20 maneras en que un asistente virtual humano puede ahorrarle tiempo

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Hay dos tipos de asistentes virtuales (VA) para ayudar a hacer la vida un poco más fácil Usé tres firmas de asistentes virtuales y esta ganóContratar un asistente virtual es una gestión inteligente del tiempo. Probamos tres servicios de asistente virtual y encontramos los pros y los contras de cada uno. Cada prueba revela los consejos y trucos para elegir el asistente personal ideal. Lee mas : digital y humano.

Los asistentes digitales son aquellos como Siri, Cortana, Alexa y el Asistente de Google. Son programas de software que pueden interpretar y realizar solicitudes básicas. Estamos hablando de cosas como encontrar recomendaciones de restaurantes y vacaciones, reservar un Uber, configurar recordatorios y controlar su hogar inteligente. Bastante simple, pero sigue siendo bastante útil.

Pero, ¿qué pasa con esas tareas que odias hacer, no puedes hacer o simplemente no tienes tiempo para hacer, que son demasiado complejas para un VA digital? Respuesta: contratar a humano asistente virtual.

Estas son personas (así que asegúrese de tratarlas como tales) que puede contratar en sitios como UpWork o Personas por hora. Al subcontratar las tareas correctas para estos AV humanos, puede volverse superproductivo y obtener más tiempo para concentrarse en un trabajo importante Por qué la autodisciplina es el mejor truco de productividad que necesitas¿Cuál es el secreto para realizar un trabajo profundo? ¿Es motivación o es disciplina? Si no puede concentrarse y terminar su trabajo, aquí hay algunos consejos sobre hábitos que lo ayudarán a lograr más. Lee mas o simplemente para relajarse.

¿No está seguro de qué podría subcontratar a estos VA humanos? Aquí hay algunas ideas.

1. Hacer reservas y citas

Si hay un restaurante que ha querido probar, pídale a su VA que "reserve una mesa para 4 personas en [restaurante] durante 8 pm este viernes ". Luego encontrarán el número de teléfono, harán la llamada, le informarán los detalles precisos y agregarán la reserva a un calendario compartido Cómo compartir tu calendario de Google con cualquier personaLe mostramos tres opciones para compartir su Google Calendar. Con iCal, incluso los usuarios de Apple Calendar y Outlook pueden ver su agenda. También explicamos cómo revocar el acceso a su Google Calendar. Lee mas .

Si tienen acceso a sus contactos, incluso pueden informar a todos los demás cuándo aparecer. Lo mismo ocurre con cualquier otra reserva y cita que desee hacer.

2. Compras en línea

Cuando encuentre un VA en el que pueda confiar, asignándoles una pequeña asignación o dándoles acceso a una tarjeta de crédito de "compañía" (con un pequeño límite) significa que pueden realizar compras en línea en su nombre. ¿Ves algo que quieres? Envíeles un enlace o una imagen, y pueden ocuparse de configurar cuentas e ingresar detalles de pago, para que no tenga que hacerlo.

3. Encuentra (y compra) el regalo perfecto

Si tiene una lista de personas para las que desea comprar regalos (su cónyuge, padres, mejor amigo), cree un perfil corto de cada persona, incluidos sus intereses, y haga que su VA rastree la red en busca de regalos amor. Luego pueden agregar rutinariamente a estas ideas en un documento compartido en Google Drive o Evernote, para que siempre tenga una lista de ideas de regalos increíbles a su disposición.

4. Planifica tus vacaciones

Cuando se acerque el tiempo de las vacaciones, pídale a su VA que cree un documento conciso de ideas increíbles para las vacaciones en función de su presupuesto y preferencias. Hecho correctamente, podrás revisar esto en minutos en lugar de pasar horas investigando usted mismo.

Necesitarán investigar posibles vuelos 5 secretos del viajero para encontrar los mejores y más baratos vuelosLo único mejor que viajar es viajar con una oferta fantástica. Ahorre dinero y tenga un gran viaje con la ayuda de estas aplicaciones de planificación de viajes. Lee mas , alojamiento, actividades, atracciones, pronósticos del tiempo, etc. para que puedas tomar la mejor decisión.

