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Si dirige un negocio de soporte informático o gestiona un centro de ayuda de TI, sabrá que el soporte de TI incluye más que solo solucionar problemas informáticos. Cada problema representa un síntoma que podría significar una falla del sistema mucho mayor. Múltiples problemas que coinciden también identifican errores de software que podrían haberse perdido durante las pruebas.
Una de las mejores formas de rastrear y analizar todos los problemas es a través del software centralizado de la mesa de ayuda. Con dicho sistema, no solo realiza un seguimiento de los problemas de la computadora o del sistema, también realiza un seguimiento de los miembros de su personal que se encargaron de los tickets, un registro de qué clientes o clientes usan la mesa de ayuda con mayor frecuencia, y proporciona una excelente visión general de alto nivel de qué tan bien está administrando su personal de TI problemas.
Una de las mejores soluciones gratuitas de software de mesa de ayuda que he encontrado que puede manejar la misma funcionalidad que algunas de las contrapartes más caras que existen.
Cerrar el servicio de soporte técnico.Configuración de la mesa de servicio de soporte cercano
El software se llama "mesa de servicio" en lugar de "mesa de ayuda" porque en realidad es útil para algo más que problemas de TI. Si ejecuta algún servicio que incluya clientes o clientes que lo llamen por problemas, podría usar este software para rastrear esos problemas. Quizás ejecute un servicio de reparación de productos electrónicos, un negocio de plomería o cualquier otro campo que incluya la resolución de problemas y la reparación de problemas. Este software puede ayudarlo a recordar, rastrear y analizar esos problemas, especialmente si tiene un equipo de técnicos trabajando para usted.
Cuando configura el software por primera vez, verá que le pregunta dónde desea acceder a la base de datos del sistema. Close Support utiliza Access Runtime, y la base de datos en segundo plano, llamada CloseSupportBE.mdb, almacena todos los datos para el sistema. Para permitir que los usuarios distribuidos accedan a este sistema para ingresar, administrar y cerrar tickets de problemas, simplemente almacene la base de datos en la red local. Si desea usarlo a través de Internet, simplemente configure un "disco duro" en línea como Dropbox y almacene la base de datos central en esa cuenta.
La única molestia si utiliza el software gratuito es un cuadro inicial que aparece cuando carga el software, donde debe hacer clic en "Seguir"Para rechazar la suscripción a la prueba gratuita. Una vez que ingrese al software, verá cuatro áreas principales.
En la parte superior (1), encontrará campos y botones de búsqueda rápida para crear un nuevo incidente de llamada, o crear una nueva tarea para uno de los miembros del personal (o usted mismo). Se pueden asignar tareas a un problema en particular y a un técnico en particular. El área de servicio a la izquierda incluye tareas activas (2) y llamadas activas (3). En el lado derecho de la pantalla principal, verá las llamadas ordenadas por cesionario, estado y prioridad (4).
Ingresar detalles cada vez que ingresa una llamada problemática (o correo electrónico) es tan simple como usar los diversos cuadros desplegables para seleccionar la prioridad y la categoría del problema. Un cuadro a la derecha permite obtener información específica sobre el problema.
Una vez que la llamada esté en el sistema, permanecerá en el área "en vivo" hasta que se resuelva o se cancele. Una vez que hay un problema activo, cada cambio en el sistema se registra automáticamente en el área de "historial" de llamadas.
Agregar una nueva tarea es una forma útil de crear y monitorear trabajos para empleados que pueden o no estar relacionados con problemas específicos que fueron llamados. Incluso puede establecer tareas particulares de forma recurrente, por lo que el sistema se puede utilizar para la programación del trabajo, así como para atender las llamadas problemáticas.
En la barra de navegación de la izquierda, si hace clic en las empresas, puede ver todos los clientes para los que ha trabajado. Aquí es donde puede ingresar manualmente nuevas empresas y completar toda la información de contacto. Cuando hace clic en la empresa desde tareas o llamadas, se vincula a esta información detallada para que pueda obtener fácilmente información de contacto desde la pantalla de llamadas o tareas.
Lo mismo ocurre con las personas, ya sean clientes individuales o empleados que realizan el trabajo. Ingrese todos los detalles aquí, y para los empleados, aquí es donde asigna su nombre de usuario para usar el sistema Service Desk. Lo bueno es que cada vez que usa el nombre de un cliente en un ticket tiene acceso instantáneo a sus datos de contacto.
Finalmente, otra característica útil del sistema es que puede exportar llamadas o tareas (ya sean activas o archivadas) a una hoja de cálculo de Excel que puede usar para crear sus propios informes o simplemente para crear su propio archivo de resolución cuestiones.
Hay muchos usos para este software gratuito de la mesa de ayuda más allá de los técnicos de TI. Puede usarlo para administrar y organizar casi cualquier negocio que tenga que solucionar o solucionar problemas. ¡Pruébelo y vea si racionaliza su propio negocio!
Háganos saber lo que piensa de Close Support Help Desk, o si conoce alguna herramienta similar que sea tan útil. Comparta su visión en la sección de comentarios a continuación.
Credito de imagen: Carlos chavez
Ryan tiene una licenciatura en ingeniería eléctrica. Ha trabajado 13 años en ingeniería de automatización, 5 años en TI y ahora es ingeniero de aplicaciones. Ex editor jefe de MakeUseOf, ha hablado en conferencias nacionales sobre visualización de datos y ha aparecido en la televisión y radio nacionales.
