosas como puede con los otros productos de Office.

Entonces haga clic en Base de datos en blanco, asigne un nombre al archivo y haga clic en Crear.

Access intenta ayudar lo más posible creando una tabla predeterminada y configurándola lista para usar. Sin embargo, en nuestro caso, no queremos hacer eso. Queremos diseñar la mesa correctamente.

La mejor manera de llegar es hacer clic en el X en la esquina superior derecha para cerrar la tabla, haga clic en el Crear pestaña en la cinta y luego haga clic en Diseño de mesa. Si se pierde, cierre Access hacia abajo sin guardar nada y luego intente nuevamente.

Aquí está lo que hay que recordar. Primero debe saber lo que desea hacer, diseñar la tabla para hacerlo y luego agregar los datos. Es engorroso cambiar de opinión después.

Nuestro trabajo principal aquí es decidir los campos que queremos almacenar en la tabla y qué tipo de información queremos almacenar en cada uno. Si está utilizando mi ejemplo, complete las cosas para que se vean así.

Antes de que podamos continuar desde aquí, hay una cosa que puede ser un poco compleja, pero debe comprenderla. Access es una base de datos relacional. los relacional parte significa que puede manejar varias tablas a la vez, y el relaciones entre ellos.

Uno de los objetivos de las bases de datos relacionales es minimizar tanto la repetición como el desperdicio de espacio. No voy a entrar en la teoría, pero esto se llama normalización. Hay muchos otros lugares para investigar el tema. Solo voy a ser práctico y mostrarle un ejemplo.

Tenga en cuenta que cada uno de los autores clásicos de ciencia ficción se menciona varias veces en la hoja de cálculo. Para lograr lo mismo en Access, creamos otra tabla especialmente para los autores, y luego relacionamos la nueva tabla. De esa forma, cada autor solo existe una vez, y la posibilidad de errores se reduce considerablemente.

Por el momento, acepte mi solicitud de que cree el campo de autor como Número.

Guarda la mesa. La forma más rápida es hacer clic en el Salvar botón en la barra de herramientas. Eso podría no ser lo más fácil de encontrar.

Se le pedirá un nombre para la mesa. Libro Podría ser una opción simple. Otra nota. Los nombres de las tablas no son nombres de archivo. Son solo componentes en la base de datos llamados Ciencia ficción clásica. Piense en varias hojas en un libro de Excel.

Pero "... antes de que Access le permita guardar la tabla, hay otra cosa que debe hacer. Solo toma mi palabra para este. En casi todos los casos, una tabla en Access debe tener un campo en algún lugar que garantice que tenga un valor diferente en cada fila. quiero decir cada fila, por lo que no puede utilizar el Páginas por ejemplo, porque eventualmente terminarás con dos libros con el mismo número de páginas. La forma más fácil de hacer esto es agregar otro campo solo para el trabajo. Eso normalmente se conoce como CARNÉ DE IDENTIDAD campo.

Entonces, haga clic si en el cuadro de diálogo loco que es demasiado ancho para mostrarse efectivamente en la publicación "¦

“... y se agrega un nuevo campo a la tabla. El tipo de campo es Número automático, lo que significa que se agrega automáticamente un nuevo valor para cada fila que agregue a la tabla. No te preocupes por eso. Solo pasa.

Ahora adelante, guarde la mesa nuevamente y ciérrela. Cuando haya hecho eso, vuelva a ejecutar el proceso para crear una tabla de Autor que tenga este aspecto. Mismo trato con el campo ID. Solo deja que se cree.

Antes de que podamos comenzar a usar las tablas, necesitamos relacionar ellos el uno al otro.

Haga clic en el Herramientas de base de datos pestaña y luego haga clic en el Relaciones botón.

Agregue ambas tablas usando el Mostrar tablas diálogo.

Cierra el cuadro de diálogo cuando hayas terminado y tómate un descanso por un momento. Dejame explicar.

Las tablas en Access generalmente se relacionan de maneras especiales. El más común de estos es lo que se llama un muchos a uno relación.

En nuestro caso, para cada autor puede haber muchos libros. Para crear esta relación, haga clic en CARNÉ DE IDENTIDAD en el Autor tabla y arrástrelo a la Autor campo en el Libro mesa.

Access le pide algunos detalles para la relación. El único cambio que necesita hacer es marcar el Hacer cumplir la integridad referencial caja. Luego haga clic en Crear.

Cierre la ventana de relaciones y guarde los cambios.

Otra cosa que ayuda a facilitar el uso de Libro mesa. Lo que realmente se guarda en el Autor El campo es el ID del autor del Autor tabla, pero es un poco difícil de usar, porque tendría que ir y buscar la otra tabla para verificar el valor correcto. Así que vamos a configurar las cosas para que busque el nombre del autor por sí solo.

Con sensatez, esto se llama un buscar.

Primero, abra la tabla Autor y agregue información.

Abra la tabla Libro nuevamente haciendo doble clic en su nombre. Haga clic en el Diseño botón. Haga clic en el Autor campo, y luego en el Buscar pestaña debajo de la lista de campos.

Complete los campos como se indica. Necesitará un tutorial más detallado para explorar los motivos de la configuración, pero esto será suficiente por ahora.

Cierre la tabla, guárdela y vuelva a abrirla en el Ficha de datos Ver de nuevo.

Mover a la Autor campo, y verá aparecer un cuadro combinado. Haga clic en la flecha y verá una lista de autores. Haga clic en el correcto y siga adelante. Siga adelante y complete el resto de los registros.

Y eso es. Ha replicado con éxito la hoja de cálculo que tenía al principio, y ahora puede usarla para crear consultas, formularios e informes que son mucho más completos que cualquier cosa que Excel pueda administrar.

Más sobre eso en las próximas publicaciones.

¿Entonces, cómo te fue? Déjame saber cuánto te divertiste con este tutorial de Microsoft Access. Ah, y has leído alguno de los libros? Házmelo saber en los comentarios.