5. Teneduría de libros

Enviar sus fotos de VA de recibos que necesitan ingresar a una hoja de cálculo, o enviar por correo electrónico regularmente una lista de sus gastos, es una forma increíblemente simple de llevar la contabilidad. Esto le permite delegar las minucias de la contabilidad, en lugar de dejar todos esos gastos a amontonarse y estresarse 10 maneras de sacarse de las tareas pendientesLa sensación de ahogamiento en una lista de tareas interminables es un miedo común a todos nosotros. La cura está disponible. Aquí hay diez maneras de regresar. Lee mas .

6. Encuentra eventos interesantes

Es muy fácil descubrir eventos interesantes. después del hecho. Para evitar que esto suceda, deje que su VA compile una lista de todos los mejores lugares en su vecindad, vigile Eventos de Facebook Nunca te pierdas un evento: Facebook te permite suscribirte a eventos locales¿Le gustaría que Facebook le avise cuando grandes eventos están sucediendo en su área? Ellos van a. Lee mas y le enviamos regularmente una lista de eventos a los que podría estar interesado en asistir.

7. Tratar con atención al cliente

Cuando necesite ponerse en contacto con el soporte al cliente o el soporte técnico por cualquier razón, podría terminar perdiendo un montón de tiempo en espera. Para garantizar que no perderá este tiempo, haga que su VA se comunique con el servicio al cliente en su nombre.

8. Administre sus datos y archivos

Cada uno de nosotros tiene tantos archivos, carpetas, datos, contactos y fotos, que es casi un trabajo de tiempo completo simplemente mantener todo organizado. Por lo tanto, encuentre un sistema que funcione, explíquelo a su VA y dele los permisos necesarios para que lo haga por usted. Cada dos semanas, podrían mover sus nuevos archivos a las carpetas correctas en Dropbox y Google Drive. Renombra y organiza tus nuevas fotos. Etiqueta tus notas de Evernote La mejor manera de organizar Evernote: usar etiquetas¿Tu Evernote es un gran desastre? Le mostramos un simple ajuste que lo ayudará a organizar sus notas como nunca antes. Lee mas . Ordena tus listas de contactos. De esta manera, vas a siempre ser capaz de encontrar lo que necesita

9. Investigación en línea

Si necesita encontrar la mejor aplicación para una determinada tarea, el proveedor de servicios públicos de menor costo o el producto mejor calificado para un determinado uso, haga que su VA haga el trabajo pesado por usted. Lo mismo ocurre si necesita hacer una investigación básica para resolver un problema en el trabajo. Un buen VA tendrá excelentes habilidades de investigación en línea, por lo que puede estar seguro de que está recopilando la información adecuada para usted.

10. Filtra tus correos electrónicos

En el pasado, hemos cubierto muchas formas de curar su ansiedad en la bandeja de entrada Cómo dominar la ansiedad de la bandeja de entrada de GmailTantos correos electrónicos, tan poco tiempo. ¿Te sientes así cuando se trata de administrar tu bandeja de entrada de Gmail? Le mostramos configuraciones simples y herramientas útiles para organizar y proteger su bandeja de entrada de Gmail. Lee mas y pasar menos tiempo en el correo electrónico. Pero si aún tiene dificultades, considere la posibilidad de externalizar su correo electrónico a un VA. La forma en que entrene a su VA para filtrar correos electrónicos será personal para usted. Podrían archivar mensajes que no necesita. Mueva los que necesitan una respuesta a una carpeta "Responder". Darse de baja de las listas de correo electrónico no deseado. Incluso podrían responder algunos mensajes en su nombre.

11. Crear presentaciones

¿Preparando una presentación para el trabajo? ¿Qué tal si compartimos con su VA toda la información que necesita ser incluida, y les permitimos armar todo y enviarle el documento terminado?

12. Entrada de datos

La entrada de datos puede ser una de las formas más lentas, pero menos productivas, de pasar el tiempo. Si una parte de su semana se dedica a la entrada de datos, transfiérala a un VA lo antes posible para que pueda aprovechar mejor ese tiempo.

13. Confirma tus reservas

Aproximadamente un día antes de una cita o reserva, deje que su VA verifique que todo esté reservado correctamente. Esto es útil para citas médicas, y especialmente para reservas de hoteles y restaurantes, donde tener una llamada de asistente en su nombre puede facilitarle una actualización.

14. Corrector de pruebas

Ya sea que esté escribiendo correos electrónicos, publicaciones de blog, informes, artículos o cualquier otra cosa, los errores seguramente pasarán desapercibidos. Para cualquier cosa importante, envíe sus palabras a su VA para verificar (si sus habilidades lingüísticas están a la altura). Comprobarán la gramática y la estructura de su escritura, e incluso pueden agregar formato a sus documentos para que se vean en forma de barco.

15. Su propio recordatorio personal

Con un calendario compartido, un VA puede, por supuesto, ayudarlo a administrar su horario para que siempre sepa dónde necesita estar en cada momento del día. Pero también puede hacer que sean su propio recordatorio personal, enviándole mensajes o incluso llamándolo para que recuerde citas, cumpleaños, reuniones, conferencias, entrenamientos. Lo que quieras.

16. Escribir notas

Si tiene un montón de notas escritas a mano, o páginas cargadas de reflejos, tome fotos de ellas y envíelas por correo electrónico a su VA para escribirlas. Tener una copia digital de estas notas las hace no solo más seguras sino también completamente buscables.

17. Crear un plan de comidas

Si desea probar un nuevo tipo de dieta (es decir, baja en proteínas, vegetariana, baja en carbohidratos, alta en nutrientes, adecuada para la dieta Atkins, etc.), infórmele a su VA cuáles son los requisitos y solicítelos. armar un plan de comidas Cómo construir comidas perfectas con la calculadora IIFYM y ExcelPuede diseñar fácilmente comidas que cumplan con sus objetivos de ingesta nutricional. Logre sus objetivos de estado físico utilizando la calculadora IIFYM gratuita y una hoja de cálculo Excel para comidas saludables todos los días. Lee mas y una lista de compras para hacer que seguir la dieta sea muy fácil.

18. Monitoree, resuma y recorte las noticias

Siempre que su VA tenga una buena idea de lo que le interesa, téngalo vigile las noticias de la industria Estas nuevas características de Feedly hacen que sea más fácil digerir sus fuentes RSSLa última actualización de Feedly vino con tres nuevas características: tableros, notas y destacados. Así es como pueden ayudarlo a ser más productivo y organizado con sus canales RSS. Lee mas y alertarle de cualquier cosa importante que usted necesitar saber acerca de mantenerse a la vanguardia del juego.

Podrían enviarle un enlace a un artículo original o, para ahorrar aún más tiempo, hacer que resuman las noticias y los datos asociados, para que pueda comprender la historia en una fracción del tiempo.

19. Encuentre oportunidades laborales prometedoras

Cada mes, su VA podría enviarle una pequeña lista de oportunidades de trabajo que podría encontrar interesantes. Si ya está empleado pero espera un cambio, esta es una tarea que es demasiado fácil de dejar pasar. ¡Delegarlo a un VA para asegurarse de que suceda!

20. Ajusta tu currículum

Si está solicitando un montón de trabajos, deje que su VA ajustar tu currículum 10 cosas que NO debes poner en tu currículumSu currículum es el primer vistazo que ve un posible empleador. Haz que tu primera impresión sea perfecta. Esto es lo que no debe incluir en su currículum y por qué. Lee mas (y carta de presentación) para que se personalicen para cada función que solicite.

Esto requerirá investigar la empresa para la que espera trabajar e incluir palabras de moda específicas que se mencionan en la descripción del trabajo.

Exprime más horas de cada día

Hay muchas formas en que puedes exprimir más tiempo de cada día Exprima una hora extra de cada día con estos 10 consejos rápidosAlgunos hábitos simples pueden ayudarnos a deshacernos de algunas formas ineficientes y aumentar nuestra reserva de tiempo haciendo las cosas que importan. Estas ideas pueden brindarle una hora extra productiva todos los días. Lee mas , pero contratar un VA es, con mucho, la mejor opción.

Por supuesto, costará dinero, y cuando se trata de asistentes, tiende a obtener lo que paga. En esencia, esto realmente se reduce a, ¿Cuánto vale su tiempo?

¿Tentado a contratar a tu propio asistente virtual? Mira nuestro artículo sobre cómo (y por qué) externalizar sus tareas diarias Cómo volverse superproductivo subcontratando sus tareas del día a díaHaz más en un día. Al aprender lo que puede externalizar, además de algunos consejos de 'mejores prácticas' para delegar sus tareas cotidianas, usted también puede volverse superproductivo. Lee mas , para una mirada más profunda a lo que se necesita.

Dada esta lista, ¿estaría tentado a contratar un asistente virtual humano para que lo ayude a hacer más cada día?

Haber de imagen: alphaspirit /Depositphotos